ゴールに導く手法として、ファシリテーション型のコンサルティングを提供する同社。業界を問わず、戦略の立案、システムの企画・設計、開発・実行、さらにはクライアントの人材育成まで幅広くサポートしています。
今回は、ケンブリッジ・テクノロジー・パートナーズ株式会社の人事担当である石賀 咲葵さんと、経理担当の新井 陽介さんに取材し、人事、経理、ITなどバックオフィス業務全てをBizer teamで運用することになった目的や経緯、導入後の効果をお伺いしました。
Slackだけでは、部門を横断するタスクの管理に限界を感じた
――所属する組織体制とBizer teamの導入経緯を教えてください。
石賀さん：
管理部には、人事と経理、総務、IT、マーケティングなど、兼任も含めてそれぞれの役割ごとに1～3名の担当者がいます。
Bizer team導入以前は、部門ごとに業務の管理方法が異なっており、それぞれ独自のExcelを作成してルール管理していました。コミュニケーションツールとして2019年からSlackを導入しましたが、次第にチャンネル数が増えて情報量が多くなり、タスクを追うことが難しくなっていました。特に関係者が多い横断的なタスクは、全体のボリュームと進捗状況が管理できないことが課題でした。
新型コロナウイルスの影響で、2020年にテレワークに移行したため、今まで以上にタスクが見えなくなってしまいました。属人化も進んでいたので、当時の経営管理部長と人事メンバーの間で「バックオフィス全体の業務を可視化して、全体を把握できるようにしたい」という話が持ち上がり、私が導入担当を任命されました。その人にしかできないタスクがあることは、組織として健全な状態ではありませんから。
――Bizer team以外のツールも検討されましたか？
石賀さん：
弊社のITコンサルティングは、クライアントの実現したいことを前提として、適したツールを洗い出して選定する流れになっています。そのため、社内のツールも同様のプロセスで進めていきました。
今回は、「バックオフィスの業務を可視化したい」「複数名で進めるタスクの進捗を管理したい」「業務の標準化も実現したい」という目的です。目的に適したツールを洗い出したところ、Bizer teamと、他2サービスが候補になりました。比較検討したところ、他サービスは目的に対して機能が必要以上に多かったので、Bizer teamの方が画面もシンプルで分かりやすく、使い勝手がいいんじゃないかという話になりました。バックオフィスだけで使うなら、Bizer teamが適しているのではないでしょうか。
もちろん他のツールも、プロジェクト型で進めるような業務であれば非常に使えるツールです。ただ、バックオフィスは定常業務が多いので、テンプレートとして残すことができて、それを繰り返し使えるBizer teamが向いていると感じました。目的に合致しているならば、多機能のツールを導入し難しくて使い方に戸惑う人がいるデメリットよりも、Bizer teamの分かりやすさがメリットだと考えました。
最初は少人数で導入。ヒントを集めてから全員に展開
――Slackとの使い分けはどのようにされていますか？
石賀さん：
SlackとBizer teamのどちらかに寄せるということではなく、Slackはあくまでコミュニケーションツールという認識。Bizer teamはタスクの進捗管理や見える化を目的として、通知機能をSlackに連携してコメントするなど、お互いの良さを活かして柔軟に対応できています。
――導入にあたり、苦労した点はありますか？
石賀さん：
「今後はこれを使います」といきなり導入しても、うまくいかないだろうと考えていました。まずは小さい規模で始めることにして、「見える化したい」と声を上げた2名と人事、ITのチームの7名でまず使ってみて、Bizer teamを使いこなすためのヒントを集めるところから始めました。無料のトライアル期間中に使用感を報告してもらい、ルールを固めていきました。
SlackとBizer teamの使い分けや、タスクの粒度、チェックリストの名称など、メンバーが迷いそうなことを挙げて、運用ルールを定めてマニュアル化しました。バックオフィスのメンバーをオンラインで集めて、導入の背景やタスク管理の重要性、Bizer teamを選定した理由などを説明し、マニュアルを元に、みんなで一緒に使ってみることから始めました。
新井さん：
私が入社して2カ月後にBizer teamが導入されました。まだ仕事が把握できていない状態だったのと、従来の経理業務が属人化していたこともあり、非常にいい機会でした。テンプレート機能の活用によって、早く業務に慣れることができました。経理は毎月同じタスクを回すので、Bizer teamと特に相性が良いと感じています。最初にテンプレ－トを作るところと、ラベルの運用にパワーを使ったくらいで、苦労した印象はありません。入社してすぐに引き継ぎがあったので、引き継がれたタスクは復習の意味も含めて自分でテンプレート化し、チェックしてもらっていました。ひとつのテンプレートを通じて、ベテランの方との目線が合うようになりましたね。
石賀さん：
マニュアル化やレクチャーもしましたが、それだけで何の問題もなく進むとは思っていません。SlackにもBizer teamのチャンネルを立ち上げて、要望や疑問を書き込んでもらうようにしました。自ら便利な使い方を発信するのはハードルが高くなりますが、「この使い方が分かりません」というSOSなら発信しやすいですよね。困ったらスレッドで議論することで、「みんなが使っているツール」という意識づけができました。
