佐川グローバルロジスティクス株式会社は、流通加工をはじめとしたロジスティクスサービスを中心に幅広くサービス展開されています。
佐川印刷株式会社は、企画制作から印刷そして物流までの一貫したトータルサポートを強みとしたサービス提供を行っています。
今回は、佐川グローバルロジスティクス株式会社 総務部 広報課の大室さん、水島さん、佐川印刷株式会社 企画制作部の辻原さんに、「社内報業務」でのBizer team活用方法についてお伺いしました。
毎月発行の社内報、そのタイトな業務スケジュール
──現在、2社間でご利用いただいていますので、まずはそれぞれの会社や所属されている組織について教えてください。
大室さん：佐川グローバルロジスティクス（以下、SGL）はSGホールディングスのグループ会社になります。業務内容はロジスティクス事業で、全国71ヶ所に物流拠点があり、そこに入館されているお客様の物流加工業務を主体にしている会社です。
私と水島が所属している総務部 広報課では、社内外への情報発信を課のミッションとしています。その中でも、社内報「結」の制作業務がメインとなっています。
辻原さん：佐川印刷は「佐川」がついていますが、SGホールディングスに属するグループ会社ではなく、パートナー企業となります。
デザインや印刷、物流など印刷に関することをトータルに請け負っている会社です。
私はその中で、お客様が作りたい制作物の企画から制作までの窓口を担当していて、チームには他に、編集者やデザイナーがいます。
──ありがとうございます。今回、社内報の制作業務でBizer teamをご活用いただいていますが、そもそも社内報はどのような工程で制作されるものなのでしょうか？
水島さん：弊社の社内報「結」は毎月発行しています。
企画の構成は概ね毎回同じですが、会社や物流業界の動向、時期に合わせた内容を考えています。例えば「結ちゃんと学ぶ」というコーナーは連載企画ですが、何を学ぶかは会社の方向性や流れを考慮した内容に変わります。
辻原さん：工程としては、まずはうち（佐川印刷）が完成までのスケジュール案を出します。印刷などの製造工程から逆算して、いつまでに原稿を仕上げてデザインに起こさなくてはいけないかなどがここで決まります。
大室さん：そのあとはミーティングですね。その月の号について、どういった内容にしていくかという課内会議があります。その後、会議で決まった構成を佐川印刷さんに共有して、実際の原稿作成の作業に入っていくといった流れです。
辻原さん：原稿が上がってくると、次はデザインの部分でSGLさんとコンセンサスをとって、作業をスタートさせていきます。
水島さん：デザインも含め初校が出来上がってきたあたりで、取材を行った各部署に内容を確認してもらいます。確認が終わり、内容がFIXしたら製造（印刷）に回す形ですね。
大まかな作業工程
大室さん：月刊で社内報を発行していると、業務がとてもタイトで常に3ヶ月分を並行して作業する必要があります。
そうなると進捗管理はすごく大事。各ポイントをしっかり把握しておかないと混乱が生じやすいんです。
多くのメールやファイルのやり取りで生じていた混乱
──常に並行して作業されていると、今やっている作業が何月分のものなのかわからなくなりそうです……。そういった部分を含め、Bizer team導入前にはどのような課題がありましたか？
水島さん：Bizer team導入前は主にエクセルで進捗管理をしていました。企画ごとに、原稿をいつ入稿するかなどの情報を記載して都度メールで送り合っていたという状況です。
このやり方だと、他にも様々なメールがある中で、検索性が悪かったり最新版のエクセルがどれだか分かりづらいという課題がありました。
辻原さん：原稿やデザインデータのやり取りは、お互いの会社のグループウェア上でやりとりすることもありましたが、セキュリティや容量制限の面で不都合なことが多かったんです。
そういった課題をなんとかしたいと思ったときに、ちょうどBizer teamを知り、ファイルのアップロードや情報共有の面でスムーズにできるようになるんじゃないかと思いました。
トライアルを経て、これは便利だなと実感できたので、二社間で本格導入することにしました。
──ありがとうございます。使い方はすぐにイメージできましたか？
水島さん：もともと総務の方がBizer teamを知っていて、私たちの社内報業務に使えるんじゃないかと勧めてくれたのがきっかけでしたが、実際に利用してみると感覚的ですぐに使えましたね！
大室さん：結局メールだと進行状況が見えづらい部分があったと思います。フォルダへの振り分け設定はするのですが、それでも尚、フォルダ内で順番がごちゃごちゃになってしまう。
私がBizer teamをはじめて使ったときに、その業務に特化して進捗管理やコミュニケーションができるというのがわかって、すごく良いツールだなと感じました。
