専門家が語る

今年の年末調整時にはマイナンバーの収集が必須です! マイナンバーの収集方法や管理する上での注意点について

  • このエントリーをはてなブックマークに追加

今年の年末調整時には、マイナンバーの収集は必須!

平成27年10月5日から国民ひとり一人に通知されたマイナンバー。このマイナンバーですが、平成28年1月から本格的に利用が開始され、平成28年1月以降に発行する源泉徴収票や支払調書にはマイナンバーの記載が義務化されました。

そのため、今年の年末調整では、「平成28年分 扶養控除等申告書」などの年末調整に必要な書類を従業員から回収するときに、従業員とその扶養家族のマイナンバーを収集する必要があります。

th_%e5%b9%b4%e6%9c%ab%e8%aa%bf%e6%95%b4

年末調整に必要な資料を回収する方法については、以下のコラムをご参照ください。

【参考】年末調整に必要な書類の回収は紙?それともクラウドで行う? 知っておくと便利な方法とは!?

マイナンバーは、「特定個人情報」と定義づけられており、厳格な取り扱いが要求されている個人情報です。絶対に流出させることが無いよう厳重な管理が必要になります。現段階では、そういった理由から社員からマイナンバーを集めることを先送りにしている会社も少なくはないでしょう。

しかしながら、今年の年末調整からは、いよいよ先送りをすることができない状況になってきました。

そこで、本コラムでは、年末調整を前提に、マイナンバーの集め方について、以下の3つの方法を紹介いたします。

  1. 扶養控除等申告書にマイナンバーを記載して提出してもらう方法(取得から廃棄まで紙で管理)
     
  2. マイナンバー専用の用紙にマイナンバーを記載して提出してもらう方法(取得から廃棄まで紙で管理)
     
  3. クラウドシステムでマイナンバーを管理する方法(取得から廃棄までクラウドシステムで管理)

 

1.扶養控除等申告書にマイナンバーを記載して提出してもらう方法(取得から廃棄まで紙で管理)

%e6%89%b6%e9%a4%8a%e6%8e%a7%e9%99%a4%e7%ad%89%e7%94%b3%e5%91%8a%e6%9b%b8

扶養控除等申告書にマイナンバーを記載して提出してもらうという、原則通りの対応方法です。社員には、マイナンバーを含め、書式に沿って記入することを伝えれば良いので、アナウンスの仕方は最も簡単です。

しかし、この方法の場合は、マイナンバーの記載された「扶養控除等申告書」を回収する際には、細心の注意が必要です。

あらかじめ回収担当者を決めたり、回収した扶養控除等申告書をどこに保管するかを考えたり、金庫や鍵付きの書庫などを用意しておく必要があります。

マイナンバーが書かれた「扶養控除等申告書」は、年末調整の担当者以外が不用意に閲覧できないよう、利用するときだけ金庫や書庫から取り出し、利用し終わったら、すぐに所定の保管場所に戻して施錠しましょう。

 

2.マイナンバー専用の用紙にマイナンバーを記載して提出してもらう方法(取得から廃棄まで紙で管理)

%e3%83%9e%e3%82%a4%e3%83%8a%e3%83%b3%e3%83%8f%e3%82%99%e3%83%bc%e5%8f%b0%e5%b8%b3

扶養控除等申告書」のマイナンバーの記載欄は、空白のまま提出してもらい、マイナンバーは別の方法で集めるという方法です。

※マイナンバーは、法律上では原則として扶養控除申告書に記載しなければなりません。ただし、各会社の実態に合わせたマイナンバー管理を可能にするために、マイナンバー欄を空欄にした上で、「マイナンバーは別途提出」と余白等に記載して別管理にするなどの対応も、実務上は認められています。

扶養控除等申告書とは別の紙でマイナンバーを集めるならば、日本法令[こちら]が出している「マイナンバー収集・保管セット」が使いやすいでしょう。扶養控除等申告書はこれまで通り扱い、税務署に提出する源泉徴収票を作成するときだけ、金庫や書庫に別保管しているマイナンバー情報を見に行くという管理方法です。

