株式会社ネクスウェイは、約9,000社の顧客を持ち業界シェア第一位を誇るFAX同報サービスを中核に、クラウドを基盤とした企業のコミュニケーションに関わるサービスを展開しています。
チェーンストア展開企業に向けた「店舗matic」や、保険薬局、病院薬剤部に向けた「医薬情報おまとめ便サービス」など、様々な業界のコミュニケーション課題に沿った多様なサービスを開発し必要な顧客に届けています。
今回は、そんな多様なサービスのマーケティングを全て統括する販促企画グループの関口さん、森田さん、また、事業部側の担当として「店舗matic」事業部のグループマネージャー 永廣さんにお話を伺いました。
多くの仕事、新しいメンバー、業務の仕組み化が喫緊の課題に
-今回は御社のマーケティングのお仕事にフォーカスしてお話を聞かせていただければと思います。まずは組織やお仕事内容について教えて下さい。
関口さん：弊社は、営業・マーケティング支援を中心に、多くのBtoBサービスを展開しています。それらのサービスを企画・営業する「事業部」と「推進室」が、合計で9つあります。
また、各サービスのマーケティングを企画・実行する部署が全社組織として別にあり、PDCA機能のうちP・C・Aを担う企画担当とDに特化した推進担当に分かれています。
そちらは現在、企画担当は私を含めて5名(うち１名は事業部兼務、うち1名は時短勤務)、推進担当が4名（うち2名は派遣スタッフ）在籍しています。
各事業部・推進室のターゲットはそれぞれ異なっていて、例えば、ある事業部では製薬だったり、他の事業部ではスーパーマーケットや大手チェーン店だったり、またある事業部では金融・不動産と、まったく違う領域になっています。
-これら9つの事業部・推進室のマーケティングを一手に引き受けているわけですね。かなり大変なのではないでしょうか…？
関口さん：事業部・推進室ごとにターゲットが異なるので、ある事業部で使った企画がそのまま別の事業部で展開できるということがほとんどないです。9つの事業部・推進室で個別に企画を行っています。
これを企画メンバーの5人で対応するので大変ですね（笑）しかも、私も森田も今年の春からチームに所属しているので、前任者から引き継ぎながら対応している状況です。
森田さん：配属された当初は、メールの確認だけでも大変でした。とにかく量が多くて、しかも届いたメールが自分に関係するものかどうかの判断もできなかったので、ひとつひとつ確認していました。
パソコン操作のしすぎで1ヶ月目ぐらいに腱鞘炎になってしまいました…（笑）
永廣さん：メールや口頭のやり取りは多かったですよね。いわゆる「言った言わない問題」も発生していました。
あとは、業務管理をスプレッドシートを使って行っていたのですが、そのスプレッドシートがどこにあるかわからなかったりと、確認や検索に時間がかかっているという課題もありました。
関口さん：そういう状況なので、作業の抜け漏れも発生していましたし、とにかくこの状況をなんとかしなくちゃ、という課題感は日頃から感じていましたね。
そんなときにBizer teamを知りました。
-Bizer teamの使い方はうまくイメージできましたでしょうか？
森田さん：営業に来ていただいたときに、デモ画面を見せていただいたのですが、その時点ですぐにピンときました。これは使えるなと。
関口にも導入を提案して、そこから利用開始まではスムーズだったと思います。
本当に必要なことに集中することができるようになった
-具体的な利用シーンを教えていただけますか。
関口さん：販促企画グループと事業部との間で発生するやりとりやタスクを、なるべくBizer team上で完結させることを目的に使い始めました。現在は2事業部とこのやり方を進めています。
仕事の流れとして、まずはじめに事業部と企画担当者が打ち合わせをして、どういったリード（見込み客）を獲得したいのか、そのためにどういう施策を行うか、などを決めます。
例えば、マーケティング施策としてセミナーを開催することがありますが、セミナーにもいろいろな形があるため、その詳細も詰めていきます。
施策が決まった段階で、Bizer teamのタスク登録を行い、チェックリスト機能に具体的な手順を洗い出していきます。
森田さん：準備しなくてはいけないものをまず私の方で洗い出していきます。
Bizer teamには、販促企画グループのメンバーだけでなく事業部の担当者も参加しており、関係者全員がここですべての業務や進捗を確認できるようにしています。
業務手順を洗い出したチェックリストは、ひとつひとつのチェック項目に担当者をアサインできるので、誰がなにを担当していて、それがどこまで進んでいるかが一目瞭然です。
