Increments株式会社様「対株主、対顧問士業とのやり取りが圧倒的に楽になった」

多くのエンジニアが毎日のように使っているQiitaを運営されている、Increments株式会社さま。

管理部門の業務効率化を進める中、Bizerの「バインダー」機能を活用していただいております。今回は実際の使い方やその効果などをインタビューしてきました。

業務効率化が好きで、気づいたらIT企業で働いていた

– まずはじめに御社の事業について簡単に教えてください

弊社はエンジニアの情報共有サイトQiitaと、社内情報共有ツールのQiita:Teamの2つを運営しています。

Qiita はエンジニアのために、プログラミングに関する知識を記録・共有するためのサービスです。現在は日本中のエンジニアの方が使うサービスとなり、ユーザーの方の期待に応えるためにがんばっています。

Qiita:Teamはエンジニアの方に限らず営業や総務の方などが、社内のデータやテキスト情報を蓄積するための情報共有ツールとして導入されています。書きやすさ、いいねのしやすさなどにこだわって作っています。

– 武内さんの業務について教えてください

バックオフィス全体の統括がメインの仕事ですが、その中でも得意なのは業務の仕組み化や効率化です。入社直後は銀行口座をオンラインバンクにするところからスタートして、次に外部の税理士に委託していた会計処理を社内処理に変更した上でクラウド会計を導入したり、契約書の締結と管理をクラウドサインに移行したり。弊社はリモートワークを推進しているということもあって、バックオフィスもとにかく全部ペーパーレスでできるようにしようと取り組んできました。

そうすることでどんどんバックオフィスのオペレーションにかかる工数を減らしています。

あと対応している時間が多いのは法務の仕事です。さらに株主とのやり取りなんかもやっています。

– かなり幅広く担当されていますね。武内さんのご経歴も伺えますか。

新卒では金融系の会社に入社して5年ちょっと務めたあと、税理士事務所で働きました。税理士の資格をとったあとは知り合いのベンチャー企業で、コーポレート部門全体の対応を色々とやっていました。会計に限定した仕事というよりも、事業を伸ばすための土台を整えるためにあらゆることをやるという感じです。

その過程でセールスフォースの導入設計なんかもやりましたね。ユーザー会のプレゼン大会で2位になって、賞品としてサンフランシスコで行われるドリームフォースにも行ったんですよ。

– すごいですね！業務効率化の鬼なんですね。

私の場合は、セールスフォースの設計は営業やマーケティング側から入るのではなく、会計側から考えるんです。会計に必要な情報を取ってこられるようという観点で、後ろ（会計側）から設計しました。

プレゼン大会で評価されたのも、あまりそういう人が多くないからかもしれません。案件ごとの粗利が計算できるような仕組みを取り入れたり、為替も関係していたのでレートの情報をもたせて計算する仕組みを入れたりしていました。

– 税理士の資格を取られたというのが不思議なくらいですね

資格の勉強を始めたときは税理士として独立するつもりだったのですが、もっと知識やノウハウとITを掛け合わせたものをやりたいと思いまして、それからEvernoteやセールスフォースをはじめ、どんどんITツールを使ってみるようになって、その両方の知識が活かせるIT企業の中で働くというキャリアが今の自分には合っていると思っています。

月次決算、取締役会、弁護士とのやり取りがとにかく楽になった

– では、どのようにBizerを使われているのかを教えてください

バインダーの機能を使っています。主に3つのシーンで使っています。

まずは月次決算のシーンですね。

弊社は月次決算の内容を株主の方に共有しているのですが、今まではこれをメールでやっていました。送り先の株主のメールアドレス、名前の情報などに間違いがないか指差し確認をして、添付ファイルに間違いないがないかを確認して、パスワードを別のメールで送るときにまた確認して、万に一つもミスがあってはいけないのでとにかく気を使っていました。