 

3.クラウドシステムでマイナンバーを管理する方法(取得から廃棄までクラウドシステムで管理)

 

%e3%83%9e%e3%82%a4%e3%83%8a%e3%83%b3%e3%83%8f%e3%82%99%e3%83%bc_%e3%83%83%e3%82%af%e3%83%a9%e3%82%a6%e3%83%88%e3%82%99

従業員ひとり一人がメールアドレスを持っているならば、「マイナンバー管理freee」や、「MFクラウドマイナンバー」といった、クラウド型のマイナンバー管理ソフトを利用してマイナンバーを収集し、源泉徴収票を作成するときに担当者がクラウド上に保管されたマイナンバーを参照するという方法も便利です。

扶養控除申告書の紙とクラウドの二重管理を回避する方法については、以下のコラムをご参照ください。

【参考】マイナンバーは本当にクラウドだけで管理可能??

なお、「源泉徴収に関する申告書に記載すべき事項の電磁的方法による提供の承認申請書」という書類を所轄の税務署に提出すれば、扶養控除等申告書および保険料等控除申告書を紙の形で回収することが不要になり、クラウド上の画面だけで年末調整を完了させることが可能になります。

※「源泉徴収に関する申告書に記載すべき事項の電磁的方法による提供の承認申請書」のダウンロードは [こちら]から(国税庁HP)

この第3の方法に対応している代表的なソフトは、給与計算freeeMFクラウド給与、そしてSmart HRあたりでしょうか。

 

リーズナブルな料金で頼れる専門家(士業)に相談したい

Bizer(バイザー)では、今回のマイナンバーや年末調整に関する事柄に限らず、バックオフィス業務(総務・労務・経理・法務・知財など)についても月額2,980円で何度でもご相談いただけます。Bizerコンシェルジュがあなたのご相談をお伺いし、適切な専門家(税理士、社労士、司法書士、行政書士、弁理士)にお繋ぎいたします。

※トライアルの場合は、「ToDoリスト」機能のみ30日間無料で使用できます。

詳しくは、[Bizer(バイザー)]まで

 

複雑な年末調整を専門家に依頼して本業に集中したい

年末調整に関する書類作成(源泉徴収票、給与支払報告書、法定調書合計表、報酬の支払調書)を専門家に代行依頼することができます。特に給与支払報告書や法定調書合計表などは、書き方がわかりづらく難しいため、専門家に丸投げしてみても良いかもしれませんね。Bizerのユーザー様であれば、16,500円(税抜)から依頼することができます。

詳しくは、「年末調整代行サービス」まで

 

できるだけ節約してバックオフィス業務を自分でやってみたい

できるだけお金をかけないで会社運営に関わるバックオフィス業務(従業員、雇用、給与、賞与、役員、役員報酬、取締役、移転、株式に関する事柄など)を自分で調べながらやってみたいという方には、Bizerのユーザー様なら無料で使用できる「ToDoリスト」機能(※)をぜひご利用ください。

「ToDoリスト」機能では、バックオフィス業務に必要な手続きの手順を確認したり、「いつまでに」「なんの書類を」「どの役所に提出する」のか調べたり、進捗管理をすることができます。

また、その都度、わからないところは専門家(税理士、社労士、司法書士、行政書士、弁理士)に何度でも相談できるため、できるだけ自分で金額をおさえてバックオフィス業務を完了されたい方にはオススメの機能です。

※トライアルの場合は、「ToDoリスト」機能のみ30日間無料で使用できます。

詳しくは、[Bizer(バイザー)]まで

 

 

榊 裕葵(さかき ゆうき)

ポライト社会保険労務士法人 社会保険労務士。上場企業の海外事業室、経営企画室に約8年間勤務後、社会保険労務士として独立。勤務時代、常に経営者の側で仕事をしてきた経験も活かしながら、スタートアップ企業の労務管理体制の構築や、助成金申請の支援を積極的に行っている。 ポライト社会保険労務士法人 http://polite-sr.com/