経理、会計業務、労務、営業事務、総務などのバックオフィス業務のBPO事業とDXコンサルティング業務を行う株式会社ディ・エフ・アイ。
今回は、バックオフィスサポートグループ ディレクターの藤田 亜沙美さんと上野 恭未さんに取材し、Bizer teamの導入背景や成果をお伺いしました。
導入して1年。リマインダーの活用によって、Bizer teamの立ち位置が劇的に変化
――所属する組織体制と、Bizer teamを導入した経緯を教えてください。
藤田さん：
弊社は2019年に創業し、翌年の春に私たちが入社しました。当時は事業を拡大するタイミング。代表からは「業務で必要なシステムはどんどん導入していい」と言われていたので、前職で利用していたBizer teamを真っ先に導入しました。現在は正社員以外にパートや業務委託を含めた体制で業務を行っており、全員がBizer teamを利用しています。
――Bizer teamを選んだ理由は何ですか？
藤田さん：
タスクやチェックリストの可視化ができる点と、様々な情報が集約できる点です。私たちが入社する前は、代表とパートタイムの方1名のみで、任されている業務範囲が限られていたため個人のメモのみで業務が遂行できていたそうです。でも、従業員が増えた上に全員フルリモートで働いているため、業務を可視化する必要がありました。私も上野もBizer teamを利用したことがあったので、導入とともに2人で使い方や社内ルールを決めていきました。
地道に利用方法を説明し、１年弱で今の運用スタイルが固まりました。また、Bizer社のユーザー会がきっかけでリマインダー機能を知ったのですが、リマインダーの導入によって、社内でのBizer teamの立ち位置が劇的に変わりました。リマインダーをほぼ全てのタスクに設定して作業を進めているので、この機能なしでは仕事ができない状態になっています。
上野さん：
直接的なシステム選定理由とは少し離れてしまいますが、弊社で使用しているコミュニケーションツールであるSlackに「情報共有」というチャンネルを作り、Bizer teamに新しい機能が実装されたら、使い方のアイデアを含めて共有しています。そのため、新機能もすぐに社内で広がるので、Bizer teamが業務の基盤になり、メンバー全員に使い方が浸透しています。
――リモートワークでの業務管理方法を教えてください。
藤田さん：
業務の情報源は基本的にBizer team。毎朝の始業報告を受け取ったあと、Bizer team上で各メンバーのチェックリスト画面を確認しています。業務が立て込む月末近くは月末期限のタスクの進捗も確認しますが、期限を超過している作業や、業務量として期限を超えてしまいそうな作業について、担当者に声をかけています。
また、各作業にどのくらいの時間をかけているのかを計るために、稼働時間機能も活用しています。全員がリモートで仕事をしているので働いている様子が見えないですし、想定以上に時間がかかっていた場合、何かにつまずいている可能性があります。稼働時間を確認することで、困っていることをすくい上げて、サポートをしたいと考えています。
これまでのメンバーはもともと知り合いだったので、人柄や仕事の進め方など事前の相互理解がありました。先日増員した2名は、一緒に働いたことがない上に、週2～3日勤務、1日4時間という働き方です。これからは初めて一緒に働く方を含め、多様な勤務体制が増えることを予想しています 。お互いを深く知らない段階で、かつ短い勤務時間でもスムーズに引継ぎができるように、上野と相談しながらBizer teamにタスクを作っています。チェックリストにスプレッドシートなどのマニュアルのリンクを貼り、注意事項のメモ書きも入れて、誰もが作業に取り掛かりやすい形を目指しています。
終わった作業にチェックを入れることで、仕事のモチベーションが高まる
――Bizer team導入の成果はありましたか？
藤田さん：
初めはメンバーの進捗を確認するために稼働時間機能を導入しましたが、稼働の最適化にも活用できることに気がつきました。BPO事業ではお客様ごとにグループを分けて、「労務」「営業事務」などのタスクを作成していますが、それぞれ稼働見積もり時間と実稼働時間を入れるようにしています。新規のお客様の業務をメンバーに割り振る際に、類似タスクの稼働時間を参考にすることで、稼働を最適化することができました。
