導入事例

ToDoリスト事例:Bizer株式会社「ToDoリストの活用でバックオフィスを効率的に」

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こんにちは。
Bizer株式会社の佐藤です。

社内では主にサービスの運用やユーザー対応・顧客管理をはじめ、サービス企画や広報活動等にも携わっています。
また、弊社のバックオフィス全般も対応しており、まさに私自身、Bizerのヘビーユーザーでもあります。

そんなヘビーユーザーの一人として、Bizerの具体的な利用シーンについてお話ししたいと思います。
今回は主に「ToDoリスト」の活用事例となります。

その前にToDoリストの生い立ちについて

そもそもBizerは当初、「士業にオンライン相談できるサービス」としてリリースされました。
おかげさまでたくさんのユーザーの方にご利用いただき、また、弊社自身もBizerの1ユーザーとして日々バックオフィスの疑問を士業に相談しながら解決していました。
特に、初めて行う役所関連の手続きはわからないことが多く、細かい部分も逐一士業の方に確認してましたね(汗)

そんなときふと思ったのが、「こういう一般的な手続きがわかりやすくまとまっていてタスク管理できると便利なのではないか」ということです。
私自身、ネットで調べつつわからないことを士業さんに聞いていたのですが、そもそも一般的な手続きなので、毎回士業さんに確認するのも申し訳ない気持ちになるんですよね…
それにあまり効率的なやり方とも思えません。

これってきっと、同じような悩みを持つ経営者やバックオフィス担当者がたくさんいるはず。
そういった思いから生まれたのが──

Bizerの「ToDoリスト」です。

とにかくまずは検索してみる

このような経緯でリリースされたToDoリスト機能ですが、対応できる手続きを徐々に増やしていき、現在は約60種類に達しました。
これだけあるとやりたい手続きのToDoリストを探すのも大変、ということでToDoリストには検索機能がついています。

雇用」「役員」「移転」「源泉所得税」など、自分のやりたいことに関するキーワードを入力することで関連するToDoリストが検索できます。
よく使われるキーワードをクリックしてToDoリストを表示することも可能です。
キーワードが思い浮かばない、ToDoリストにはどんな種類があるのか確認したい、などの場合は「ToDoリストテンプレート一覧」から選択することもできますので、状況に応じてToDoリストを作成しています。

「移転」に関するToDoリストを作成してみた

Bizer社は何度か本社移転をしています。
もちろんその度に関連手続きを行うわけですが、その作業には移転のToDoリストがかかせません。
私もすでに何度か経験しているわけですが、それでも移転関連の手続きを網羅的に把握するのは難しく、ToDoリストがないとスムーズに終える自信はないですね…

手続き内容を資料等にまとめればよさそうなものですが、先述のように他の業務もあり、むしろメイン業務はそちらなので、バックオフィスはどうしても片手間になるんですよね。
社員数の少ない会社は、大なり小なり同じような状況になっているのではないかと思います。

ToDoリストで管理すれば、次に何をすればいいのかが明確ですし、細かいタスクももれなく手続きすることができます。
届出書式や記載例も確認できるので書類作成もスムーズです。

ちなみに書類作成や申請作業は、ToDoリストから専門家に代行依頼することもできるんですよ。
決まった様式がなく用意する書類も多い「登記申請」関連の書類作成・手続きは専門家に依頼しつつ、定型の届出書を書くだけのものは自分でやる、というように状況に応じて対応方法を選択するのも良いです。
(実際にBizer社は上記のように対応しています)

通年で利用しています

ToDoリストでは、移転や雇用、役員関連の手続きなどの都度発生するものから、年末調整、算定基礎届、決算申告など年に1度必ずやらなくてはいけない作業にも対応しています。

このような手続きについては、自分で検索しなくてもBizerのスケジュール機能で確認できますし、時期がきたらメールSlack連携で通知されるので、うっかり忘れることもなく対応できています。

レコメンド通知されることがわかると、それまでは頭からはずすことができるのが良いですね。
特に年末調整なんかは社員の協力も必要ですし、完了まで1〜2ヶ月ぐらいかかるのであらかじめレコメンドされると余裕をもって対応できます。

ToDoリストを使うためのToDoリストもあります

これからToDoリストを使い始めるユーザーさんに向けて「ToDoリストの使い方を知る」というToDoリストテンプレートもご用意しています。
まずはこちらをご確認いただき、ご不明点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。

BizerのToDoリスト機能を活用して、バックオフィス業務の効率化に役立てていただければと思います!