Webインテグレーションサービス、人材サービス事業の展開や、ワーキングマザーを対象としたWebメディア「LAXIC」「BRAVA」を運営する同社は、フルリモートやフレックスの勤務形態を活かし、多様な働き方を推進しています。
前編では、Bizer teamを導入のきっかけとなった、経営者としての「部門最適化」への思い、Bizer teamを通じた働き心地とそのメリット、そして会社が目指す“チームのありたい姿”について語っていただきました。
属人化していた管理業務と、従業員のライフスタイルの変化が導入のきっかけに
――Bizer teamの導入経緯を教えてください。
三好さん：
導入前は管理業務専任のメンバーがおらず、労務系の手続きは監査役の事務所に依頼し、請求書の発行などは案件担当者が各自で行っていました。請求業務は、お客様によって「納品書も添付」「電子データ送付後に原本を郵送」など要望は様々。どうしても担当者はプロダクトの納品作業を優先するので、原本送付のタイミングが遅れたり、小さいミスが発生したりしていました。
労務手続きも同様に、私と監査役事務所で行っていましたが、ビジネスを成長させるために財務や経営に注力しようとするとどうしても手が足りない。社員数が増えると入社対応などの対応数も増えるので、どんどん対応に追われるようになってしまいました。良くも悪くも「みんなで分担する」という状況から脱却し、「業務を可視化し、部門最適化を図りたい」という課題をずっと感じていました。
また、従業員の平均年齢が上がり、全体的にライフスタイルが変わりやすい年代が増えていました。これまでは仕事に全力投球できましたが、家族と過ごす時間も必要になってきます。限られたリソースでパフォーマンスを最大限に発揮するためには、一人で行っていた業務のプロセスを分解し、複数人で分担していかなければならない。業務分解の過程で、一時的にパフォーマンスが落ちたとしても、後々の成果向上を図ることができるのであれば、業務可視化のための業務分解に時間を割いていこうという会社の方針がありました。
「自ら業務を創り出すことができる」こともメリットのひとつ
――導入されてみて、いかがでしたか？
三好さん：
ずっと私が抱いていた、「業務分解し、多様な働き方でもパフォーマンスを最大化したい」という“思い”に、管理業務専任の長山や小橋などの“人”が加わり、Bizer teamという“ツール”を導入したことで、「部門最適化」が実現しました。描いていた理想にピッタリとはまった感じですね。
ライフスタイルの変化は誰しも起こり得ることなので、「業務分解」や「部門最適化」に対しては、みな自分事として捉えていました。業務を可視化しようという意識が根底にあったので、比較的早くBizer teamが浸透したのかもしれません。
目的の全体感を共有した上で、タスクの切り出しをしていくと、時短やリモートワークなど多様なワークスタイルでもやりがいを持って働くことができます。アウトプットの可視化によって、業務進捗が明確になるので、担当者も管理者も把握が容易になります。また、運用を進めていくと、現在の業務プロセスに無駄がないかを各自が見出し、改善を加えることもできます。勤務形態を問わず、与えられた業務をただ遂行するのではなく、「自ら業務を創り出すことができる」ことも、Bizer team導入のメリットのひとつです。
小橋さん：
「業務分解」や「可視化」というテーマは、マネジメント側が主体で語られることが多いように思いますが、実際に作業をする側にも大きなメリットがあると感じています。私は以前、金融機関で働いていましたが、結婚を機に会社を辞め、時短で働くようになりました。ノヴィータに入社した頃は、子供がまだ幼稚園にも入っていなかったため、1日3時間、週に2～3回しか勤務することができません。ここまで時短勤務だと、任せてもらえる仕事は書類整理やデータ入力など、単純作業しかないと覚悟していました。でも、入社してみたら、Bizer teamで連続性のあるコア業務も切り分けて引き継がせていただき、時短勤務でもやりがいを感じる仕事を任せてもらえることに、本当に有難く思いました。
時短勤務は、常に「また今日もできなかった…」の繰り返しです。昔のように目一杯仕事して成果を出したいけれど、働ける時間は限られているし業務理解も追いつかない。でも、Bizer teamを開けばやったことが可視化されて、進捗を上司も見てくれていることが、小さなことですが仕事のやりがいになりました。やりがいを感じることができると、「もっと成長したい」と前向きな思いが芽生えます。Bizer teamを見て、上司が担当している業務も「いつか自分でできるようになりたい」と思うようになりました。単純作業だけでやりがいを感じることは難しいものです。でも、重要な業務に一部分だけでも関わっていくことができると、成長意欲にもつながると思います。時短勤務でもBizer teamを通じてやりがいと成長実感を得ることができたことが、とても嬉しかったですね。
可視化・共有ツールとしてBizer teamを活用し、チーム力を高めたい
――今後活用していきたいシーンはありますか？
三好さん：
可視化することによって業務の課題や問題点が明らかになったので、現在はブラッシュアップを繰り返しています。2019年までおよそ3割がフルリモートワークでしたが、コロナウイルスの影響で8～9割の従業員がリモートワークとなったので、出社しなくても業務を進められるよう、Bizer teamのチェックリストを修正したり、新規フローを整理しているところです。
最近では、広報や人事採用でもBizer teamの活用を始めています。寺瀬がBizer teamの有効性を理解しているので、業務分解に慣れていないメンバーの伴走と、社内への浸透を図っています。職種によってBizer teamとの相性はありますが、まだまだ可視化できる業務はあるはずなので、今後も幅広く展開していきたいと考えています。単なる業務の共有にとどまらず、メンバーに合わせた業務内容の最適化や、チーム力の向上を目指しており、その結果として、一層多様な働き方が増えるのではと予想しています。
――会社全体をチームとして考えた時に、大事にしていることはありますか？
三好さん：
組織は複数人がいて、チームとして成り立っています。“得意”と“不得意”をお互いにフォローしていくことに、組織の意味があると考えています。お互いのフォローや理解のための可視化・共有ツールとしてBizer teamなどを活用することは、会社全体でのチーム力強化につながると考えています。
今後は、チーム力の掛け算の成果をもっと大きくしていきたいですね。例えば、業務設計のノウハウを活かしたコンサルティングサービスや、他社の経営のサポートなどを通じて、多様な働き方を多くの会社で受け入れられるような社会を目指していきたいです。
後編では、Bizer teamの導入時のエピソードや、バックオフィス全体への活用に至った実用性についてご紹介します。
