特殊なカッターを用いて、道路や建物などのコンクリートを切断・穿孔を行う第一カッター興業株式会社。「切る」「洗う」「はつる」「剥がす」「削る」技術で社会インフラの維持・修繕を支えています。
今回は、第一カッター興業株式会社の管理本部 財務経理部の課長である中江さん、経理課の有間さんに取材し、Bizer teamの導入背景や成果をお伺いしました。
「会社の成長」と「若手の離職」を背景とした引き継ぎの負担解消が導入の目的
――Bizer teamを導入した経緯を教えてください。
中江さん
当社は人事異動が少ないため、同じ業務を10～20年も続けているようなベテランが管理業務を行っています。一方で、若手は3年以内に辞めてしまうことが多く、人材の入れ替わりが頻繁に発生している状態でした。
Bizer teamに出会ったのは2019年。私が当社に入社して3年目に差し掛かった頃です。積極的なM&Aでグループ会社を増やしている時期で、売上も大きく伸びていました。経理業務も増加したため、自分が覚えた業務を新しい担当者に引き継ぐことになりましたが、十分な引き継ぎ期間もマニュアルもなかったので、口頭ベースで後任に仕事を教えるのがとても大変でした。引き継ぎの負担を解決するためにDXのイベントに参加したのですが、当初は業務管理ツールの導入は考えていなかったのに、Bizer teamの話を聞いて「これだ！」と直感したんです。
――Bizer teamの導入はすぐに進みましたか？
中江さん
部長は新しい技術を積極的に取り入れるタイプで、導入まではスムーズでした。ただ、最初は業務を全部入力するのが大変なので、口頭で説明してもみんなが効果を実感するのは難しかったと思います。私は「3カ月や半年使えばだんだん効果を実感できる」と確信していましたが、実感するまでに時間がかかるので、根気が必要だとも考えていました。2019年秋に導入したのですが、数か月後にコロナ禍が訪れ、密を避けるためにテレワークへの移行が始まりました。テレワークに抵抗や戸惑いを感じるメンバーに、Bizer teamを活用することでテレワークでも業務管理ができることを訴え、どんどん浸透させていった感じです。
導入前は3名だった経理メンバーも、4年経った現在では9名に増えました。経理の中心業務に携わるのは4～5名で、3～4名は入社して間もない若手です。Bizer teamには月次決算などの経理業務だけでなく、例えば他部署からの依頼など、全ての業務を入れるようにしています。
コミュニケーションの手間を省き、「報告・連絡・相談」がしやすくなった
――Bizer team導入の成果はありましたか？
中江さん
導入前は、先輩のレクチャーをメモしながら必死に聞いて、分からないことを一つひとつ自分で消化していくという進め方でしたが、導入後は業務の意味を理解できていなくても、Bizer teamの手順を見ながら自分なりに業務を進めることができます。教える側も、どこまで説明したか考えながら引き継ぎをしなくてもよくなり、お互いにスムーズになりました。入社1～2カ月で任せられる業務も出てきたので、時間をかけて引き継いでいた導入前とは大きな違いです。
導入の成果で一番大きいのはコミュニケーションの手間が省けたことです。電話やメール、対面にしても、業務の相談や報告をする場合、前提となる業務内容を説明・確認する必要があります。質問によっては事前準備が必要なこともあるので、聞くのが億劫になることもありますよね。特に入社1～2年目の若手は、先輩や上司に何度も同じ質問を繰り返したり、報告をしたりすることに抵抗がある人もいると思います。
Bizer teamのコメント欄を使えば、何の業務のどの部分の話をしているのかすぐに分かるので、質問がしやすくなりました。聞かれる側もすぐにレスポンスできるので、個人的にはすごく生産性が上がったと思います。以前は、決算が始まる前は役割分担や進捗を確認する定例会議を設けていましたが、Bizer teamを使っているうちにコメントで聞いた方が早いことが分かって、進捗確認の会議は自然になくなりました。
有間さん
私は2023年7月に入社したので、Bizer teamが導入された状態で着任しました。前職も経理でしたが、自分だけのExcelで業務管理をすることはあっても、Bizer teamのようなタスク管理ツールはありませんでした。だから最初は全ての業務を入力することに慣れず、「使いこなせていない」という感覚がありました。ただ、業務に慣れないうちは、Bizer teamに入力されている手順が参考にもなっていました。前職ではノートにたくさんメモしていましたが、今はBizer teamに入っているのでメモしなくなりましたね。
――今後、目指していきたいことはなんですか？
中江さん
メンバーに声をかけてチームで業務の割り振りを相談できるので、業務の残量を画面で可視化できるといいですね。それと、人事部や総務部もBizer teamに興味を持っていて、すでに一部導入が始まっています。別部署ではありますが、本社の管理部門という共通点があり横断する業務もあります。経理、人事・総務が協力し、Bizer teamを活用してプロジェクトを進められたらいいなと思っています。
会議を減らした時間で、チームの相互理解を深める場を設けたい
――今後、どのようなチームにしていきたいですか？
有間さん
以前の職場は縦のコミュニケーションが多く、メンバー同士は業務を知るための打ち合わせを設けることもありました。今はお互いの業務が見えているので、自分のタイミングで発信したりメールを返信したりして、すごくやりやすくなっています。自身も含め、みんなでBizer teamの活用がさらに進むと、やり取りがもっとスムーズになると思います。
中江さん
Bizer teamを導入する前は、「同じ部署なのにチームじゃなかった」と感じています。徐々に声を掛けやすくなって、だんだんチームっぽくなっているという段階です。今はまだ私から声をかけることがほとんどなので、将来的にはもっと積極的に声を掛け合うチームになるのが理想です。ワークライフバランスの実現のために、会社として有給休暇を積極的に取得してもらおうとしているので、「この日休むから業務をお願い」「私はこの日休むからお願いしてもいいかな？」など、自然に業務の助け合いができるといいですね。
Bizer teamを導入したことで、進捗を確認するだけの会議はなくなりました。創出した時間を使って、これからはチームメンバーがお互いのことを知り、コミュニケーションできる場を設けていきたいと思っています。
