Webインテグレーションサービス、人材サービス事業の展開や、ワーキングマザーを対象としたWebメディア「LAXIC」「BRAVA」を運営する同社は、フルリモートやフレックスの勤務形態を活かし、本社をはじめ様々な都道府県でメンバーが働いています。
前編では、経営者である三好さんの「部門最適化」への思いや、時短勤務でもやりがいを感じることができたBizer teamのメリットなどを語っていただきました。
後編となる今回は、リリースされて間もない2017年にBizer teamを導入し、運用を安定化させた経緯と、バックオフィス全体での活用に至った実用性についてご紹介します。
作業の分業化を「効率よく進められそう」と感じ、導入を決意
――Bizer team導入前の課題を教えてください。
長山さん：
各個人が分担していた請求処理や労務手続き業務を一本化し、専任者に寄せていきたいというニーズがあったため、入社当初は請求業務から引き継ぎを開始しました。代表の三好と外部の監査役事務所で分担していた労務手続きも、本来三好が注力すべき財務や経営に業務シフトするため、徐々に実務作業の引き継ぎを進めていきました。
ただ、慣れてくると件数も増え、請求処理と労務手続きの作業が同じ時期に重なることもあり、一人でやることに限界を感じていました。そんな時にBizer teamを知り、お試しで使わせてもらうことに…。使ってみると「作業の可視化･分業化」という面で、効率よく進められそうな感触があり、三好と相談の上で経営企画室から業務分解と分担化を進めることになりました。
当時は産休に入るメンバーの業務を引き継ぎながら、新しく入社した小橋に引き継ぐという“ダブル引き継ぎ”が発生していました。Bizer teamを紹介された際に「ツール活用することで、業務の引き継ぎも容易にすることが可能」と聞いていたので、引き継ぎを受けながら私が業務をタスク化してBizer teamに入力。自分が担当していた業務も、小橋への作業説明とBizer teamの入力を同タイミングで実施することで、業務の理解度を図りながら引き継いでいきました。
実務作業と並行して“ダブル引き継ぎ”の業務分解やタスク化をし、Bizer teamに入力…と、安定運用するまでが一番しんどかったですね。
――2017年からBizer teamをご利用いただいていますが、現在に至るまでに使い方に変化はありましたか？
寺瀬さん：
当時は機能が少なく、現在では当たり前のコメント機能や関連ファイルの添付、テンプレートもありませんでした（笑）
ただ、思い切って要望を出したら前向きに受け取っていただいたのと、他社と比較して機能追加のスピードが早かったので、「このサービスはもっと化けるはず」と期待して陰ながら応援していました。
長山さん：
Bizer社が定期開催しているユーザー会にも、第一回目から寺瀬と参加しています。ユーザー会での意見交換や新規機能追加のメール通知など、常にBizer teamに触れることができたので、未来に描いていた「チーム内での業務分担と安定運用」に向けて諦めることなく進めることができたと思います。機能追加のリリースのご案内が届くたびに、「欲しかった機能が出来てる！」と嬉しかったですね。新しい機能はどれも操作性が良いため、先日リリースされたリアクション機能も早速メンバーが押して反応を楽しんでいます。
チーム内の意見交換やコミュニケーションに欠かせないツールに成長
――苦労された導入の成果はいかがでしたか？
長山さん：
業務を引き継いだ小橋の進捗状況を、当初は声掛けをしながら確認していましたが、Bizer teamを見れば次に何をしなければならないのか本人も自覚できますし、私も進捗を把握することができます。導入は大変でしたが、今は業務の進行状況を双方で把握することができています。
Bizer teamのタスクも、最初は「入退社手続き」や「経費精算処理」などの定型業務がメインでしたが、メンバーのライフスタイルの変化に合わせて制度導入が進み、就業規則が整備されたことで雇用形態も多様化し、「入退社手続き」のテンプレートもそれに合わせて増えました。
また、業務を分解してタスク化する作業は、私だけの視点で行っているとチェックリストの粒度が大雑把となり、共有化を想定していない構成・表現になりやすいです。Bizer teamを使い始めた当初は、自分が分かる程度の業務フローにしていましたが、複数のメンバーでチェックリストを眺めてみると、「この作業はもっと細分化したほうが良い」などの意見が出たり、新たな観点が発見されたりしました。業務フローはチームの成長と体制変化で日々変わるものであるべきだと感じています。チーム内でも積極的に意見交換やコミュニケーションも増え、日常業務に欠かせないものになっています。
寺瀬さん：
私は情報システムを担当しているのですが、バックオフィスの他のチームと連携して、IT支援に関するタスクを、Bizer teamで管理しています。例えばパートメンバーの契約管理の場合では、人事担当者が定期面談を実施したら、労務担当者が契約書を準備し、法務担当者が電子締結サービスで対象者に契約書を送り、必要に応じてパソコンの準備やクラウドサービスのアカウント発行が必要になります。こうした一連の流れをバックオフィスの関係者全員がBizer teamで進捗管理と状況把握ができる状態になっています。
情報システム関連の使い方としては、他にも、証明書の有効期限などをBizer teamに登録しておいて、期限が迫ったらリマインダーで通知が来るようにしています。
三好さん：
全社員の総会を年に二回開催しているのですが、Bizer teamの導入について、長山から成果を発表してもらいました。リモートワークの従業員も多く、自分以外の業務は普段はなかなか知る機会がありません。現場の成果をシェアすることで、「ツールを導入したから最近入社手続きがスムーズなんだ」など、他のメンバーの業務理解を深めることができます。また、各自が当たり前にやっていた業務も、他のチームが知ることで、「うちにも転用できるのでは？」という意見も出ています。事例の共有は各チームの活性化につながるし、他のメンバーに興味を持たれることで、発表した本人もやりがいになりますよね。
バックオフィス全体に業務分解の思想とBizer teamが浸透している
――今後、活用していきたいシーンはありますか？
寺瀬さん：
業務分解の取り組みを以前から推し進めていたことも、Bizer team浸透に一役買ったと思っています。ユーザー会に参加してみると、採用業務でBizer teamを利用している企業が多いと知り、現在は採用担当者の業務分解、プロセス設計を私も伴走し、ある程度形になってきています。広報、労務、経理、法務、情報システム、そして採用と、おおむねバックオフィスに業務分解の思想とBizer teamが浸透してきている状態ですね。
――チームとして大事にしていることを教えてください。
長山さん：
Bizer teamで業務が可視化され、コメント欄でメッセージを送ることもできるので、極端に言えばツールだけでタスククローズできる状態です。でも、文字だけではニュアンスを伝えることができなかったり、意図しない捉え方をしてしまうこともあるので、あえて日常的にお互いの顔を見て、コミュニケーションを図ることを大事にしています。2019年の下期からは、朝礼を出来る限り毎日実施して、日々の業務やプライベートのことなども話しつつ、思ったことを遠慮なく言い合える関係性を意識するようになりました。
今は、ちょっとしたモヤモヤなども話しつつ、皆で楽しく刺激し合うチームになっていると思います！