事業部にお願いしていることも、チェックリスト上でアサインして、両部署で協力しながら進捗管理しています。
また、ミーティングも何回か行いますが、その議事録もタスクの中に記録しています。
今まではミーティングの議事録を探すのにも時間がかかっていたのですが、今は、関係する情報がBizer teamの中に集約されているので、すぐに確認することができるようになりました。
永廣さん：情報がすべて残るので「言った言わない問題」も解消されましたし、そもそも進捗状況はタスクを見ればわかるので、余計なコミュニケーションをとる必要がなくなりましたね。
-すばらしいですね！状況確認のためだけに発生していたコミュニケーションが削減されると、本当に必要なことだけを話せる環境ができますね。
森田さん：必要なコミュニケーションを、タスク単位で会話できるのもすごく助かります。これを今まではメールでやっていたので、あらゆるタスクのやり取りが混ざってしまい、履歴を探すのが大変でした…。
時間に限りのあるママワーカーにもぴったり
関口さん：あと、これまでは毎日15分間の朝会をやって進捗確認していたのですが、Bizer teamを使うようになってからはこの朝会もなくしました。タスクを確認すれば進捗は把握できるので、朝会はいらないよねと。工数削減にも役立っています。
森田さん：私や関口を含め、企画担当5名中4名が実はママワーカーでして、小さい子供のお迎えがあるので仕事に使える時間がどうしても限られてしまいます。すごく中途半端なところでその日の仕事が終ってしまうこともよくありますね…。
当然、自分が帰ったあとも他のメンバーは仕事をしているので、翌日は業務の進捗状況を確認するところから始まります。
今まではメールをさかのぼったり、スプレッドシートを確認したり、メンバーに直接聞いたりと、この確認作業だけでかなりの工数を割いていたと思います。
Bizer team導入後は、業務手順を細かく分解した状態でチェックリストにしているので、「チェックリストの◯個目まで仕事が進んでいるから、今日はこの作業から始めよう」といった具合に、瞬時に次に取るべき行動を把握できるようになりました。
永廣さん：事業部側でも「あの企画どこまで進んでたっけ？」など確認したいときに、これまでは夕方以降だと翌日にならないとわからないという状況が発生していたのが、今はタスクの進捗を見れば一目瞭然なので助かります。
森田さん：それに、子供の体調不良などで急な休みが発生した場合も、今は進捗状況や担当者が常に共有されているので、他の方にフォローしてもらうのが容易になりました。
子育て世代のママワーカーにもぴったりなツールだと思います。
関口さん：あとは、新しく入社してきた人にとってもすごく良いツールですね。
やるべきことがすでにBizer teamに洗い出されているので、仕事に入りやすい環境ができていると思います。
前は、何から手を付けて良いのか迷うこともあり、考えながらやっていたと思います。
そういう「確認する時間、迷う時間」は、例えひとつひとつは3秒だったとしても、日々積み重なると最終的には大きな工数になります。
弊社のマーケティング業務は細かい作業が本当に多いので、Bizer team導入によってこのような時間を削減できたのは大きな効果でした。
-Bizer teamは効率的な引き継ぎに活用していただくこともありますが、新人さんがスムーズに業務習得するためにもお役に立てているようでうれしいです！
森田さん：最近ですと、新人がはじめて担当するプロジェクトも、Bizer teamを使って作業を洗い出してもらった上で仕事を進めています。
スムーズな業務管理ができるのはもちろんですが、これによって私の方でもリアルタイムに進捗が把握できるので、適切なタイミングでフィードバックやフォローが可能になりました。
単なるタスク管理ツールではなく、マネジメントの観点でも有効なツールだと思います。
-チームとしてレベルアップしていけそうですね。最後に、販促企画グループがどんなチームでありたいかをお聞かせ下さい。
関口さん：常に新しいことに挑戦していくチームにしていきたいと思っています。
今まで経験したことのない新しい挑戦は、不安ももちろん伴いますけど、それ以上にワクワクするじゃないですか。
こういうワクワク感をみんなが持っているチームとして仕事をしていきたいです。
ルーチン業務や定型業務に忙殺されてしまうと、新しいことに挑戦する意欲や体力が削がれてしまいます。
Bizer teamはこういった業務を可能な限り効率化して、楽に仕事ができるようにするためのツールとして今後も期待しています！
