toBeマーケティング株式会社は、セールスフォース・ドットコム社が提供するマーケティングオートメーションツール「Pardot」及びCRM「Salesforce」をメインに、企業のマーケティング活動の支援を行なっています。
2015年6月の創業以来事業拡大を続け、2017年5月にはセールスフォース・ドットコム社が主催する「Partner Summit2017」において「Rookie Partner of the year」を受賞しました。
今回は、経営企画室の高井さんと伊東さんにBizer team導入の経緯や導入後の変化について伺いました。
Excelでの業務管理にそれぞれが限界を感じていた
– 経営企画室の体制について教えてください。
高井さん: 現在、バックオフィスは伊東がメインで、その傘下にいるメンバーも彼女が管理しています。僕は内部監査などの業務がメインで、バックオフィスについては間接的に関わっています。
– Bizer team導入の経緯を教えてください。
高井さん: 以前は僕の前任のバックオフィス担当者が、必要最低限のExcelで業務を管理していました。そのExcelを僕が当時の担当から引き継ぎ、一人でほぼ全ての業務を担当しながらExcelを少しずつ更新を続けていたところに、バックオフィス担当として伊東が異動し、引き継ぎをすることになりました。
伊東さん: 最初はドキュメントがなく驚きました…
高井さん: そもそも細かい業務については頭の中で管理している部分が多かったので、ひとつひとつ思い出しながら伊東に引き継ぎをしていきました。僕が説明したことを彼女が一生懸命メモするのですが、あくまでメモなので、あまり可視化になっていません。やはり管理ツールがないと困ると思っていたところに、知り合いだった畠山さんからメッセージでお声掛けいただいてトライアルしてみました。
伊東さん： 当初は引き継いだExcelを使い、その中の細かい作業をさらに他のメンバーに依頼して進めていました。しかしExcelを使いながら私もタスク管理のツールが必要だと感じ、良いサービスがないか探していたのです。そのときにちょうど高井から「Bizer teamというサービスをトライアルで使うから、一緒に使ってくれないか」と、言われました。それで使い始めたのがきっかけです。
高井さん: 以前はバックオフィスには経理のメンバーと僕の二人しかいなかったので、少ない分役割分担がはっきりしていました。そこに、伊東が入って来て、さらにもう一人、と一気に人が増えたので、急に困ることになりました。
– 事業としてSalesforceやPardotなどのコンサルティングをされていますが、バックオフィスはExcel管理だったのですか？
高井さん: もちろん、営業やマーケティングの部署ではSalesforceやPardotを使って業務を最適化しています。しかし、バックオフィス部門で業務管理に使えるようなツールというのがなかなかありませんでした。
プロジェクトとして管理するほどでもない、日常的な業務に使える管理ツールが欲しかった
– 他にもツールを探していた中で、Bizer teamを選ばれたポイントはありましたか？
伊東さん: プロジェクト管理ではなくて、簡単にタスク管理できるものを探していたので、その点で要望と合っていました。
– なぜ、プロジェクト管理ツールではなくタスク管理ツールがよかったのですか？
伊東さん: プロジェクトとして管理するほどでもなく、日常的に発生するような業務の管理に使うためです。使う側にとっても難しくなく、テキストでさっと入力すればそれで済む、くらいの簡単なレベルのサービスを探していました。
高井さん: 管理部は原価が関係ないので、工数管理などは必要ありません。
伊東さん: エンジニアが使うような細かい進捗やバージョンの管理までは必要なく、だけどタスクの管理はしておきたい、というところから始まっています。
高井さん: しかも当社の場合、バックオフィスは私以外ほぼ女性なので、視覚的、感覚的なツールのほうが絶対みんな使ってくれます。
属人化していた業務を、複数人で配分できるようになった
– 現在の主な利用シーンを教えてください。
伊東さん: いろいろ使っていますが、メインは新入社員の受け入れ業務です。毎月、前月のタスクをコピーして使っています。ツールのアカウント発行、PCの手配、入社前のメール、名刺の発注、など細かい作業が多く、このタスクだけでも関連する人間が5名と多いです。以前はExcelで管理していた業務をBizer teamに移行し少しずつ整理して、ようやく完成形になりました。
高井さん: 僕が一人で担当していた業務を徐々に伊東にパスしていき、細かいところまで仕上げてくれました。また、僕はより経営に近い仕事をするようになったので、その部分に関する中長期的なタスク管理にも使っています。
伊東さん: 受け入れの業務についてはほぼこれで、抜け漏れがなくなりました。以前は抜け漏れも多く、誰がどのタスクをやるか、ということがきちんと配分されていなかったので、負荷の大きい業務を一人が一生懸命やっていました。その頃と比較すると、業務を細かく分割し自分以外の他の人間にタスクを渡していく、といったことが、ようやくできるようになりました。
– もともとはExcelで管理されていたんですよね？
伊東さん: 似たようなことをExcelでやっていましたが、大変でした。更新自体を忘れますし、期限もつけることができませんので。
高井さん: 僕は、Bizer teamだとブラウザでパパッと更新できる点が楽です。Excelだと一度ドライブを探して、ファイルを開いて、更新して、というのが面倒でした。
伊東さん: メンバーにも「もうそろそろ人が入社するからBizer teamでタスク見ておいてね」というだけで通じます。また、たまにプラスアルファで今月の人だけこの作業、といったことが出てきたりするので、そういうときも簡単に追加できて使いやすいです。
– Excelだと行追加なども大変ですよね。導入前後でチームの業務はどんな変化がありましたか？
高井さん: 「可視化ができた」その一言ですね。属人化しなくなりました。また、タイミングの問題ですが、規模が拡大するときだったので助かりました。一人でやっていた業務範囲を一気に4人でやるようになりましたが、業務を4分割した際にも、誰が何をやるのかという部分が非常に明確でした。
– 1人のときに課題にならなかったことが、組織拡大で突然顕在化するんですよね。他にはどのような使い方をされていますか？
伊東さん: 新人教育の際に使っています。Bizer teamでタスクをチェックしているときに「このチェックリストの担当を付け替えるね」という風に新人に新しい仕事を任せます。「こことここは、頑張ってできるようになろう」と言って担当を渡すとメンバーにも分かりやすいです。
業務整理する時間があれば他の業務をやりたい
– 急に人が増えて、という御社のような状況の場合、どのように業務整理するのがオススメですか
高井さん: 当社は業務整理と業務遂行を同時に行いながらになりましたね。一度業務整理してきれいにしてからタスク管理を始めたい、という気持ちは分かりますが、それではなかなか進みません。
伊東さん: 「ランニングで業務を変えていきたい」というような忙しいペースの会社さんにはオススメですね。業務整理する時間を取る暇がなく、整理する時間があれば他の業務に時間を割きたいとなりますよね。Bizer teamは日々管理しながら、ランニングで業務が整理していくことができました。
– そう言って頂けると大変嬉しいです！ 今後Bizer teamの利用シーンは広がりそうですか？
伊東さん: 今は複数の関係者が関わる大きめのタスクしか入れてないので、今後は個人の小さなタスクなども移行していくようチャレンジしたいです。
高井さん: 僕の業務は今後、内部監査など社外の士業とのやりとりが多くなるので、そういった部分でも使っていきたいです。
– ちょうど今月、外部の方を招待できる機能をリリースするのでぜひお試しください！本日はお忙しい中貴重なお話を聞かせて頂き、ありがとうございました！
– 企業情報 –
toBeマーケティング株式会社
事業内容: マーケティング支援事業
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