ノウハウは会社の資産。短期間で可視化に成功した仕組みづくりと事業成長を支える「強い組織」とは

株式会社オークハウスは、シェアハウス業界のリーディングカンパニーとして、シェハウスの企画・運営、不動産管理を手がける企業です。多様な国籍や価値観を持つ人々がつながる住環境づくりを推進しており、『住まいを通じて楽しみ、喜び、成長する機会を提供する』を理念に約250物件、5,300室のシェアハウスを運営し、中でも「ソーシャルレジデンス」では、居住者同士の交流を促すシアタールームやライブラリー、コワーキングスペースなどの共用施設を充実させ、コミュニティを通じた新たな住まいの価値を提供しています。

今回は、株式会社オークハウスの常務取締役 福田さん、管理部 部長 井上さん、管理部 次長 佐藤さんに取材し、Bizer team導入の背景や成果についてお伺いしました。

会社の資産である社員のノウハウや業務手順を可視化し、生産性向上につなげたい

御社の組織について教えてください。

福田さん

社内には不動産の仕入れやプランニング、マーケティングや営業などの部署がありますが、我々が所属する管理部はバックオフィス部門として、私は財務、井上は経理、佐藤は人事を担当しています。

Bizer team導入前の課題を教えてください。

福田さん

1番の課題は、古いマニュアルが散在し、更新や共有が進まないことでした。社員のノウハウやマニュアルは会社にとって大きな資産であり、それを生産性の向上につなげたいと考えていました。

導入前はWordやGoogleドキュメントを利用していましたが、継続的な更新や共有が難しく運用が定着しませんでした。そんな時にBizer teamを知り、シンプルなUIと操作の簡単さ、業務をしながら手順をブラッシュアップできる点に魅力を感じ、2024年7月に導入しました。

人事では、どのように業務管理を行っていましたか？

佐藤さん

人事はスプレッドシートを利用していました。例えば入社準備では、準備すべきことを書き出し、完了したら消込をするという運用でしたが、そのリストにはやり方までは書いていないので別の場所にマニュアルを作っていました。ただ、そのマニュアルを共有する機会もなくて、最新版がどこにあるかは自分しか分からないし、気づいたら別の人が似たようなマニュアルを作っていることもしばしば。Bizer teamはマニュアルと手順、進捗を一元管理できる点がとても良いと思いました。

他にも、退職者しか分からないデータがあって、後任では対応できないこともありました。口頭ではやり方を聞いていても、その資料がどこに保存されているかまでは聞いていないなど、引き継ぎが十分にできないという課題もあったんです。

経理では、どのように業務管理を行っていましたか？

井上さん

経理業務ではチャットツールで進捗共有を行っていました。チャットを見ればおおよその仕事は把握できるのですが、細かいプロセスまでは分かりませんでした。Bizer teamは、チェックリストを見れば誰が何をしているのかがすぐに分かるので便利ですね。

先に業務の「棚卸し」を実施。50業務を35業務に整理し、報奨金で後押し

Bizer team導入はどのように進めましたか？

福田さん

導入時の可視化自体にはあまり時間をかけたくありませんでした。そこで、「個人に蓄積されたノウハウは会社の資産だから、可視化した人には報奨金を出す」という仕組みを設けました。バックオフィスは成果に対する報奨制度が少ないため、可視化への取り組みを評価につなげたいと考えたんです。

まずはチームメンバーに業務の棚卸しをしてもらい、約50あった業務を35程度まで整理しました。業務に名前を付けることで、自分の業務や担当範囲が明確になり、私自身も各メンバーの業務を改めて把握することができました。

その後、テンプレートのチェックリスト作成時と、マニュアルまで整備した時の2段階で報奨金を支給する仕組みを設けました。評価項目にも反映し、作成した内容は私も確認して、チェックリストの順番や内容に対して議論を重ねながら、どんどんブラッシュアップしていきました。

佐藤さん

いきなりBizer teamにチェックリストを作るとなると、慣れずにやりにくかったかもしれませんが、まず下準備として、業務の棚卸しと整理をしてから取り組んだので、Bizer teamへの入力にはさほど時間はかかりませんでした。

先ほどの話にもありましたが、最初の半年間は業務を運用しながら徐々にチェックリストをブラッシュアップし、後半の半年間でマニュアルの情報を肉付けして、1年間かけてテンプレートを完成させました。現在は、管理部の大半の業務がBizer teamで可視化されて管理できている状態ですね。

担当者を切り替えるだけで引き継ぎが完結。口頭での「これやっておいて」が不要に

経理業務におけるBizer teamの活用方法を教えてください。

井上さん

経理は毎月発生するルーティン業務が多いため、チェックリストを業務の備忘として活用しています。ちょうど前任が退職する直前にBizer teamが導入され、多くのチェックリストを整備してくれていたので、その内容を見ながら業務を進めることができました。

また、複数名が関わる業務では、コメント機能も活用しています。

Bizer team活用の効果はありましたか？

井上さん

はい、大きな効果を感じたのは、業務の標準化と情報共有のしやすさです。個人が作成したマニュアルは形式がバラバラで、業務の流れが分かりにくいことがありますが、Bizer teamではチェックリストに沿って作業を進められるため、業務の順番や内容が把握しやすくなりました。

