１人会社で、これから人を採用したいと思っているけれど、数人規模なら就業規則関係ないでしょ？と思ってるあなた。

労働者が10人以上の場合就業規則を作るのは義務だけど、10人未満でも作ってる会社は意外と多いらしい。就業規則の役割について社労士さんにきいてみた！

そもそも就業規則とは？

就業規則とは、ひとことで言えば「会社のルールブック」です。社員ごとの労働条件は雇用契約書で定めますが、全社員に適用される労働条件については就業規則で定めることが一般的です。

社員とアルバイトで労働条件が異なる場合は、正社員用の就業規則とアルバイト用の就業規則を別々に作成します。就業規則が１つしかなければ、休職、賞与、退職金など、正社員だけに適用することを意図していたはずの規定が、アルバイトにも適用されることになってしまい、トラブルの原因になる恐れがあるからです。

また、就業規則は「常時雇用する労働者が10名以上の場合」に作成して、労働基準監督署に提出することが義務となっておりますが、10名未満の会社であっても、就業規則を作成しておくことをお勧めしています。

労働者が10人未満でも就業規則を用意する理由とは？

その理由は、大きく分けて２つあります。

１つ目の理由は、会社と社員の間のトラブルの防止です。

社員が大きな病気を患って休職を希望した場合、勤務態度の良くない社員に懲戒処分をしたい場合、社員の業務用PCのログをチェックしたい場合などに、あらかじめ会社と社員で共有された就業規則という「ルール」があれば、ルールに則って対応を進めることができます。

しかし、ルールがなければ、「それは一方的な処分だ」とか「そんなことは聞いていない」というように、会社と社員で争いが生じてしまう場面が多々あるのです。このようなトラブルの発生は、社員数10名未満の会社であっても十分に起こりうる可能性があります。

2つ目の理由は、助成金対応です。

（助成金一例）

「キャリアアップ助成金」一定の条件を満たす契約社員を正社員に転換したら対象者1人につき60万円が支給。
「職場定着支援助成金」社員に新たな手当を支給するなどの待遇改善の施策を導入すると最大で100万円が支給。

スタートアップ企業でも利用できる厚生労働省の助成金制度は少なくありません。しかしながら、これらの助成金を受給するためには、多くの場合に就業規則を作成していることが条件になっています。そのため、助成金を利用したいと考えている会社は、社員数が10名未満であっても早めに就業規則を作成しておいたほうが良いのです。

Webでダウンロードできるテンプレートを使ってもいい！？

webでダウンロードできるテンプレートを利用するのは手軽ですし、専門家に就業規則の作成を依頼すると報酬も発生しますので、自分でテンプレート使って就業規則を作成することができれば、コスト削減ができるというメリットは否定できません。

ただし、テンプレートを利用する場合には最低限、次の2点に気をつけてください。

第1は、テンプレートの就業規則は社員側に有利に作られすぎていることが多いということです。経営体力のある大企業であれば良いのですが、スタートアップの場合は、ミニマムな内容で就業規則を作成し、会社の成長に合わせて徐々に手厚い内容に書き加えていくのが正解です。ですから、テンプレートの就業規則を利用する場合には、私傷病による休職期間が長すぎないかとか、慶弔休暇やリフレッシュ休暇など法定以上の休暇が含まれていないかとか、自社にとって手厚すぎる内容をそぎ落としていく必要があります。

第2は、助成金対応です。助成金を受給するためには、受給しようとしている助成金の内容に合致した内容の就業規則を作成しなければなりません。しかし、テンプレートの就業規則は助成金を想定して作成されているわけではありません。自分で助成金のリーフレットなどを読み込みながら、助成金を受給するのに必要な内容を書き加えていく必要があります。

上記を踏まえ、テンプレートから自分で就業規則を作成する際に起こりがちなミスは、自社にとって手厚すぎる内容をそぎ落としたつもりが、逆にそぎ落としすぎて労働基準法に違反する就業規則になってしまっていたりとか、助成金のリーフレットを読み間違えて、就業規則に必要な内容が盛り込みきれておらず、助成金の受給に失敗してしまうということです。

このようなミスが心配な場合には、専門家を活用することも考えてみて下さい。

専門家に依頼した場合、どういうやりとりが発生する？

ひとくちに就業規則を作成するといっても、社員が数千人いる大企業とスタートアップ企業では前提条件が大きく異なります。ここでは、スタートアップ企業がミニマムベストな就業規則を作成するという前提でお話をさせていただきます。

この場合の具体的な手順としては、まずは専門家から会社側に、「始業時刻と終業時刻」「休憩」「休日」「賃金の構成」「賃金の締日と支払日」など基礎的な労働条件のヒアリングがあります。

また、就業規則の作成が、助成金を申請することが前提となっている場合には、どの助成金を申請しようとしているかを確認し、当該助成金の申請に必要な文言を織り込んでいくことになります。

助成金の申請を前提として就業規則を作成する場合は、作成を依頼しようとしている専門家の方が、助成金の支給申請に強い方かどうかをあらかじめ確認するとよいでしょう。

最初の依頼から就業規則の完成までには、だいたい半月から1ヶ月を見ておきましょう。助成金が前提の場合は、申請のタイミングを逃さないよう、早目早目の依頼を心がけてください。

また、スタートアップの場合は、柔軟な働き方ができるような形の就業規則を希望される会社様も多いので、フレックスタイム制やみなし労働時間制を就業規則に織り込むことが少なくありません。

これらの制度を導入するためには様々な法的注意点がありますし、就業規則とは別に労使協定を締結することも必要ですので、やはり、専門家と相談しながら就業規則を作成することが安全だと思います。

就業規則が出来上がったら？

就業規則が出来上がった後は、会社の所在地を管轄する労働基準監督署へ就業規則を提出することになります。この場合、「届出書」と「労働者代表の意見書」を添付することや、提出する正本と自社用の控えの2部を持参しなければならないことに注意をしてください。

作成後に内容の変更は可能？

一度作成した就業規則を後日変更することは可能です。変更した就業規則を改めて労働基準監督署に提出する形になります。

ただし、気をつけなければならないのは、その就業規則の変更が社員にとって有利な内容であれば、最初に就業規則を作成したときと同様、労働者代表の意見を聞くだけで良いのですが、社員にとって不利な内容に変更する場合は、原則として不利益を受ける社員全員の同意が必要になってしまうということです。

ですから、本稿の途中で申し上げたよう、スタートアップの段階では、まずはミニマムの内容で就業規則を作成し、会社の成長に合わせて肉付けをしていくのがベストチョイスということになるのです。