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導入事例

管理部門は内部統制や監査対応のための“生きたマニュアル”が必須。人の入れ替わりにも対応できる堅牢な組織体制へ

株式会社NewsTV

株式会社NewsTV

業種: マーケティング分野における動画制作/配信に関わる業務

利用部門: 経営管理本部 管理部

Bizer teamによる変化: 経理、総務、労務の3つの機能を持つ管理部にBizer teamを導入。産休や入退社に伴う引き継ぎやテレワークへの移行、内部統制や監査対応にも威力を発揮する“生きたマニュアル”をBizer teamで実現!

経営管理本部 管理部 部長 奥野 敦司さん

独自の動画配信プラットフォーム「NewsTV」を通じて、企業や商品・サービスの魅力を動画で配信している同社。ターゲットに届く「動画制作」と「広告配信」を、一気通貫で提供しています。

今回は、経営管理本部 管理部部長の奥野さんに取材し、経理、総務、労務の業務全てをBizer teamで運用することになった目的や経緯をお伺いしました。

Bizer teamは前職から使用しており、管理部門では絶対に必要な存在

――所属する組織体制とBizer teamの導入経緯を教えてください。

NewsTVの経営管理本部は、管理部と経営企画部に分かれており、2年前に入社した当時は管理部に経理、総務、労務の3つの機能がありました。Bizer teamは前職の会社で導入し、ずっと使っていました。所属する会社は変わりましたが、“管理部門の責任者”というミッションは変わりません。「管理部門で業務管理するためにBizer teamは絶対に必要」と考えていたので、NewsTVに入社してすぐに導入することにしました。

管理部門の業務は、経理であれば決算や各種の支払い、労務であれば給与や入退社の手続きなど、うっかり忘れたら経営や従業員の生活に影響を及ぼすリスクがあります。業務一覧やマニュアルが担当者の頭の中だけにある状態では、何かあった時にフォローすることができません。

――導入にあたり、苦労した点はありますか?

Bizer team導入を決めたのは自分なので、メンバーに業務内容をヒアリングして、タスクは全て自力で入力しました。入社した直後でメンバーの業務が分からない状態だったので、今思うと業務理解とタスク入力を同時に実現できる、一石二鳥のタイミングでした。

経理は月次決算や支払いなど月次で発生する業務が多いため、短期間でスムーズに移行することができました。一方で、労務は担当者が一人しかおらず、マニュアルもなかったため、初めに数時間のヒアリングを行い基本的なタスクの入力を終えたら、あとは日々行っている様々な書類の手続きを隣で見ながら少しずつBizer teamに入れていきました。給与や入退社の手続き以外にも、36(サブロク)協定の届け出や労働保険の申告、健康保険証の再発行など、労務は細かいタスクが多いので、Bizer teamへの入力はやりがいがありました。業務が一回りしてBizer teamに全て入力するまでに、2~3カ月くらいかかったかもしれません。

人の入れ替わりや監査にも対応できる“生きたマニュアル”が必要

――導入の成果はいかがでしたか?

前職から使っていて、NewsTVでも導入はスムーズだったので、正直、成果を意識したことがありません。当たり前の存在になっているので、むしろBizer teamがなかったらどうなっていたんだろうと思います。

Bizer teamを当たり前のように感じているのは、これまでの経験から「こうした機能は管理部門になくてはならない」という認識を持っているからかもしれません。人の入れ替わりが激しい職場を経験しているので、「いつ誰がいなくなっても業務が回る状態」の大切さを実感しています。雇用の流動化が進んでいますし、組織の新陳代謝も重要です。人の入れ替わりは「当たり前に起こるもの」として、安定運用できる状態を実現したいと考えていました。

また、内部監査やJ-SOX監査の際に、慌ててマニュアルを整備することにも違和感を覚えていました。監査用にマニュアルを作成しても、その場しのぎになってしまって、その後は更新されない。特に紙やExcelのマニュアルだと、業務内容が変わったら書き換えをしなければならないので、更新作業に負担がかかります。現場で使い続けて、常に更新される“生きたマニュアル”が本来あるべき姿だと思っていたので、Bizer teamのような機能が理想的でした。現場向けの実用的なマニュアルで、かつ内部統制や監査法人に対しても、「Bizer teamに入っています」と言えば一瞬で終わりますから。

――メンバーの方の反応はいかがでしたか?

