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導入事例

苦手なITが「チームのインフラ」に!意外なボトルネックと導入のブレイクスルーとは?

パーソル テンプスタッフ株式会社

パーソル テンプスタッフ株式会社

業種: 人材紹介・人材派遣、アウトソーシング、コンサルティングなど

利用部門: RPA営業推進室

Bizer teamによる変化: メールでの業務管理に限界を感じて導入するも、ITの苦手意識から1カ月放置。現在はBizer teamで全て完結する「チームのインフラ」に!

パーソル テンプスタッフ株式会社 RPA営業推進室
小野田 聖子さん

国内外に600拠点以上を擁する総合人材サービス、パーソルグループで人材派遣・アウトソーシング事業を手掛ける同社は、2018年よりRPAを推進する新規事業を立ち上げました。

今回は、Innovation推進部RPA営業推進室 室長であり、全グループの仕事の中から、グループビジョンを体現した案件を表彰する「パーソルアワード」を受賞した小野田 聖子さんにインタビュー。RPA推進室で導入したBizer teamの評価をお伺いしました。

業務管理はメールのみ。ベテラン同士の“阿吽の呼吸”にも限界が訪れる

――業務内容と導入経緯を教えてください。

RPA営業推進室では、研修を受講しRPAスキルを身に着けた派遣スタッフを、RPAの導入を検討している企業や導入中の企業へ派遣するサービスを展開しています。2018年2月にひとりで企画し始めて、サービス開始は2018年7月、この期間は自分も関わってくれたメンバーたちも全員兼任でした。このフィジビリを経て、2019年1月に正式に組織を立ち上げることが出来、小さいながらも自分たち3人でやるチームがスタートしました。

RPAのスキルを身に着けるための研修は約1か月。 研修の告知からご案内と受付、研修修了者を企業に派遣して定期的にフォローをする必要があります。もちろん、並行して法人側にもマーケティングや営業活動を行い、紹介できる仕事を獲得しなければなりません。組織を立ち上げてからは室長である私と営業担当、コーディネーターの3名で無我夢中で走り続けていました。

でも、疾走しているうちに、だんだん業務があふれてきました。仕事は楽しいけれどやること、やりたいことも多すぎて、誰がどこまでやったのか管理できないし、2名は営業活動しているのでオフィスを守っているのは1名だけ。顔を合わせることもできずに毎日あらゆるメールが飛び交い、内容を確認するために過去のメールの履歴を探したりと、仕事が回らなくなりつつあるのは明らかでした。

ベテラン同士、“阿吽の呼吸”で進めていたコミュニケーションも限界が近づいていたことに加え、4月から新しいアシスタントの方が来ることが決まり、「もうこれまでのやり方では続かない。各自バラバラに進めていた仕事を可視化しよう!」と、導入の必要に迫られたというわけです。

「当たり前」の業務を入れることが導入のブレイクスルー

――導入にあたり、苦労した点はありますか?

Bizer teamを見せていただいた時に画面がとても分かりやすかったので、すぐに申し込みました。でも実際に使い始めるかというと、毎日忙しいしITへの苦手意識もあるしで、ログインもせずに1カ月くらい放置していました。

もともと私が働いていた派遣サービスの営業現場は、新卒もベテランもいるので、顔を合わせて情報共有したり進捗確認したりすることを大事にしていて、案件管理はホワイトボードで可視化してそれを見ながら会話する文化でした。しかし人数も環境も限られている私たちにはゼロベースです。ホワイトボードもなかったし…笑、RPA営業推進室の業務の可視化と整理に取り組むためには「腹をくくらないといけない」と感じ、契約を1年単位に変えてもらいました。年契約で崖っぷちに追い込むことで、ITへの心理的なハードルを超えようとしたんです。

3月から2度、使い方の手順を具体的に教えていただくオンボーディングを行って、ようやくBizer teamが浸透し始めました。最初は「RPA営業推進室」というグループの中に全てのタスクを作っていたのですが、クライアントからのご依頼が増えて派遣スタッフの方の進捗管理が必要になってきたので、「オーダー」というグループを新たに作りました。

