クラウドワーカーを活用したSaaS事業を中心に、BPOやクラウドソーシング事業を展開する株式会社うるる。
今回は、人事部 労務管理課で労務業務に関わる中村さん、髙橋さん、野里さん、以前はご自身も労務業務の実務に携わっており、Bizer teamを導入した執行役員CHRO 人事部長の秋元さんに取材し、導入背景や成果をお伺いしました。
役割を明確化した結果、“個人主義”の働き方に。新入社員を迎えるにあたりBizer team導入を決定
――所属する組織体制とBizer teamの導入経緯を教えてください。
秋元さん：
2021年7月に野里が入社するまでは、僕と中村、髙橋の3名で労務業務を行っていました。労務の定常業務に関するマニュアルはありましたが、スプレッドシートにやり方が書かれているだけなので、タスクやスケジュール管理ができる状態ではありません。新入社員の入社を機に、「業務習得の早期化を図りたい」と考えたのが、導入の目的の1つ目です。
2つ目は「労務管理課の業務を効率化したい」ということ。野里の入社前はとにかく忙しく、考える余裕もなくて必死で業務をこなしていくだけの毎日。「この状態を何とかしなきゃいけない」とずっと思っていました。タスク管理ツールに業務を全部入れれば手順と進捗状況を可視化できるので、業務の無駄やボトルネックが把握しやすくなります。効率化して業務量を減らしたいけれど、なかなか実現しない。Bizer teamは、みんなが悩んでいる理想と現実のギャップを、ディスカッションしながら改善できる点が魅力的でした。
中村さん：
「効率化しなきゃいけない」という課題を頭では分かっているのですが、考える前に業務が来てしまいます。当時は「入退社の手続きは髙橋」「給与計算は自分」と明確な役割分担があり、自分の業務を遂行することだけに一生懸命でチームとして機能していませんでした。
髙橋さん：
私はExcelでタスク管理をしていたのですが、いつまでに何をしなければならないかは全て自分の肌感覚。「自分が忘れると命取りになってしまう」という状態だったので、そのまま引き継ぐのは難しいと感じていました。
秋元さん：
そのまま野里が入社したとしても、「○○業務は野里」と個人主義で働く人が1名増えるだけです。引き継ぎにあたり、Bizer teamにタスクを作って手順を書いておき、それを見ながら仕事を覚えてもらうことにしました。
引き継ぎにBizer teamを活用。新入社員の目線で躓くポイントをメモし、誰もがわかるマニュアルへ進化
――導入にあたり、苦労した点はありますか？
野里さん：
労務業務は初めてだったので、チームの状況を把握するツールがあるというのはとても心強かったです。説明を受けながら、細かい手順をどんどんBizer teamにメモしていきました。マニュアル化を進めることで、「チームの一員として役に立っている」という実感にも繋がりました。
以前はチームで仕事を動かす職場にいたので、タスクが属人化するデメリットも感覚的に分かります。業務が属人化していると「持っているタスクはその日中に終わらせなければ」という意識になってしまい、本当は明日に回せるタスクであっても、「忘れてしまいそうだから」という理由で残業してでも終わらせます。納期や進捗が可視化されていれば、最適な順序でタスクを進めることができますし、担当者がいなくても他の人がサポートすることができます。Bizer teamの機能を見たときに、「チームの全体最適化」という観点で「神ツール！」と思いました。
秋元さん：
業務を熟知した人がマニュアルを作ると、当たり前すぎることは省く傾向があります。Bizer teamで引き継ぎをして分からないことをメモしてもらうと、新入社員が躓きやすいポイントが補足されるので、誰もが分かるマニュアルに進化するんです。野里には労務未経験をポジティブに捉えて、「何でこんなやり方をしているのだろう」「こういう風に変えた方がいいのでは」と、気づいた点を反映してもらうようにしました。今まで「当たり前」だった仕事の進め方に対して、新しい視点で疑問を発信してほしかったんです。
――Bizer team導入の成果はありましたか？
髙橋さん：
慣れないうちは少しずつ仕事をお任せしていくので、野里の手が空くこともあります。Bizer teamのタスクの粒度を細かくしておけば、簡単にできそうなタスクを自ら見つけ、隙間時間で作業してもらうことができます。作業が終わったらコメント欄で教えてくれるので、効率的に分担することができました。また、これまでは業務の依頼が来た時に、中村と私がどちらも作業してしまったり、逆にお見合いしたりということがありましたが、Bizer teamに登録することで無駄な確認作業も減りました。
中村さん：
リーダーとして、業務を依頼したり配分したりすることも多いのですが、業務量や進捗は本人に直接聞かないと分かりませんでした。Bizer teamを利用するようになって、チェックリストを見て誰に依頼するか判断できるので助かっています。
秋元さん：