それがバインダーを使うことでぐっと楽になりましたね。ファイルをバインダーにアップして、株主を共有ユーザー設定すれば終わりです。あとは株主に通知メールがいくので見たいときに見てもらえばいい。最初は導入まで少しハードルがあるかと思ったのですが、株主側も「メールだと見逃してしまったり、保存を忘れてしまうこともあるので、Bizerにいけばいつでも見られる方がありがたい。」という反応で、あっさりと導入が決まりました。

– メールでパスワードを送るやり取りは、受け取った人も面倒ですしね。

もう1つが取締役会の運営、議事録の保管です。

取締役会議事録を作った上で会議をやりますが、その会議で出た細かいコメントを今まで残せていなかったんですよね。議事録に残すわけではないが、残しておきたいようなコメントです。Slackにあったりするのですが、それを後から探すのは大変ですし、議事録は作ってしまってそこでハンコを押してもらうので、そういう内容のものをバインダーのコメント機能に残しておけるのはとてもありがたいです。

– そういうストックできる場として使っていただいているんですね。

3つ目が弁護士との契約書関連のやり取りです。

今まで弁護士とのやり取りについては色々なツールを試してみたんですよ。メールは始めから使う気はなくて、チャットツールを使ってみたりもしたのですが、なかなかうまくいかなかったんです。タスクの期限がわからなくなってしまったり、どの契約書についてのコメントなのかがぐちゃぐちゃになってしまったり。特に複数の契約書についてのやり取りが同時並行で進むことがあるので、お互いに混乱してしまったり、終わったと勘違いして放置してまったり。

それが1つの契約書に対して1つのバインダーを作ることで、どの契約書についてコメントをしているのかが明確になり、処理完了したものもアーカイブすることで管理できるようになりました。

あとやり取りしていく中で契約書のバージョンが新しくなっていくわけですが、途中でバージョンを入れ替えたりするケースもあるんですよね。そのときにバインダーの中でバージョンアップするたびに古いものはアーカイブしておいて、入れ替える必要があるときにアーカイブから戻してきたりするわけです。

そしてバージョンが変更になったことについてはその前後のコメントで弁護士とのやり取りが残っているので、あとから見返したときにどういう背景、どういう考え方で今の契約書になったのかきちんと履歴が残るんですよね。ファイルのアップ、アーカイブの記録と弁護士とのやり取りが同じ時系列でログに残るの、これすごくいいです。

– これは自分たちでもすごく便利だと思っている機能なので、こうやってリアルに使っていただいているのをみると嬉しいです。

ITに強い弁護士さんとやり取りしているので、すごくスムーズに使ってもらっていますよ。

バインダーは、一言で言うとパーマネントリンク

– 武内さんにとって、バインダーのいいところってどこだと思われますか？

一言で言うと、パーマネントリンクなんですよね。契約書とか議事録のパーマネントリンクがここに置ける。結局、Googleドライブとかにファイルはあるんですけど、最新版がどれなのか分からなくなることも多いですし、ちょっとコメントしておきたいなぁとか、そういうのがファイルサーバーだと難しいじゃないですか。そういうコメントなんかをリンクとして残しておけて、ここを見れば必ずあるよっていう状態にできるのは契約書なんかを管理するにはすごくいいと思います。

弊社の社長もすぐに「これパーマリンクがあるのがいいね」と言っていました。

全ての履歴が残せるので安心

– 実際の画面を見せていただいていますが、かなり使い込んでいただいてますね

これは弁護士さんとのやり取りですが、全てここでやり取りしています。

– ファイルがものすごい数ありますね

議事録やコメント、メールでもらったものなど複数ありますね。これを全てメールでやり取りするとなると、かなり管理が大変になると思います。

バインダーで管理するようになってからは、コメントの他にもファイルの添付やいつアーカイブしたのかなど全ての履歴が残るので、安心して全てのやり取りを集約できています。

これをチャットツールでやると、結局は添付しているファイルをどこに保存するんだということになるんですよね。保存しながらコメントを残していけるのは、ありそうでなかったと思いますね。