この「オーダー管理」がBizer team導入のブレイクスルーになりました。現場経験のあるメンバーであれば、誰しもオーダーの流れは経験則で知っています。クライアントにヒアリングして受注を入力し、コーディネーターとすり合わせて…と、オーダーの一連の業務は当たり前すぎてマニュアルなんてないんです。それをあえて可視化することで、各タスクを誰が実際に担当するのかと、どこまで進んでいるかが明確になりました

RPA営業推進室はリモートや時短で働いているメンバーもいるため、顔を合わせる機会は週1度くらいしかありません。みんなが阿吽の呼吸でやっていた「オーダー」をBizer teamで管理することで、推進のアクセルにもなりましたし、顔を合わせなくても仕事を進めることが出来るという自信にもなりました。

丸ごと管理できるBizer teamが「チームのインフラ」

――導入の成果はいかがでしたか?

各メンバーが自立している前提の組織なので、リモートや直行直帰、時短など就業時間はそれぞれです。どこで仕事をしていても、タスクや進捗はBizer teamに入れ、業務ごとにメンションでやり取りしているので、コミュニケーションも業務管理も進捗把握も全部完結できる「チームのインフラ」になりました。

個人的には、Bizer teamによってモヤモヤや不安がなくなりました。やりたいこともたくさんあるし人数も少ないしで、全部自分でやらなきゃいけないと思い込んでいましたが、「やりたいこと」と現在の業務をBizer teamに書き出してみると、自分が抱え込まなくてもいい業務が結構あることに気づきました。また、日々忙しいのになぜタスクが終わらないのか不思議でしたが、紐解いてみるとすべてのタスクの最後の承認作業は私になっていて、完了しないボトルネックは自分だったという(笑)

あんまり完璧を目指しすぎても業務が完了しないので、現在はクライアントからいただいたヒントや情報を元にトライアルの戦略タスクを作ってみて、実現が見えてきたら月次のテンプレートにして毎月回すようにしています。小さい規模でトライアンドエラーが高速に回せるようになりました。

タイトルも最初は思い付きで入れていましたが、たくさんのタスクを入れるうちに分かりにくくなってきたので、タイトルを共通化することにしました。営業戦略などを共通化するうちに、グループに分けることを思いついて。ITリテラシーが低い自分でも、その場ですぐに変えられるから使いやすいですね。

20年間の思いと夢を、新規事業の原動力に

――RPAサービス立ち上げの取り組みが、「パーソルアワード」で表彰されたそうですね。

一年に一度、グループビジョンを体現した自分や他人の“良い仕事”を自薦他薦問わずエントリーして、ファイナリストに選ばれると社員総会で発表する「パーソルアワード」という機会があります。「いつか私もあの場でプレゼンするような仕事をしたい」と思っていました。

20年間派遣スタッフの方と接してきて、ずっと役に立ちたいという気持ちがありました。テクノロジーの進化に伴い、←「自分の仕事がなくなってしまうかもしれない」と不安を覚える事務派遣スタッフの方がたくさんいらっしゃいます。同時に、私自身も「“自分にしかできない仕事”なんてあるんだっけ?」と感じていました。

そこでRPAアソシエイツ(RPA派遣スタッフ)の事業を起案しました。豊富な事務経験にプラスしてRPAという武器を身に着けてもらうことで、無敵の人材になれるという発想です。最初は躓いてばかりでしたが、ようやくアソシエイツが50名を超す規模に成長しました。

「新しいキャリアへの挑戦」というブランドを築き上げたい

――今後、どんなチームにしていきたいですか?

いまは4名のRPA営業推進室ですが、もっと大きくして部にして、まだメンバー単位で行っている業務を機能ごとにチーム体制にしてメンバーも増員していきたいですね。「少し先の未来」を見据えて、自立しているメンバーが集まって価値発揮している組織にしたいと考えています。

そしてRPAアソシエイツをもっと世の中に増やして、「新しいキャリアへの挑戦」というブランドを築き上げたいという夢があります。年長者として、持っているバトンを後進に繋いでいく役割があるとも思っています。もちろん、そのインフラはBizer teamですよ(笑)

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