NEXCO西日本グループで不動産関連事業やETCコーポレートカード事業、グループ会社向けの研修を行う西日本高速道路ビジネスサポート株式会社。
今回は、人財サービス事業部 人財育成サービス課で研修業務に関わる角谷さん、西山さん、松井さんに取材し、Bizer teamの導入背景や成果をお伺いしました。
約90種類の研修をExcelで管理。期限切れの赤色セルだらけがストレスや抜け漏れの要因に
――所属する組織体制を教えてください。
角谷さん：
西日本高速道路株式会社を親会社とするNEXCO西日本グループには、エンジニアリングやメンテナンスなどを専門に行うグループ会社が30社ほどあります。我々は親会社を中心に、NEXCO西日本グループの人材育成能力開発業務に携わっており、研修の企画から事前準備、宿泊手配、運営、評価、改善提案までを一貫して行っています。
我々が扱っている研修は、新入社員やリーダーなどを対象にした「階層別研修」と、専門的な知識・技能の修得を目指す「専門研修」、コンプライアンスなどビジネスに必要な基礎知識を身につける「一般研修」などがあります。グループ会社の研修を含めると、年間で約90種類の研修を行っています。1テーマで複数回行われる研修もあるので、年間200回程度の研修を実施していることになります。研修に携わるメンバーは15名で、階層別研修や専門研修などで4チームに分かれています。
ただ、通期でまんべんなく研修を行っているわけではなく、入社・異動者が着任したばかりの4～6月や、雪対策で現場がとても忙しくなる12～3月を避けるので、7～11月の約半年間に研修業務が集中する傾向があります。
――Bizer teamを導入した経緯を教えてください。
角谷さん：
Bizer team導入前は、約90種類の研修をExcelで管理していました。行ごとに研修名が書かれていて、右側に「人選」「参加確認」などのタスクが並び、タスクが終わったら該当セルにチェックを入れます。進捗が分かるように、あらかじめセルには期限を入れておき、期限を迎えたらセルが赤くなるように設定していました。
我々は研修準備だけでなく、研修会場で運営や司会進行も行います。ピーク時は研修会場に直行直帰で会社に戻らない日があるにもかかわらず、出先でExcelの更新ができないというデメリットがありました。1研修あたり80程度のタスクがあるので、目で追いかけるのだけでも大変な作業です。チェックを入れることが目的化したり、追いかけることをやめてしまったりと、管理の難しさを感じていました。
西山さん：
Excelは一覧化されていて全体が見える一方で、他の人のセルが真っ赤になっているのが気になって、もはや開くのがストレスになっていました。また、赤いセルが多少であれば注視するのですが、赤いセルばかりになってしまうと、どれが本当に遅れているのか分からなくなります。
松井さん：
さらに、Excelの一覧だと細かい業務内容まで入れることができません。入社したばかりの頃はExcelを見ても大項目しか入っていないので、何をすればいいのか分からず本当に困りました。
職人技が求められていた決裁業務も、チェックリストに従うだけで抜け漏れがゼロになった
――Bizer teamを選んだ理由は何ですか？
西山さん：
複数のサービスを検討しましたが、Bizer teamはシンプルで「自分でも使えそうだ」と感じました。また、「外部会場」「オンライン」などのラベルをつけたら、パッと見てわかるため視認性も高まります。誰が見てもすごく分かりやすくなりそうだと、すぐに活用イメージが湧きました。リマインダー通知やチャット、時間計測の機能など、「あったらすごく便利なのに」と思っていた機能が全部入っていたことも導入理由のひとつです。
――Bizer team導入の成果はありましたか？
角谷さん：
まず、出先で見ることができるようになりました。また、テンプレート通りに進めれば仕事が完結するので、引き継ぎがしやすくなりました。Excel時代は、メンバーが自由に項目を追加し、その個人の変更がExcel全体に影響していました。しかし、Bizer teamだと、テンプレートとセミナーごとのタスクとを使い分けできるので、全体的な変更ならテンプレートを改善、セミナーごとに発生するイレギュラーな変更ならタスク上で、と切り分けて使っています。Excelのように属人化したものにならず、誰が見ても分かる状態を維持することができています。