経理で産休に入るメンバーがいたのですが、引き継ぎにかかった工数は格段に少なかったと思います。経理は定期的に業務のローテーションも行っていますが、全てBizer teamに入っているので、お互いが何をしているのか把握できている状態です。

現在は、Slackと連携して日々通知が来るので、たまにBizer teamを見に行くこともありますが、進捗は基本的にSlackでチェックすることが多いですね。「これどうなった?」「完了しました」などと何度も声を掛け合う必要がありませんし、僕がチェックしたらメンバーにも通知が届くので、お互いに負担が減っていると思います。

Bizer team導入後はオンラインで進捗管理を行っていたので、新型コロナウイルスが登場しても特別な準備をすることなく、自然にテレワークに移行することができました。

よく「管理部門はテレワークへの移行が難しい」と、耳にすることがあります。もちろん、総務として郵便物を確認したり業者さんの入館対応をしたりと、出社しなければ対応できないことも残っていますが、大半の業務はオンラインで完結できているのではないでしょうか。

業務改善は、日々行われるテンプレートの更新と「KPT」で実現

――Bizer teamによって変化はありましたか?

ルーティンの業務は全てBizer teamでテンプレート化し、フローに変更があったら「Bizer teamを直しておいて」という会話をしています。業務のほとんどがテンプレート化されているので、「Bizer teamを直す=テンプレートを修正する」という認識です。

進捗管理やタスク共有をBizer teamにお任せできるので、マネジメント側は他のことに時間を使えるようになりました。その一環で、管理部門で使用する業務ツールを試したり入れ替えたりしているのですが、ツールを変えると業務フローも少しずつ変わります。フローが変わればテンプレートもすぐに更新されるので、ツールを変えた時に起こりがちなID管理漏れなどの弊害もありません。ツール導入に限らず、事業成長のための積極的なチャレンジに時間を使えるようになった点も、Bizer teamのおかげです。

――導入が成功したポイントは何でしょうか?

経理では、毎月決算が終わったら「KPT」という振り返りミーティングを実施しています。KPTとは、「K(Keep):継続したい、良かった取り組み」「P(Problem):改善したい問題」「T(Try):挑戦したいこと」の3つを、付箋で書き出してみんなで発表する場です。ここでトライしたいことと期限を決めたら、タスク化してBizer teamに入れています。定期的にKPTを実施することで、業務で気づいた改善点はただちにタスクに落とし込めるようになりました。

成功の要因は、とにかく「Bizer teamを直しておいて」と言い続けたこと。業務フローが変われば必ずBizer teamのテンプレートが更新されますし、KPTによって定期的に改善項目の洗い出しもできるようになりました。

今後は法務もBizer teamで運用予定。「業務との相性」は非常に良さそう

――今後、他の業務での活用イメージはありますか?

法務が管理部の管轄になったので、今後は法務業務もBizer teamで運用したいと考えています。NewsTVの法務は契約書の管理や動画の広告審査を行っていますが、担当者が一人しかおらずタスクは頭の中に入っている状態。契約書や広告審査にはチェック項目が必ずあるはずなので、Bizer teamは非常に向いていると思います。

一方で、労務は経営企画部の管轄になりましたが、経営企画の部長をBizer teamに招待したので、労務の業務内容や進捗を説明しなくても、ログインすれば一目瞭然となっています。

――今後、どんなチームにしていきたいですか?

「自分の担当以外は知りません」というスタンスが好きではありません。管理部門は担当領域によって業務内容が全然違うため、全てを理解することは難しいかもしれませんが、「理解しよう」というスタンスで働いてほしいですね。相互理解を深めて、何かあってもフォローし合えるようなチームが理想です。

Bizer teamは他のメンバーの業務も見えるので、まさに理想のチームが作れると期待しています。

※記載の情報は取材当時のもので、閲覧時点には変更されている可能性があります。

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