1919年の創業以来、一貫して電気の安全を守る受配電設備を作っている河村電器産業株式会社。
今回は、総務部で顧問として活躍する稲垣さん、厚生推進課課長の豊田さん、係長の鈴木さんに取材し、労務の業務改善とBizer teamの導入について、背景や成果をお伺いしました。
労務課の6名のメンバーは1～2年目ばかりで自走できず、不安定な組織に課題を感じた
――所属する組織体制とBizer teamの導入経緯を教えてください。
稲垣さん：
総務部に異動して3年目になります。当時は総務部長という役職でしたが、定年を迎え、現在は顧問という形でサポートをしています。私が着任した頃の労務課には6名のメンバーがおり、給与計算や勤怠管理などの労務管理に関する業務全般を行っていました。当時の課長は過去の歴史をすべて把握していて、分からないことはその方に聞けば解決するような、いわば“スーパーマン”のような存在でした。全体管理はその方にお任せすれば安心でしたが、その一方で、1～2年目のメンバーが多く、手取り足取りの丁寧な指導がないと前に進まない状態になっていました。私は労務の素人でしたが、客観的に見て組織としてとても不安定な状態だと感じました。
そこで、プロジェクト管理手法の一つであるPERT（Program Evaluation and Review Technique）図を使って業務整理をしようとしました。PERT図とは、プロジェクトの各工程を可視化することで、プロジェクトの工程管理や進捗把握を行う手法です。最初はExcelで進捗管理ができないかと試行錯誤しましたが、リアルタイム性がなくうまくいきませんでした。労務は3日間で完了する業務もあれば、2分で完了する業務もあり、着手と終了の範囲が幅広いので進捗確認がしにくいのです。
Excel以外にうちの部署に合うものがないかとインターネットで探していると、「タスク管理ツール」というキーワードが目に留まりました。そこで、タスク管理ができるERPのような大規模システムから、手軽な専門ツールまで幅広く試してみましたが、導入までは少し時間がかかりました。弊社の業務にピッタリ合う都合の良いシステムなど、はなからありません。むしろ「我々の業務の進め方をシステムに合わせなければいけない」と考えていましたが、いずれにしても大袈裟にはしたくありませんでした。例えばERPの機能の一部を利用する場合は、関連した業務や仕組みも並行して考えなければなりません。しかし、労務の業務を始めて1～2年目のメンバーが使うので、複雑な仕組みは向いていないと思いました。できるだけシンプルで扱いやすいシステムを探したのですが、Bizer teamは操作が簡単で、「使いやすく、教えやすい」と感じました。
――導入にあたり、苦労した点はありますか？
稲垣さん：
2021年4月に、労務業務を整理して47のタスクをフローチャートにまとめていました。同年の11月にBizer teamを導入し、フローチャートを元にチェックリストを埋めて、課長や担当者に見てもらって修正を加えて作り上げました。そこからどんどん追加していって、2022年3月までに120程度のタスクがBizer teamに入りました。
労務業務は、月次の給与計算など定期的なステップが少ないタスクもあれば、年末調整のように年に一度だけどステップが非常に多いタスク、入社・退社手続きのように、発生が不定期でステップの少ないタスクなどバリエーションがたくさんあります。メイン業務はマニュアルが作りこまれていたので、そのままBizer teamに入力しましたが、個人がまとめていて様式が揃っていないマニュアルは、Bizer teamに入力する際に統一するようにしました。
6～7日かかっていた月次の給与計算は2日間も短縮、メンバーは6名から4名へ
――Bizer team導入の成果はありましたか？
稲垣さん：
Bizer teamを導入する前に、業務の標準化や可視化のために、PERT図を使って業務整理を行っていました。実際にメンバーにヒアリングしてみたところ、常に納期がギリギリの業務がたくさん見つかったんです。もっと余裕を持った進め方ができないかと思い、PERT図から業務のクリティカルパス（最長の経路）を見つけて、ボトルネックとなっている工程を改善することにしました。