また、リマインダーの活用によって互いに抜け漏れを防いだり、コメント機能で進捗を共有したりと、チーム全員で同じタスクを進めている感覚が持てるようになり、連携がしやすくなった、という意見もメンバーから出ています。

人事業務におけるBizer teamの活用方法を教えてください。

佐藤さん

私は採用や人事業務を1人で担当しているので、導入当初は自身のタスク管理として使用していましたが、現在は後輩への業務引き継ぎにも役立っています。

チェックリストにはリマインダーを入れて、スケジュール管理も行っています。採用は毎年20名ほど行っていますが、人数が増えても入社日を起点にリマインダーを設定しておけば、着手すべき日に「今日のチェックリスト」として表示されるので、優先順位の調整もしやすくなりました。

引き継ぎの際にBizer teamを使うことで効果はありましたか？

佐藤さん

はい、非常に効果がありました。これまでは口頭で「これとこれをやっておいて」と依頼をしていましたが、現在はタスクやチェックリストの担当者をワンクリックで変更するだけで引き継ぎができます。作業内容もノートに整理されているため、ノートの通りに作業して上から順にチェックリストを潰していくだけです。引き継ぎがとても楽になりました。

また、チェックリストを運用しながら「項目を追加した方が漏れがなくなる」「ここの粒度を細かくした方が、引き継ぐ際に分かりやすい」など、改善を積み重ねています。

チェックリストがドラッグで移動できるとか、グループをまたいで担当者を変えられるとか、Bizer teamは痒いところに手が届く機能がどんどん追加されるので本当にありがたいです。

業務量が増えても、人を増やさず品質を維持。創出した時間を新しい取り組みへ

Bizer team導入後、組織で改善されたことや変化はありましたか？

福田さん

はい、やはり引き継ぎがしやすくなったことが一番の改善ポイントです。教える人も業務を見直しながら後任に教えるので、分かりにくい点や不要な作業の判断ができています。

また、別の部署で事務作業が必要になった際、Bizer teamの活用によって生産性向上を実現できていた管理部のメンバーをアサインし、新たな人員を補充せず対応ができています。メンバーの現状の業務量が把握できているため、こうした依頼や担当者の調整もスムーズに行えています。

井上さん

Bizer teamの導入当初よりも、業務に少し余裕がある状態になりました。私自身の業務をメンバーに引き継げたこともあり、その余力を使って経費精算や人事労務系の管理システムの入れ替えに着手しています。効率化にも成功し、今まではできていなかった会社の細かな数字の可視化にも取り組めるようになりました。

福田さん

昨年と比べて売り上げも従業員の人数も増えているので、本来はバックオフィスの業務量も増えるはずです。それでも管理部の人数を増やすことなく業務品質を維持できているのは、生産性が上がっているからでしょう。ノウハウや業務を可視化することで、変化や成長に対応できる強い組織になっていると感じています。

チームメンバーがモチベーション高く可視化を進めてくれたのは、コロナ禍を経験したこともあったのかもしれません。弊社は外国人のお客様が多いため、コロナの影響で厳しい状況が続き、当時はとても大変だったんです。管理部は会社の数字を見てリアルな状況を理解しているからこそ、コロナ収束後は、「ここから復活するぞ」という想いを持ち、生産性向上に前向きに取り組んでくれたのかなと思います。

今後、取り組みたいことはありますか？

福田さん

棚卸しをして業務名をつけ、見込み時間まで入れたことで、業務の難易度が見えるようになりました。「この業務は新人でもできる」「これは中堅向け」といった判断ができます。今後は「この業務ができたら給与はいくら」「この業務ができたら係長」というように、業務レベルに連動した評価につなげることを検討していきたいと考えています。

これは管理部だけの話ではありません。弊社の技術職の方々も、「ドアノブを交換できる」「壁紙を修繕できる」といった、数字では測りにくい技能を持っています。そうしたノウハウや到達レベルをツールに落とし込めれば、技術職の方も評価しやすくなり、本人もレベルアップを実感できるようになります。まだ構想段階ですが、管理部としても評価の一つにすべきだと考えています。

色々な業務を経験し、キャリアチェンジ・キャリアアップが目指せるチームへ

今後、どんなチームにしていきたいですか？

福田さん

メンバーそれぞれが活躍の場を広げ、キャリアチェンジ・キャリアアップにつながるチームにしていきたいと思っています。ジョブローテーションもあり、営業から管理部への異動も少なくありません。先日も社内で公募したところ、複数の応募があり、面談を経て1名を採用しました。

現場で働く若手も多く、平均年齢は30代前半です。経験を積みながら、不動産の資格を取って仕入れに進む、企画やマーケティングに挑戦するなど、いろいろな仕事を経験してキャリアを積んでほしいですね。長く勤めて、自分に合った場所で活躍してもらえるチームを目指しています。

※記載の情報は取材当時のもので、閲覧時点には変更されている可能性があります。

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