それと、抜け漏れが本当に減りました。前身が「道路公団」という公共団体だった経緯から、決裁フローや期限は厳密に定められています。研修で使用するシャープペンシル1本買うにも決裁が必要です。ですので、研修日までの教材や備品の準備は、決裁の期日と、決裁完了前に準備できること・完了後にしか準備できないことを並行して判断し、Excel上で職人技のように行っていました。でも、Bizer teamを導入してからはこうした人の感覚に頼る対応は一切なくなり、リマインダーが来た順に作業をすれば完了するようになっています。おかげで、大きなミスはゼロになりました。
西山さん：
決裁が終わらないと発注もできないし、納品もしてもらえない。研修の日付がどんどん迫ってきた段階で、未決裁が判明するという恐怖がありました。でも今は、決裁が終わっていなければBizer teamの画面に「決裁」のチェックリストが残るので、漏れることはありません。
松井さん：
突然お休みをいただくことになった時も、期限を迎えたチェックリストを見ていただくだけなので、説明がしやすくなりました。Excelは残せる情報量に限りがありますが、Bizer teamはコメント、メモなど色々な形でわかりやすく残すことができるので、申し送り事項を残しています。
角谷さん：
導入当初は繁忙期で研修量が多く、画面上で一つひとつタスクの進捗を追いかけるのがとても大変でした。全体像を掴むには、やはりExcelの一覧が便利です。そこで、Bizer teamからCSVデータをエクスポートし、ガントチャートのように横並びで見られるようにしました。ピーク時は週に1度データを抽出し、3人でExcelを見ながら全体の抜け漏れや進捗をチェック。そして、細かいタスクは画面上で確認するようにしています。
マネジメント側が「更新しておいて」と言い続ける必要がなくなった
――コミュニケーションに変化はありましたか？
松井さん：
Excel時代は業務内容が可視化されておらず、担当者の頭の中にしかなかったので、相手がどの項目について話をしているのか、自分なりの解析作業が必要でした。ベテラン同士であれば通じる会話ですが、私と西山さんは入社・異動したてだったので、他の方が何を指して話をしているのか分かりません。Bizer teamのおかげで、会話の内容を明らかにする「棚卸し作業」が減りました。
西山さん：
Excelは一覧化を優先していたので、表示する文字数は本当に少なく、たった4文字程度。例えば「参加確認」と書かれたタスクの場合、「確認メールを送ること」と解釈する人もいれば、「参加者から返信が来ること」と解釈する人もいる。人によって認識に幅があったので、話が嚙み合っていませんでした。期限を過ぎて真っ赤になったExcelを見ながら嚙み合わない会話をしていたので、今にして思うと時間の無駄が多かったと思います。
角谷さん：
期限を迎えたら担当者にリマインダーが届くので、メンバーに「更新しておいてね」と強制することがなくなりました。担当者は自分の研修をチェックリストに従って進めていけばいいので、マネジメント側は余計な口出しを一切しなくなりました。
西山さん：
角谷さんの代わりに、Bizer teamのダルマから言われている感覚です（笑）
RPAとBizer teamを紐づけるなど、さらに生産性を高めていきたい
――今後、目指していきたいことはどのようなことですか？
松井さん：
今年から、まだBizer teamが浸透していないチームを担当することになりました。ベテランの方が多いので、これまでの知識・経験をぜひ可視化していただきたいと考えています。まずは自分から積極的に使っていくことで、旗を振っていきたいですね。
西山さん：
Bizer teamのタスクで全てにチェックが入った時の、ビンゴが全部揃ったような快感を知ってもらいたい！
角谷さん：
可視化の土台はできましたが、Bizer teamの便利さや使い道がメンバー全員に浸透するまでは、まだ草の根運動が必要だと思っています。そして、RPAとBizer teamを紐づけて、もっと楽に、効率的に、しかもミスやプレッシャーもない仕事の進め方を探っていきたいですね。チームの生産性を上げて我々の価値を高め、NEXCO西日本グループの研修をもっと伸ばしていきたいと考えています。
みんなが「ここにいて良かった」と思えるようなチームが理想
――今後、どんなチームにしていきたいですか？
松井さん：
コミュニケーションを大切にしたいと思っています。今も十分に言わせていただいていますが、言いたいことを言える空気を大切にしたいですね。
西山さん：
仕事の進捗や成果が可視化されていれば、メンバー間に信頼が生まれます。仕事をきちんと進めることで信頼を重ねて、クオリティをどんどん高めていきたいと思っています。
角谷さん：
チームを構成する一人ひとりの良さを生かして、お互いに価値を高めていける集まりでありたいですね。みんなが「ここにいて良かった」と思えるようなチームが理想です。自分自身がそうありたいし、そういうチームを目指していきたいと考えています。