業務を見える化して野里が拾い上げたり、髙橋がリマインダー機能を活用して漏れなく対応したり、中村が業務を配分するのに役立てたりと、一通りの活用はできてきている状態ですが、課としての業務効率化はこれからです。そのため今期から「プロジェクトダイエット（野里命名）」という名称で、週に一度ミーティングを開催しています。
他社テンプレートの活用やイレギュラー対応のタスク化など、業務の効率化に役立てたい
――今後、目指していきたいことは何ですか？
野里さん：
Bizer teamは私と入社時期が同じ、頼れる「同期」という存在。フル活用していきたいですね。他社事例やテンプレートの作り方がとにかく参考になっているので、タスクごとにどのような形のテンプレートが適しているのかを整理していきたいです。また、予定時間と実際にかかった時間も記録することができるので、作業が早いメンバーがいれば、「何故早いのか？」に着目してチーム内で業務フロー改善が行えると思っています。
髙橋さん：
私は顕在化していないタスクを、Bizer teamに落とし込みたいと考えています。例えば社会保険の手続きなどで、滅多に発生しないタスクや書類があります。その場は社労士の方の指示通りに手続きして終了するのですが、イレギュラー対応なのでマニュアル化もせずそのままになっています。今までは同様のケースが発生した時に、過去の対応指示メールを発掘する作業に時間がかかるのが悩みでした。忙しいからと後手になっていましたが、イレギュラー業務を掘り起こしてタスクにすれば、さらに効率化できるのではないかと考えています。
秋元さん：
僕自身、うるるで初めて労務管理を担当し、そのやり方を中村と髙橋に引き継いでいます。いわば “秘伝のたれ”状態なので、無駄もたくさん含まれているでしょう。でも、一人で考えていても、従来のやり方が正しいと思っているから無駄に気づくことができません。だからこそ、「プロジェクトダイエット」はみんなでディスカッションしながら進めたい。頭の中のイメージだけで語るのではなく、Bizer teamのタスクを見ながら、現実的な対策を検討したいですね。
今後は「ワークライフバランスを大切にし、一体感を感じられるチーム」を目指したい
――今後、どんなチームにしていきたいですか？
秋元さん：
ワークライフバランスを大切にして、一体感を感じられるチームにしたいです。ベンチャー企業なのでコーポレート部門の人員に余裕がなく、残業が多い。労務は業務の波が大きいので、給与計算や年末調整時は終電の時間になるほど忙しくなります。やはりライフを充実しないと、良いワークはできません。だからこその「プロジェクトダイエット」です。また、業務の見える化によってお互いをサポートし合えるので、チームの一体感に繋がるでしょう。業務の効率化も見える化も、Bizer teamが原動力になると確信しています。
野里さん：
仕事のやりがいは価値を生み出したときに感じることが多いので、中長期的には会社や社員に対して価値提供ができるチームになりたいと思っています。その時間を捻出するために、まずタスクを棚卸しして標準化・効率化していく必要があると思います。また、Bizer teamに、寄りかかり過ぎないように気を付けたいですね。「リマインドが飛んできたタスクだけ終わっていればいい」という感覚に陥ってしまうと、チームで働く意味が薄れてしまう。だから、できる限りチーム全体のタスクを見に行くように意識しています。
髙橋さん：
Bizerteamを駆使して業務効率化が図れるチームにしていきたいです。メンバーそれぞれの強みはある程度メンバー内で理解できていると思うので、ゆくゆくはメンバーの強みを生かした業務連携ができればと思います。Bizer teamがあることで、他のメンバーの進捗を知りサポートすることができるようになりました。時折「Bizerteamがない状態だったら、今はどんな感じで仕事を進めていただろうか？」と思うことがありますが、そのくらい今はBizer teamがルーティンで、必ず通過してタスクを終えるようになっています。
中村さん：
弊社が掲げる「うるるスピリット」に、「会社はホーム、社員はファミリー」という価値観があります。同僚や上司といった線引きをせず、家族のように言いたいことを言えて、遠慮せずに楽しいことや辛いことを共有し合える。そういうチームにしていきたいと思っています。でも少ない人数で仕事を終わらせようとすると、どうしても個人主義になってしまって、以前は「社員はファミリー」は遠い目標でした。Bizer teamを使えば、みんなの業務や進捗を共有できます。辛いときは「助けてほしい」と言いやすいですし、そういう雰囲気を作ることができます。自分がなりたいチームのための手段のひとつとして、Bizer teamが頼りになっています。
秋元さん：
少人数のチームは、短期的には役割分担を明確にした方が効率的だと考えていました。その結果、個人主義のチームになっていました。個人主義のチームがパフォーマンスを高めるためには、一人ひとりがスーパーマンになるしか術がありません。でも、チームで力を合わせた方が、忙しいときはお互いに助け合えるので効率的だし、幅広い知識や経験が身につくので業務スピードは加速するはず。野里が入社しBizer teamを導入した結果、このことに気づかせてもらえて、本当に良かったと思っています。
