スキャンマン株式会社は、2013年に設立された派遣型スキャン代行サービスを行う会社です。100万人が使う名刺アプリ「Eight」をはじめ様々なサービスと提携し、そのニーズはどんどん拡大しています。
チャットツールでのタスク管理に限界
-Bizer team導入の経緯について教えてください。
杉本さん: これまでは、コアメンバー5名でお互い目が届く範囲のため、そこまで業務を管理する必要がありませんでした。この4月からメンバーが2名増え、また、今後はアルバイトのメンバーにもある程度仕事を任せようということになり、業務管理の必要性が出てきました。また、特にバックオフィス関連で士業など様々な社外の人とのやりとりが増えてきて、現在の仕組みだけでは管理しきれなくなり、それでBizer teamを導入しました。
-実際にはどのような課題が出てきたのですか？
杉本さん: 社内社外ともにチャットツールをメインのコミュニケーションツールに使っているため、そのツールのタスク機能を使っていました。ただ、タスクを人に割り振っても、それが対応されたのかどうなのかわからず埋もれたり流れていたりしていました。
会社運営は小さなプロジェクトの積み重ね、そのコミュニケーションを効率化
-Bizer teamの現在の利用シーンを教えてください。
杉本さん: いろいろなグループを作っています。営業部門でも使い始めていますが、最も使っているのはバックオフィス業務です。バックオフィスのグループでは社外の社労士、オンラインアシスタントも使っています。社労士さんから依頼された業務の一部をそのままオンラインアシスタントにお願いする、といった使い方など、業務のやりとりがすごく便利になりました。
タスク例
– 労務業務 w/社労士、オンラインアシスタント
– 月次決算 w/オンラインアシスタント
– 毎月の請求書チェック
– マニュアル作成
-Bizer teamを使い始めてどういう変化がありましたか？
杉本さん: 依頼したものの対応漏れがなくなりました。例えば、経理のアシスタントから「資料が不足しているのでアップしておいてください」など、タスク内でコメントとチェックリストでやりとりして請求書などのファイルもタスクにアップして情報を集約しています。
-変化が起きるのがすごく早かったですよね。
杉本さん: そうですね、運用が定着するまで1ヶ月もかかりませんでした。もともとの自分の思想に合っていたからだと思います。会社の運営は小さなプロジェクトの積み重ねですよね。そのプロジェクトの中に、小さなタスクが大量にあって、それををみんなで協力してやっていくものです。そのコミュニケーションが効率的であればあるほど、会社の運営が効率的に回っていくはずです。それがまさに、Bizer teamだと思います。
チャットツールだとコミュニケーションがカジュアルにとれる点が非常に良いのですが、その良さのために不要な情報もたくさんあってノイズも増えてしまう。コミュニケーションの効率化がチャットツールによって実現できたのに、効率化されたがゆえに、コミュニケーション量がすごく増えて追いきれなくなってしまう。
-Bizer teamを使い始めてチャットの量に変化はありましたか？
杉本さん: 確認や依頼などのやりとりがなくなって非常に減りました。ただ、チャット自体はなくなることはありません。タスクに関するコミュニケーションはBizer teamになり、それ以外のコミュニケーションはチャットでやりとりしてという形で、全体として効率化されます。
-使い分けは社内ですぐ浸透しましたか？
杉本さん: 使い方については多少啓蒙が必要だと思います。当社の場合は、最初自分が率先してタスクを作ってメンバーにアサインしたり、チャットツールで依頼されたことに対して「Bizer teamにタスク作っておいて」とお願いしたりしました。メンバーはすぐに慣れて自らタスクやチェックリストを作るようになり、今はだいぶその使い分けができるようになっています。
既存業界への新規参入、ITでの効率化が差別化の鍵
-会社運営の効率化、という部分にはもともと課題感をお持ちだったのですか？
杉本さん: そもそも当社の事業は既存業界があり、単純に新規参入しただけでは何の差別化もありません。そのような状況の中で、ITツールを使って組織をとにかく効率的に運営できるようにしておけば、その時点でまず価格競争力が出ます。そうすると、今度は、これまで郵送で対応していたスキャン代行について、派遣で対応できる、という差別化につながります。
それでITサービスについては常に見て良いものを取り入れているのですが、この1,2年は変化がすごいです。法人向けのサービスがたくさん出てきています。「こういうサービスあったらいいな」と思うものはだいたい検索すると出て来るので、ドラえもんの世界です。（笑）
事業者の中で、この環境の変化についていける会社はそういないです。こういうITツールは、要するに武器ですよね。刀や竹槍で戦っている時代に、鉄砲とかステルス戦闘機が出てきた感覚です。であれば、そういった武器をどんどん取り入れて運用していく組織の方が、絶対に強くなります。しかも、今後大きくしていきたいのであれば、小回りのきく小さい組織のうちにやっておいた方がよい。
現場でのBizer team活用でさらなる効率化、事業成長を
-今後Bizer teamを活用するシーンは広がりそうですか？
杉本さん: 今はバックオフィス業務や営業などで使っていますが、今後はメイン事業の案件管理にも使えるのではないかと考えています。そこを効率化できれば、さらに事業を伸ばしていくことができます。
-今後さらにBizer teamを活用していただくうえでご要望などはありますか？
杉本さん: たくさんありますが、まずはモバイル対応ですね。営業や現場で使うとなると必須です。
-モバイル対応は多くのお客様からご要望頂きます。スキャンマン様のさらなる事業成長に微力ながら貢献できるようにがんばります！本日は貴重なお話ありがとうございました！
– 企業情報 –
スキャンマン株式会社
事業内容: 書類のデジタルデータ化
本社所在地: 〒103-0014 東京都中央区日本橋蛎殻町2-12-3 ワイケイ日本橋ビル3F