チームで定期的に業務改善点を棚卸しするのが導入成功のポイント
――導入が成功したポイントは何でしょうか？
新井さん：
経理はちょうど１名から２名体制に変わるタイミングで、むしろ積極的にドキュメント化するフェーズだったので、ゴリゴリ進めることができました。作ったテンプレートを相互確認して、完璧な形にしていきました。月次や四半期、期末などの時間軸と、仕訳などの業務軸を設定して、ラベルにしてソートできるようにしました。例えば「四半期」「固定資産」で分けるような形です。
タスクの進捗は、朝のミーティングでBizer teamを見ながら確認しています。日中はタスクが終わったらチェックを入れ、終業のタイミングでBizer teamが更新されているかをもう一度確認し、Slackに業務終了の連絡を入れるのがルールです。その際に「Bizer teamも更新済み」という記述を入れることで、Bizer teamの最新化が保たれています。
今は8～9割の業務をテンプレート化し、Bizer teamを見れば大方分かる状態になっています。テンプレートの更新や改善は、各自が都度やってしまうと属人化してしまう可能性があるので、思いついたことをメモしておいて、全員で一気に作り直すようにしています。
石賀さん：
人事は、定常業務は早期にテンプレート化しました。特に入退社に関するタスクは、人事だけでなくITの環境を整えたり、総務がサポートしたりと、様々な部署が関わるので、トライアルの段階でテンプレートを作り始めていました。業務が発生するたびにテンプレートからタスク化して、チェックリストを進めながらブラッシュアップして…という作業を何度か繰り返して現在に至ります。導入から2～3カ月で整ったと思います。
他の部門も、テンプレートを作っていく過程は、チーム内で都度ミーティングをして、Bizer teamを見ながら一緒に使うことを意識していました。最初からすべてルール化できてはいなかったので、バックオフィス全体の定例ミーティングで、Bizer teamに対する確認事項が出てくるようになりました。そこで、バックオフィス全体のタスクに関することは、「定例」というラベルをつけてタスク登録し、ミーティングの際に進捗確認するようにしていました。
経理がやっているように、個人の管理に任せず、定例ミーティングなどのタイミングで確認や入力することが大事なのかもしれません。
導入後は引き継ぎコストが減り、コミュニケーションがスムーズに
――Bizer teamによって変化はありましたか？
石賀さん：
Slackのみの運用と比べ、引き継ぎコストが非常に少なくなったという印象です。Slackだと、マニュアルを探して添付しなければならないので、手間がかかっていました。進捗がどこまで進んで、誰がボールを持っているのか、スレッドがどんどん流れてしまうし、検索してもなかなか出てこないので。
人事は毎月の定常業務もありますが、内定者との秘密保持契約や求人サイトへの広告出稿など、半年に数回程度しか発生しないタスクも多いのが特徴です。マニュアルに紐づいてプロセスがタスク化されていると、それに則ればいいので引き継ぐ際も安心感があります。直近のタスクだけでなく、少し先で忘れがちなタスクもとりあえず入れておけばリマインドが届くので、抜け漏れなく業務が実施できるようになったのもよかったですね。
また、タスクの受け渡しがシームレスになりました。例えば、1つのタスクに複数名の担当者がいるとして、自分の業務が終わったらチェックして次の担当者にコメントだけ残しておけば、通知が届いて次のタスクに移ることができます。ITや総務とのやり取りも「Bizer teamを見てください」で済みます。Bizer team導入のきっかけになった経営管理部長からも、「Bizer teamはタスクをURLで指定できるので、コミュニケーションがスムーズになった」との評価を受けています。SlackでURLとともに「この件の進捗を教えてください」と聞けるのは、とても楽ですね。
オープンでフラットな社風を大切にして、協力しやすいチームでありたい
――今後、どんなチームにしていきたいですか？
石賀さん：
改善にはどんどん取り組んでいて、経理のタスクも社内のコンサルタントに入ってもらって、業務フローを変えたこともあります。こうした改善の動きはこれからも続けていきたいと考えています。ドキュメント化することで属人化が排されて、単純に業務効率が上がりました。定常タスクに割く時間をどんどん減らして、業務改善のタスクにシフトする方向に進んでいます。
月に一度、バックオフィス全体の定例ミーティングがあるように、ケンブリッジは部門間の壁がなく、お互いが協力する文化が根付いています。テレワークでも、ITや総務、マーケティングなど、別の部署のメンバーにもSlackで「ちょっとzoomで会話できますか？」と社内にいるように気軽に声をかけることができますし、みんなすぐに対応してくれます。垣根のない企業文化が、テレワークのコミュニケーションをカバーできていますし、Bizer teamによって、チーム内の業務が可視化されたことで、業務のサポートもしやすくなっています。
現在のように、組織間の壁がなく、お互いに協力し合って進めることができるチームでありたいですね。そして、今よりももっとお互いオープンに、協力を求めやすい状態になっていたらいいと思います。
新井さん：
これからも組織が拡大して人数が増えていくと思いますが、現在のようなフラットな組織を大事にしつつ、未来志向でより良い方向に進んでいけたらいいと考えています。
