「はたらいて、笑おう。」をグループビジョンに掲げ、人材派遣サービス、転職サービス、ITアウトソーシングや設計開発など、人と組織にかかわる多様なサービスを提供するパーソルグループ。
今回は、パーソルホールディングスの総務室 室長である伊藤 瑠美さんと、遠藤 由希子さんに取材し、Bizer team導入の経緯や総務としての姿勢を伺いました。
グループ全体を支えるホールディングスの総務、日々の業務だけで精一杯に
――総務の組織体制を教えてください。
伊藤さん：
パーソルホールディングスの総務室は3つの機能を持っており、「パーソルグループ全体に総務サービスを提供する機能」、「グループ会社から総務業務を受託する機能」、そして「ホールディングスとしての総務機能」があります。
「グループ全体に提供している総務サービス」とは、“集中購買”と呼ばれる購買業務。例えば、パソコンや携帯電話、文具や家電など、業務に必要な備品を我々が一括して購入し、スケールメリットで割引を受けることができます。パーソルグループは約5万人の従業員がおり（2021年時点）、受入派遣スタッフや業務委託の方も含めると、社用パソコンの調達だけで年間1万台近くになります。グループ各社からの申請に従って我々が取引先に発注し、支払い手続きを行ったら各社に費用を振り替えます。グループ全体ともなると、申請も請求書もものすごい数。さらに、グループの成長に伴い社員数も毎月増えていたので毎月初は業務が一極集中するので大変でした。
「グループ会社から受託する総務業務」とは、従業員が退職する際の貸与物回収など、各社で発生する細かい総務業務です。パーソルグループは、パーソルテンプスタッフ、パーソルキャリアなどさまざまな会社で構成されていますが、会社によっては一部の総務業務を社外に委託していました。それらの過去に委託していた細かい総務業務を、現在は我々の部門が受託しています。
――Bizer teamの導入経緯を教えてください。
遠藤さん：
私は2018年に中途採用で入社したのですが、着任当初は本当に大変でした。というのも、パーソルホールディングスは、パーソルブランドが誕生した2016年から機能を開始していたため、私が入社した当時は、まさに立ち上げ3年目の新生企業のようにさまざまな取り組みがされていて、ホールディングスとしての役割や業務もやっと形になり始めた段階だったためです。
忙しさとジョブローテーションなどでナレッジがなかなか溜まらず、マニュアルの整備と活用より、目の前の業務を遂行することに精一杯な時期でした。当時、グループ会社からの業務委託もどんどん増えていき、問い合わせが多数来ていましたが、落ち着いて対応する余裕がなく、回収した備品の段ボールが総務の倉庫に積み上がるほどでした。
伊藤さん：
以前は人事に所属しておりBizer teamも知っていたのですが、当時は日次や週次などの定型的なタスクが少ないチームにいたので、使う機会がありませんでした。一方、総務は定型業務が多い上に、業務がブラックボックス化・属人化していました。「ここならBizer teamが活かせる！」と思い、異動してすぐに導入しました。タスクを可視化すれば、進捗を把握することができ、業務の担当者が変わってもナレッジを蓄積することができるからです。
Web環境に移行することで、紙運用ならではのストレスから解放される
――導入にあたり、苦労した点はありますか？
伊藤さん：
当時の総務は、私を含めてメンバーは9名。まずは触れてみることを優先して、「自分のタスクでもチームのタスクでも何でもいいので、Bizer teamに入れてみましょう」と全員に伝えました。
遠藤さん：
取引先から請求書が届いたら総務で支払処理をするのですが、導入前は誰が支払処理をしたのか把握できていませんでした。取引先名が印刷された紙に担当者名を記入し、経理に発送したらチェックするという管理体制だったので、誰かがチェックしている最中だったり、ほかの書類に挟まってしまったりして見つからないことも多々ありました。Webなら紙を探すストレスがなく、自分のタイミングでチェックすることができます。新型コロナウイルスの影響でテレワークに切り替えるタイミングでもあったので、紙運用をやめてスムーズにBizer teamに移行することができました。
――Bizer teamの成果はありましたか？
伊藤さん：
