導入事例

バインダー事例:Bizer株式会社「株主との間で何がどう変わったのか」

  • このエントリーをはてなブックマークに追加

みなさんこんにちは。
Bizer株式会社の畠山です。

3月1日にリリースしました「Bizer IR」ですが、VCなどの外部株主がいるスタートアップ企業を中心に具体的な運用がスタートしています。

そんな中、ご利用を検討していただいているスタートアップから「どういうときに使うの?」という声をいただきますので、少しずつ事例を紹介していきたいと思います。

そんな事例紹介の第一弾は、弊社での自社利用事例になります(まずは自社でしっかり使っています^^)。

弊社でもBizerのバインダー機能を使う前は他のツールを使っていましたので、バインダー機能で何がどう変わったかをお伝えしたいと思います。

  1. 「フロー」と「ストック」が切り分けられるようになった
  2. 株主との会議に関する情報(ファイルやコメント)が整理されるようになった
  3. 株主総会が簡単に運用できるようになった

1.「フロー」と「ストック」が切り分けられるようになった

今まで、株主との情報共有やコミュニケーションをFacebookグループ、Facebookメッセージ、メールでなんとなく使い分けていました。

その使い分けは、日々のニュースや共有事項をFacebookグループで共有、コミュニケーションをとるときはFacebookメッセージ、株主総会のやり取りやVCのファンド決算に必要な情報のやり取りはメールでと、色々と使っていますね。

なんとなくツールを使い分けていたのですが、とにかく「フロー」として流れていくものが多くなってしまい、過去に遡って情報が必要になる度に検索していました。(Facebookメッセージの検索で苦労した経験がある人は多いはず…)

検索でそれなりに情報を見つけることはできるのですが、どれが最新版なのかを探し当てたりするなど、無駄な時間を使ってしまっていたところがあります。。。

今はこれにバインダーの運用を加えたことで、残しておくべき「ストック」に関してはバインダーで常に最新版を管理し、関係者で共有しておけるようになりました。

例えば「登記簿謄本」や「定款」などの書類や、株主との間の「投資契約書」や「株主名簿」、または社内での管理が必要な「就業規則」「商標登録証」などです。

VCのファンド決算のときに「登記簿謄本」などを求められることがあると思いますが、ここに常に最新版を置いておくことでコミュニケーションを効率化することができます。(前に共有してもらったの、どこにあったっけ?などのやり取りはなくなります)

2.株主との会議に関する情報(ファイルやコメント)が整理されるようになった

株主との定例ミーティングを実施しているスタートアップは多いかと思います。

弊社は、週次と月次で株主と定例ミーティングを行っており、定例会議ごとにバインダーを作成しています。

例えば週次の定例ミーティングは、バインダーにあるアジェンダとラップアップ、メモに内容を記載して運用しています。

ドキュメントの保管はバインダーに添付するものもあれば、Google ドライブのURLを記載して共有しているものもありますね。

定例ミーティングについてのコメントは、バインダーのコメント機能を使ってやり取りされています。バインダーにコメントが紐付いていて保存されるのでチャットツールなどと違い後で見返したときにも見失いません。まさに「ストック」になっていて良いですね!(自画自賛ですみませんmm)

コメントが更新された場合はバインダー内の共有対象ユーザーにメールで通知がいくようになっています。

今まではFacebookグループに定例ミーティングの資料をアップロードして、コメントに議論のメモなどを書き込んでいたのですが、他の情報共有などが更新されていくと過去の定例ミーティングが埋もれてしまっていました。

それがファイルもコメントも全てバインダーに格納されるのでとても便利になりました!

3.株主総会がかんたんに運用できるようになった

株主総会は、あまりきちんと運営できていなかったのが正直なところです。

必要書類を自分で用意することもあれば、弁護士さんや司法書士さんが作ってくれることもありましたが、メールに必要ファイルを添付して送ることも手間でしたし、委任状をまたメールでもらうなど運用が煩雑でした。

移転や増資のときには「臨時株主総会」、決算月から3か月以内(会社によって違います)には「定時株主総会」を開催する必要がありますが、おそらくスタートアップにとってこれがなかなか面倒になっているかと思います。

株主総会についてのコラムはこちら https://bizer.jp/archives/4776

まず、「定時株主総会」ですが、必要な書類は全てバインダーで自動生成することができます。必要な書類は、「招集通知」「委任状」「議事録」ですね。(事前に株主の情報を登録しておくことで自動生成されます)

弊社では、私が代表取締役で議長になりますので、他の3名の株主の「委任状(議長に委任する)」が自動生成されます。

バインダーが作成されたタイミングでメール通知がいっていますので、株主はバインダーにアクセスすると、自動生成されたファイルを確認することができます。

株主は自分の「委任状」をダウンロードし、必要項目の記載と捺印をしてPDFにし、バインダーにアップロードします。(会社によっては書面で通知、書面の委任状を回収するなどルールが違うかと思いますので、ご確認ください)

株主総会の議事録も同じバインダー内に自動生成されていますので、私の方で議事録を印刷、捺印して保管しておくことになります。(こちらも会社によって保管方法、保管期間が違います)

スタートアップ経営者にとって「よく分からないからやっていない」というケースがあるかと思いますが、最低限バインダーで管理しておけば大丈夫、というスタンダードができるといいなぁ思っています。

あと「臨時株主総会」については、多くの場合が弁護士さんや司法書士さんが必要書類を作ってくれることになるかと思います。

作ってもらった書類を、それぞれ株主のメールアドレスを入力してメールで送付していたりすると思いますが、今はバインダーにアップロードして共有設定するだけなので、地味なところですが効率化されています!

以前は株主ごとにメールで送っていましたが、それぞれのメール返信に対応していてなかなか管理が大変でした。たまに検索しますが、メールのやり取りが膨大で最新版のファイルを探すのも少し手間だったりしています。

(83回もやり取りしていますね・・・)

 

以上が、Bizer社でバインダーを使ってみての変化になります。

はじめに株主の登録があるので少し面倒だと感じる方もいらっしゃるかもしれませんが、一度登録してしまえば今後の株主との業務管理、情報管理は必ず効率化されると思います。

使い方のご質問などあれば、お気軽にお問い合わせください。

Bizer株式会社 畠山