例えば、情報システム部に協力してもらってシステムを改善する、業務を自動化して作業者を分散する、締め切りギリギリで作業するのを防ぐために事前アラートを上げる、などの業務改善を行い、業務時間を短くしていきました。
こうした業務改善を行いましたが、単純に業務を可視化するだけでも、業務時間を短縮できるものです。業務の先が見えると、“待ち”の姿勢ではなく、先行してやるべきことに着手したり、後の人のために早く作業し手持ちを減らしたりするからです。その結果、6～7日かかっていた月次の給与計算が、2日間も短縮できました。
こうした一連の改善手法は、担当者の変更などで手戻りしてしまわないように、最後に「標準化」しておく必要があります。Bizer teamに手順をマニュアル化して残しておくことで、手戻りを防ぎ、誰が見ても一目で業務が理解できるようになりました。
豊田さん：
労務業務は弊社独自のシステムを使うのですが、専門用語や独特の言い回しがあるので、初めて使う方にとっては難解です。私も給与計算の流れや労務系の法律については理解していましたが、当初そのシステムがどのデータを集計して計算しているのか分からず困惑しました。システムの使い方は担当者だけにノウハウが溜まってしまうので、もし担当者が休んでしまうと、最悪の場合、給与が支払われなくなってしまう。属人化を解消し、生産性を高めるために、Bizer teamのようなツールで可視化し、役割分担の見直しを図る必要がありました。
鈴木さん：
実際に、弊社でシステム障害が起こり、勤怠や人事システムが使えない期間がありました。その時はBizer teamに残しているファイルが役に立ちましたが、業務の可視化はとても重要だと痛感しています。
稲垣さん：
私が着任した当時は6名のメンバーで労務業務を行っていましたが、現在は4名で回しています。4名に人数が減ったのに、6名いた時よりも残業時間は少なくなっています。Bizer teamを活用した役割分担の見直しや作業者間の連携、チームワークによって、大幅な業務改善をしなくても生産性向上につながりました。
――導入が成功したポイントは何でしょうか？
稲垣さん：
業務改善とBizer teamの導入をセットにしたことだと思います。業務を可視化するだけでは、なかなか使ってもらえません。「改善して仕事が楽になる」「正確に早く処理できる」など、自分たちが普段から課題に感じていることが少しでも前に進むようなことがあれば、みんな協力して使ってくれるでしょう。
プッシュ型の厚生推進課として労働生産性を高め、会社全体に影響を与える組織を目指したい
――今後、目指していきたいことはどのようなことですか？
稲垣さん：
現在活用しているのは、日次や週次、月次の定型業務です。ただし、労務は定型業務以外にもプロジェクト型の業務がたくさんあります。例えば法律が改正されると、業務内容を全て見直さなくてはなりません。また、年に一度は社内規定を見直す必要があります。今後はこうしたプロジェクト型の業務をBizer teamで可視化して、管理していきたいです。
――今後、どんなチームにしていきたいですか？
豊田さん：
労務課は会社設立以来ある、古い部署です。これまでの労務課は受け身の姿勢で、給与計算など「来たものを処理する」という仕事の進め方が大半でした。でも、福利厚生課と統合されて、総務として人に関わらなくてはならない組織になりました。そのため、縦割りで自分のことだけを考えるのではなく、みんなの業務を知る必要があります。これからはプッシュ型の組織として、労働生産性を高めていきたいと考えています。
鈴木さん：
これまでは自分の業務に精一杯で、誰がどのような仕事をしているのか分からない組織でした。Bizer teamを導入したことによって、メンバーの仕事を理解することができました。これからはもっとチームワークを活かして、お互いに支え合っていきたいです。
稲垣さん：
私はチームをサポートする役割。これまでの「処理をする組織」から「会社全体へ影響を与えるような組織」に、もっともっと発展していきたいですね。
