携帯電話の卸売・販売および法人向けの端末ソリューション事業を提供する同社は、全国に400店舗以上のキャリア認定ショップを展開しています。新卒・中途ともに採用活動も積極的で、東北・北陸・東海・首都圏拠点の採用を東日本人事課が、関西・中四国・九州拠点の採用を西日本人事課が行っています。
今回は、東日本人事課にBizer teamを導入し、新卒・中途採用業務におけるBizer teamの具体的な運用方法や、導入成功のポイントについて語っていただきました。
個人に蓄積されている人事の業務知識を、誰もが共有できる状態へ
――具体的な業務内容とBizer teamの導入経緯を教えてください。
佐藤さん ：
3年前に法人営業部から人事部に異動になりました。我々の所属する東日本人事課には、新卒採用や中途採用を含めて4つのチームがあるのですが、人事経験豊富なプロフェッショナルも多く、いわば“分業制”のような働き方でした。それぞれ責任を持って自身の仕事に取り組んでいるのですが、業務内容が把握できないとサポートもできません。業務の「可視化」の必要性を、以前から感じていました。
百々さん ：
私も４年前にショップ営業部から人事部に異動になりました。主に担当している新卒採用は学生の母集団を形成して説明会を開催し、選考、内定、内定者フォロー、入社手続きと、年間を通じて行われます。中途採用と比較して年に一度しか行わない業務が多く、産休や異動などメンバーの入れ替わりがあると、昨年の採用活動をメールの履歴や社内カレンダーで追いかけていました。新卒採用の各業務は一年後に繰り返されるので、その間にメンバーが変わっても引き継ぎができている状態にしたかったのが一番ですね。
――導入にあたり、苦労した点はありますか？
佐藤さん ：
最初に、メンバーに「タスク管理ツールの導入はどうですか？」と相談を持ち掛けました。選考や入社に関する書類は紙でやり取りすることも多く、人事の仕事は紙文化が強い傾向があります。導入に不安もありましたが、物珍しさもあったのか、メンバーからは前向きな回答を得ることができました。
導入にあたり、まず私が各チームの「グループ」を作成し、「とりあえず使ってみてください」と運用をお任せしました。チームによって導入進度は異なり、一番早かったのは新卒採用チーム、次に中途採用チームでした。採用業務は採用管理システム（ATS）を使用しているので、進捗を管理するデジタルツールへの親和性が高かったのかもしれません。
一方で、残念ながらBizer teamの活用が進んでいないメンバーもいます。社内に人事歴数十年のスーパープロフェッショナルがいるのですが、Bizer teamに全てを入力してもらうことは難しいので、周囲のメンバーが代わりに入力し、できるだけ資産化するようにしています。
中途採用は採用プロセスを分割、新卒採用はイベントでタスク化を図る
――採用業務の場合、どのようにBizer teamを運用されているのでしょうか？
佐藤さん ：
中途採用では「募集～内定」の候補者管理をATSで、個別性の強い「内定まで～入社手続き」のタスク管理をBizer teamで行っています。
候補者1名に対して「タスク」を「（1）内定まで」「（2）条件面談から入社承諾」「（3）入社手続き」の3つに切り分け、「（1）内定まで」には、一次面接の日程調整、適性検査、二次面接の日程調整、内定出し…と、内定までの一連のプロセスを「チェックリスト」化しています。「（2）条件面談から入社承諾」も同様に、条件面談の日程調整や承諾書のやり取りなどをチェックリスト化。面接や面談の日程にはリマインダーも設定します。
「（3）入社手続き」は、もともと入社手続きに必要な書類の受け渡しを紙でチェックしていたので、Bizer teamのチェックリストにそのまま置き換えることができました。管理項目や順序を自由にカスタマイズできる柔軟性の高さと、リマインダー機能がBizer teamの強みですね。
候補者ごとにタスクを作成すると、メンバーが抱えている候補者数が分かるので、業務量の把握や調整が容易になります。ただ、全国で200名の中途採用活動を行っているため、数が増えてくるに従い絞り込みが難しくなってきました。現在は「担当者名」「至急」など、様々なラベルを駆使して管理しています。
中途採用の月次タスクはテンプレートを繰り返し設定にしています。何も考えずに勝手にタスクが作成されるので、業務の抜け漏れがなくなりました。
百々さん ：
新卒採用は、ATSとBizer teamを並行で活用しています。Bizer teamでは、例えば「○月〇日会社説明会」「△月内定者交流会」など、イベントでタスクを作成しています。何年も新卒採用を担当していると、「そろそろ内定者フォローの時期だ」などと、次に予定されるイベントが頭に浮かびますが、経験が浅いと次の業務を見通すことができません。経験豊かなメンバーを中心に、先回りしてタイトルを入れ、チェックリストの項目を洗い出して、必要に応じて担当者を検討して依頼しています。