– ドキュメントを常に保管しておく必要があるというのは、バックオフィス特有のものなのかもしれないですね

やはり誰が何を変更したのか、どんなコメントをしたのか、全ての履歴を残したいという気持ちがあって、その安心感はバインダーで担保されているなと思いました。

目的に応じたツールを組み合わせて効率化する

– 武内さんはどんどん使い込んでくださいますし、要望もたくさんあげてくれますよね

とにかく試してみるタイプですね。新しいサービスが出たらなるべく試してみて、ダメだったらやめるし、もう少し機能改善してくれると嬉しいなと思った場合はサポートに対してどんどん要望をだしますね。クラウドツールの場合は、要望してすぐに「改善しました！」という返答が来ることも多くて、そういう対応スピードも含めて、ツール選択の際の基準にしています。

新しいツールを導入する際には、どうしても目の前の業務のやり方そのものを変えないといけません。日々のルーチンワークを見直すのって非常に手間なので、そこは乗り越えないといけないですね。ただ、もっともっと先を見ればやり方の変更に伴って増えた一時的な手間よりもトータルで削減できた手間の方が多くなることがほとんどで、トータルで考えると絶対に手間が減って楽になっている状態があるわけです。とにかくそういうイメージをしっかりもって、周囲にも説明した上で、変える手間というハードルは乗り越えるようにしています。

今までの経験でも、最初はとにかく抵抗されたけど、導入して1年後には現場からすごく感謝されるっていうのもありますし、とにかくそこは自分の感覚を信じて前に進むことにしています。

コーポレートスタッフみんなにも、とにかくルーチンワークをなるべく減らして、空いた時間にもっと会社をよくするためのことを考えることに使って欲しいと思っています。どうしてもコーポレート部門の性質上、ルーチンワークをやることが業務だと思ってしまいがちなのですが、それは手段であって目的ではありません。ルーチンワークが減っても、同じ結果が出ていれば全く問題ないわけで、むしろ作業をするのではなく考えるようにしよう、と常に言っています。ただ、ルーチンワークに追われていっぱいいっぱいだとそんなのものは絵に描いた餅なので、まずはとにかく効率化してルーチンワークを減らす、その次に考えることに時間を使う、という順番ですね。仕事のやり方を変えずに、考える時間を捻出しろというのはただの押しつけだと思います。

今だと、そうやって捻出した時間をつかって、例えば、リモートワークの制度をよりよくするために他の企業にヒアリングにいったり、勤怠管理をより自分たちの実態に合ったものにするために他のツールを比較検討してみたりとか、そういう時間にあててもらえるようにしています。

– まさにバックオフィスのあるべき姿ですね

今回のバインダーの活用なんかも、原点はとにかく経営陣にはどんどん事業を伸ばすために頭も時間も使ってもらいたいという思いがあります。そのためにはコーポレート部門が徹底的にサポートするし、そのためのツールの整備もやります。

経営陣が書類管理や株主とのコミュニケーションに時間を奪われて、本来やるべき仕事ができないというが、一番もったいないので、そこは得意な人がやればいいし、そのためにはITツールにも投資をするべきだと思っています。

– 今はいろいろなツールがあると思いますが、武内さんはどうお考えでしょうか？

何でもかんでもやれます、というツールはどうしても限界があるので、やはり目的に応じて使い分けた方がいいと思っています。

特に今はAPI連携ができるツールも増えてきたので、それぞれの特性を活かしつつ、必要な部分はAPIで連携するという使い方がこれからは主流になっていくような気がします。バインダーだったら契約書と株主とのやり取りに特化して使うという決め打ちがいいと思います。

それぞれのツールで数千〜数万円の利用料を払っているので、色々なことに使いたいという気持ちは分かるんですけど、得意ではないことを無理矢理実現しようとしても、むしろ効率は下がると思うんですよね。必要なものをいくつか組み合わせて最適な形を作っていくほうがいいと思っています。

そのために色々なツールを触ってみて、適材適所に使い分けるように工夫するべきですね。

– バックオフィス担当者の方にとっても大変参考になるお話、ありがとうございました