また、カレンダー機能は本当に最高です。その月の業務がパッと分かるので、タスクが集中している日があれば他の日に移動したり、自動的に作られたタスクが休日になっている場合は変更したりと、一目瞭然なのでとても助かっています。週3日勤務のメンバーもいますが、「出社日に合わせてタスクを動かせるので便利になった」と聞いています。
他のメンバーにも成果を聞いてみたのですが、終わった作業にチェックを入れることで達成感を得られるので、たくさん作業した日はモチベーションが高まるらしいです。システム改善の要望も聞いていただき、ユーザーの声がサービスに反映されるので満足度が高いですし、私たちもシステム開発に関わっている気持ちになります。ダルマも可愛くて、Slackにもダルマのリアクションがあるんですよ。私たち、かなりBizer teamを愛していると思います（笑）
――今後、目指していきたいことはどのようなことですか？
藤田さん：
Bizer teamを活用した業務依頼～進捗管理までを一気通貫で行っていきたいです。現在、一部のお客様とBizer teamのグループを共有しています。もともと、お客様から指定されたExcelフォーマットにタスクを入れて、毎朝の定例で当日の作業報告と進捗管理を行っていました。ですが、当日の作業を口頭でご説明するよりも、直接チェックリストを見ていただいた方が、仕事の流れや締め切りがすぐに分かります。そこで、Excelフォーマットを廃止して、お客様もBizer teamで進捗確認ができるようにしました。
一方で、あるチケット管理ツールを使って弊社に業務依頼をいただき、質問もそのツール上でやり取りしているお客様もいらっしゃいます。弊社の業務管理はBizer teamなので、ツールの履歴を都度Bizer teamに転記しています。でも、最初からBizer teamで業務依頼を受けられれば、転記する手間が省けます。例えば、チェックリストに依頼したい業務を入力していただき、私たちが業務内容をヒアリングしながら、具体的な作業を落とし込むようなフローを考え中です。
これまでは、すでにお付き合いのある企業を中心にBPO業務を行っていましたが、これからはより多くのお客様にご依頼いただくために業務のご依頼から進捗管理まで、Bizer teamを活用していけたらと思います
フルリモートでも「チームで一緒に仕事をしていること」を大切にしていきたい
――今後、どんなチームにしていきたいですか？
上野さん：
リモートワークだと良くも悪くも自分の仕事に集中してしまうので、一人で仕事をしているような気分になってしまいます。例えば、テンプレートの繰り返し設定で土日に作業が入っていたら、自分と一緒に他のメンバーのタスクも作業日を変更したり、タスクの進捗状況に目を配ったりして、「チームで一緒に仕事をしている」という感覚を大切にしたいと考えています。一つひとつの行動はちょっとしたことですが、自分からアクションを起こすように意識しています。
藤田さん：
私がチームで大事にしていることは2つです。1つ目は、「やりたいことはとにかく共有しておく」こと。やるべきこともやりたいことも、とにかくチェックリスト化して共有し、「自分の頭の中だけにある」という状態を作らないようにしています。そこで実際に、会社の年次作業のタスクを作成しました。これまでは月次で繰り返されるタスクをベースに社内の業務を進めていましたが、11月には「年末年始のお知らせ」、12月には「年末調整書類の郵送」など、月ごとの年次タスクを作成。さらに、「ワーケーション制度の検討」「災害時計画」など、将来的に実現したいタスクも作っておいて、みんなに共有するようにしました。
2つ目は、「経緯と履歴を残しておく」こと。チェックリストのメモ欄を活用することによって、いつもより時間がかかっている場合もメモ欄で経緯が分かるので、質問の必要がなくなるしサポートもしやすくなります。上野が言うように、ちょっとした気遣いを大切にして、リモートでもすぐ隣で作業しているような温度感、空気感を作っていきたいと思っています。
上野さん：
以前は藤田がみんなのタスクを作成して渡していました。でも、最近は「こんなタスクを作りたい」というメンバーのアイデアからみんなでチェックリストを作り込んだり、「上野さん、タスクを作っておいてください！」とお任せされたりするシーンが増えました。Bizer teamを通じて「仕事をもらう」という姿勢から、「自ら考えて行動する」という姿勢に、チームが成長していると実感しています。