総務は、備品の手配に代表される“打ち返し型”の業務と、定期的に発生する“プロジェクト型”の業務に分けられます。携帯電話やパソコンの手配など、日々ユーザーから申請が来る“打ち返し型”の業務は、数が多くタスクがシンプルなのでExcelの一覧表で進捗を確認し、Bizer teamには入れていません。一方で、オフィス移転・縮小、防災訓練などの“プロジェクト型”業務は、あらかじめBizer teamにテンプレートを用意し、担当者が時期などを設定して運用しています。オフィス移転を例に挙げると、セキュリティカードや書類廃棄用のボックスの準備、社内便の調整など、移転に伴う細かい項目がチェックリストになっていて、誰でも抜け漏れなく準備できるようになっています。
Bizer teamによって進捗の可視化ができること、そしてミスや漏れがなくなったところが一番のメリットです。履歴を見れば担当者や処理内容が分かるので、何かあったときに状況も確認しやすくなりました。
シンプルなUIに加え、業務改善の推進がBizer team活用のエンジンに
――導入が成功したポイントは何でしょうか？
遠藤さん：
とにかくUIがシンプルで分かりやすかったのが良かったです。階層も二段階で見せ方次第でうまく作れそうだったので、その二つの中にどうやって収めるのがいいのか、少人数でミーティングしながら調整していきました。自分だけが使うものであれば何でもいのですが、みんなが使いやすくないと意味がありません。せっかく導入したからには、たくさんのメンバーで使っていきたいという思いがあったので、「少人数で使ってみては改善し、範囲を広げてはヒアリングする」というサイクルを繰り返し、一連の業務がタスクとして完成した時は、何とも言えない達成感がありました。
シンプルなことに加えて、Bizer teamで業務の立て直しがされたので、心に余裕が出てきたことも大きいです。チームに提案したら、みんなが前向きに検討してくれるので、導入を進めやすかったですね。
伊藤さん：
業務改善を実現するために、まずは「負荷をかけずに意識づける」ことが大事だと考えていました。総務に着任してからは、「1日10分間だけ改善の時間を取りましょう」と声をかけ続けました。「10分だけでいい。もし毎日時間を取るのが難しければ、1週間に1時間でもいいから、とにかく改善を意識して」「Excelの項目を分かりやすく変えるとか、そのレベルで構いません。何でもいいから改善の意識を持ちましょう」と発信していたところに、ちょうどBizer teamがあったのが良かったのかもしれません。
グループ各社・管理部門に対して「メリットを創出する総務」でありたい
――今後、目指していきたいことはどのようなことですか？
伊藤さん：
まだプロジェクト型の業務すべてを可視化できているわけではありません。現在はメンバーがほぼ変わっていないですが、これからもメンバーのキャリアや人生のステージに応じて、異動や退職、育休などはあるでしょう。特に年次で発生する業務は、引き継ぎがしっかり行われない可能性があります。急に引き継ぎが発生したとしても、関係者が内容を把握し、すぐに対応できる環境が整っているのが理想です。
遠藤さん：
Bizer teamの運用が一回りして、安定したのはいいことなのですが、「新しい業務をBizer team化する」という意識が導入当初よりも薄れている気がしています。Bizer teamを使う業務とそうでない業務が分かれているのですが、まだタスク化すべき業務があるはず。もう一度、導入当初の気持ちに立ち返って、啓蒙活動を始めていきたいですね。
――これから、どのような総務を目指していきたいですか？
伊藤さん：
直近の課題として、アクリル板や消毒液の設置など、これからの感染症対策について検討が必要です。オフィス環境の整備だけでなく、会社全体として、CO2排出量の削減など環境に対する取り組みにも力を入れていかなければなりません。オフィスの電気を再生可能エネルギーに代替する、社用車をハイブリッドに変えていくなど、まだまだやるべきことがたくさんあります。
さらに我々はホールディングスの総務部門なので、グループ各社に対してメリットを創出しなくてはなりません。そのために、まず自らが業務改善を続け、より効率的に運営できる組織にしていきたいと考えています。私自身がシステム好きということもありますが、率先してBizer teamを含めてさまざまなツールにチャレンジし、先進事例を作って運用・管理部門に貢献できる組織でありたいですね。