月次業務では、媒体の管理などもBizer teamを活用しています。学生向けに様々な媒体に採用情報の掲載をしていますが、月次で説明会の日程を入れる際に、「○月日程作成・オープン」というタスクを作成し、掲載媒体をチェックリスト化し、反映したらチェックを入れます。
Bizer teamで作成した新卒採用のタスクは全部で400以上、現在進行中の案件は40程度になりました。今まで、説明会の参加者に対する提出書類のチェックリストはExcelで管理していましたが、タスクに集約しました。結果しか分からなかった状態から、会話の過程も見えるようになったので、次回の改善ポイントが掴めるというメリットもあります。
最近は、誤ってチェックして作業漏れが発生することを防ぐために、何かを行ったら必ずコメントに一言入れるようにしました。チーム全体に共有したい場合はALLでメンションし、メールで通知しています。
成功体験を拠点にも展開し、いずれは労務部門への横展開が目標
――導入の成果はいかがでしたか？
佐藤さん ：
誰かに偏ることなく、業務量の調整ができるようになりました。突発的な休みや異動にもチームで対応することができますし、コロナウィルス感染拡大防止による在宅勤務への移行もスムーズに実現できました。また、資料作成など単発の仕事の依頼も、Bizer teamに内容と関係者を入れておけば、お互いに認識できるし業務量の把握も可能です。口頭ならではの「言った、言わない」を解消することができました。
百々さん ：
新卒チームも紙ベースや口頭のやり取りが多かったのですが、在宅勤務になって会話が減ったため、より使う頻度も増え、有難みを感じるようになりました。Bizer teamでメンバーの頭の中が見えるようになったので、「このタスクはもう1つチェックリストが必要だよね？」など、業務に対するお互いの気づきは多くなりました。
――導入が成功したポイントは何でしょうか？
佐藤さん ：
「Bizer teamに入れておいてね」を口癖にしていたら、メンバーも「Bizer teamに入れておきますね」が当たり前になりました。社内ではチャットツールも使っていますが、タスクに関連することは、あえてBizer teamにメンションをつけて残しておきます。チャットだと、やり取りが流れてしまって後から探すのが大変だからです。
百々さん ：
新卒採用チームは毎朝打ち合わせがあるので、そこでもBizer teamを確認しています。ただ、業務が終わったにも関わらずチェックリストが放置されていることもあります。業務が終わる時間帯にチェックリストを見直して、放置されているリストがないか、当日中に完了すべきリストがないかを確認し、メンバーに声がけするようにしています。メンバーには“パトロール”と言われるのですが、本当にやるべきことが埋もれてしまうので、管理は徹底していますね。
佐藤さん ：
中途採用チームも、定期的にBizer teamを確認する会を作っています。日々の業務に忙殺されてチェックしていないことがあるので、自分への戒めも含めて「明日Bizer team確認会やるから整理しておいて！」と声がけするようにしています。
――今後、他の業務での活用イメージはありますか？
佐藤さん ：
各拠点にも採用担当者がいるので、我々が作成したテンプレートを共有し、拠点での利活用を図っているところです。首都圏はチームが細分化されていますが、拠点は新卒・中途採用や労務、総務なども担当しています。お互いに共有しなければならないことが多いので、もっとBizer teamの活用を広げていければと思っています。
最終的には、労務などを担当している人事課との共有を目標としています。入社までの手続きは我々が行っていますが、社会保険など労務系の手続きは人事課が行っています。毎月、人事課と各拠点の採用担当者がメールでやり取りをしていて、履歴を探す工数がかかります。横断業務はBizer teamで連携することで、作業が大幅に簡略化できると考えています。
メンバーが主体的に改善案を提案。理想のチームの姿が間近に
――今後、どんなチームにしていきたいですか？
百々さん ：
次に何をしなければならないのかを見越しながら、各自がしっかりと動けるチームになれたらいいな、と思っています。
佐藤さん ：
メンバーが主体的に動くことができるチームを理想としています。Bizer teamを導入した効果かもしれませんが、メンバーが主体的に改善案を言ってくれるので、「理想に近づいている」という実感があります。一番嬉しかったのは、導入後に「Bizer teamに入ってないよ」「Bizer teamに入れておいて」という会話を耳にした時ですね。すっかりメンバーの口癖になりつつあります。