進捗管理に最適、情報誌を作るのにちょうど良いツール
──御社での具体的な活用方法を教えてください。
辻原さん：その月の企画案をもとに原稿の作成に入っていくわけですが、この段階で「チェックリスト」に作業内容を登録していきます。企画単位で担当者が決まっており、また、必要な作業項目が洗い出されているので、どの企画を誰が担当していて、それぞれの作業がどこまで進んでいるかがひと目でわかるようになっています。
水島さん：ひとつの企画の中でもいろいろな部署に取材を行っていたりするので、最終的にできたページの内容確認はそれらの部署にひとつひとつ確認していく必要があります。
それぞれの部署で確認が完了したかどうかという管理にも、チェックリスト機能を活用していますね。
こうやって進捗が可視化されていると、例えば私が病気で急な休みが発生したときも、他の方でフォローがきくところがとても良いなと思います。
──タスクはコピーできるので、毎回イチからチェックリストを作るのではなく、先月分をコピーしたものを編集したりとBizer teamとの親和性は高そうですね。
水島さん：そう思います。あと、原稿やデザインデータは関連ファイルにアップしていくのですが、これはものすごくわかりやすくなりました！
業務の性質上、ラフデータを上げたり修正が入ったりと、かなり多くのファイルのやり取りを行っています。今まではそれをメールでやり取りしていたわけですが、最新版を探すのがすごく大変だったんです……。
Bizer teamの関連ファイルは、ファイルを更新する度に古い方を「アーカイブ」することができるので、常に最新版だけが表示される状態を作り出せました。
辻原さん：コメントも非常に追いやすいですね。その月の号のやりとりだけがタスクの中にまとまっているので混乱しません。
また、他にもこの手の管理をするツールはあると思うんですけど、どれもけっこうシステムとしては重すぎるなと感じています。その点、Bizer teamは情報誌を作るのにちょうど良い使い勝手だなと思いました。
──すごくご活用いただいていることが伝わりうれしいです！
辻原さん：あとは、佐川印刷側の話でいうと、営業のメンバーも参加しています。
営業には印刷する工場のスケジュールを抑える役目があるのですが、このスケジュールを取るタイミングがなかなか難しいんです。
印刷はすべてオーダーメイドなので、仮に抑えていたスケジュールに間に合わないとなってしまうと、工場の予定を空けちゃうことになるんですよね。なので営業は非常に慎重にスケジュールを組みます。
今までは、印刷工場にスケジュールを取るタイミングも、メールでやり取りをしながら対応していましたが、今はBizer teamで常に進捗を見ることができるので、やり取りすることなくタイミングを把握できるようになりました。
社内一体となって作る参加型の編成チームへ
──今後このように使っていきたいといった活用方法があれば教えてください。
大室さん：「社内報編成委員会」という、各部のメンバーで構成された委員会があるのですが、この編成委員会のメンバーから意見をもらうためにBizer teamを活用しようと考えています。
今までは、主に発行済の社内報に関して感想や意見をいただいていたのですが、今後は制作過程から参加してもらいたいと思っています。
まだ始めたばかりではありますが、初稿段階で表現に関するアドバイスをもらえたりと、早くも効果が出ています。
辻原さん：おそらく回を重ねるごとに、編成委員会のみなさんも社内報を作ることへの参加意識が芽生えてくるんじゃないかなと思います。
Bizer teamはユーザーのアイコン画像を自分で設定できるじゃないですか。あれはけっこう個性が出るのでいいと思うんですよね。
今はまだアイコンを設定するまでにはなっていないけど、あれを設定してくれるようになったら、一歩中に入ってくれたかなという気がしますね（笑）
大室さん：社内報は広報課だけで作れるかというとそうではないです。そんな中で、制作に必要な情報を広報課が求めるだけでなく、編成委員から「こんな特集はどうですか」とか「こんな記事作ってください」という提案がくる流れができたら素晴らしいと思います。
Bizer teamを使うことで、メールでは実現できない気軽な意見の場ができたらいいなと考えています。
──素晴らしいですね！最後にチームとして大事にしていることを教えてください。
大室さん：ご協力いただいている佐川印刷さんを含め、会社の垣根を超えたチームワークを醸成していきたいです。編成委員にしても、今までは少し距離感があったかもしれないけど、どんどん参加型の一体感のあるチームにしていきたいですね。
あと、今は本社の担当者のみで編成されている委員会も、将来的なビジョンとしては各地の支店のメンバーにも入ってもらいたいですね！
