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導入事例

「正確性」と「納期」が最優先!それでも50時間の業務削減に成功したチームの工夫

セブン銀行

セブン銀行

業種: 銀行

利用部門: 業務推進部

Bizer teamによる変化: 消費税率変更を前に、提携金融機関等の利用案内を修正することに。Bizer teamで代理店やデザイナーとの進捗管理が一本化され、50時間もの業務削減が実現!

株式会社セブン銀行
業務推進部 グループ長 水口 幸太さん
業務推進部 調査役 和田見 和奏さん

600以上の金融機関等と提携し、セブン‐イレブンやイトーヨーカドーを中心に、空港や駅、金融機関店舗など、全国にATMを展開している同社。2019年の消費税率変更に伴い、ATMの画面修正プロジェクトが立ち上がりました。

今回は、2019年5月にBizer teamを導入し、税率変更対応を完遂した水口 幸太さんと和田見 和奏さんにインタビュー。正確性と納期を厳守しながらも、業務の効率化を実現したエピソードを語っていただきました。

消費税の税率変更で、かつてない業務量が発生することが明らかに

――具体的な業務内容とBizer teamの導入経緯を教えてください。

水口さん
セブン銀行のATMは、600以上の金融機関等と提携しています。お持ちのカードをATMに入れると、利用している金融機関等の手数料や利用可能なサービス、時間帯が画面に表示されます。我々の部署では、広告宣伝などのマーケティング活動とともに、ATMの利用促進の一環として、提携先金融機関等の利用案内をインターネットで閲覧できるように、画面管理とホームページ用の画像作成業務も行っています。

和田見さん
普段から「手数料が変わった」など、利用案内の変更は発生しています。2~3名の担当者が指示書と元画像を代理店にメール送信し、代理店がデザイナーに依頼、修正された画像が代理店から戻ってきたらチェックを行い、登録するという流れです。業務の規模感としては、月に25件程度対応しており、1コンテンツの制作には約6時間かかると試算しています。

もちろん、メールのやり取りでは進捗が分からなかったり、埋もれてしまったりして多少の問題も抱えていましたが、月に25件程度であれば吸収できると考えていました。ただ、消費税の税率変更対応となると、完全に規模が異なります。さらに運が悪いことに、別の大型開発案件が同時期に重なり、かつてない業務量になることが明らかになりました。消費税が5%から8%になった時も苦戦して残業続きだったこともあり、2019年10月の税率変更を前に、早い段階で対策を練ることになりました。

外部に依頼する画面数は250。早期対応が可能な50画面を除き、残りの200画面は短期間に作業が集中します。平常時は月に25件程度なので、単純計算すると8カ月かかりますが、もちろんそんな余裕はありません。担当内でアイデア出しを行ううちに、「代理店とのやり取りがネックになるため、進捗管理と外部とのやり取りを一元化できるツールが必要」との結論に至りました。

Bizer teamは「使いやすそう」という第一印象があり、感覚で操作できるかなと思いました。他社サービスとも比較しましたが、使い勝手が合致していたことと、運用の工夫次第でカスタマイズは不要という点で選びました。

テンプレート準備後は、想定工数の1/10というスピード進捗

――導入にあたり、苦労した点はありますか?

和田見さん
最初のテンプレート作成は苦労しました。細かな工程を洗い出し、作業が漏れないチェック体制にするため、担当者が集まって画面を見ながら作っていきました。でも、テンプレートさえ作ってしまえば、あとはひたすらコピーするだけ。量産に数日かかりましたが、作業自体はそれほど大変ではありませんでした。

事前準備後は驚くほど作業ペースは早くなり、想定の1/10くらいの工数で進捗しました。5%→8%の税率変更時は、進捗管理をExcelで行っており、進捗や最終データのダブルチェックがあったのですが、Bizer teamだと進捗がリアルタイムでわかるので、その業務がなくなりました。また、前回は代理店も別の管理ファイルを作って進行していたのを今回はBizer teamで一元管理したので、進捗確認する手間もなくなりました。時間にして、のべ50時間くらい削減できたと担当内では算出しています。当初は他の担当者にも応援に来てもらう予定でしたが、応援も不要で残業も発生しませんでした。

業務削減以外でも、対応がスピーディに進んだことで“良かったこと”がたくさんあります。余裕を持って業務を進められたことで、発覚していなかったシステム側の問題点に早期に気づくことができました。また、一度は確定した画像も、よく見ると改善点が見つかることがあります。メールのやり取りだと何が最終版なのか分からなくなるので、なかなか着手することができませんでしたが、Bizer teamならタスクにファイルが紐づいているため改善作業の指示も簡単です。本来は消費税8%から10%への対応だけで十分なのですが、体裁を整えたり全体の統一感を持たせたりするなど、品質へのプラスアルファの対応も実現できました。

導入は5月で、消費税の対応が完了したのが8月初めまで。3カ月少々で、プロジェクトに目途が立ちました。現在は、日々発生する修正対応などにBizer teamを利用しています。

引継ぎ不要なので3カ月ごとの業務ローテーションや長期休暇にも対応

――導入が成功したポイントは何でしょうか?

和田見さん
消費税率変更対応が目的だったので、使い方を限定しているからかもしれません。本当はもっと様々な業務があり、用途を広げたいとも考えていますが、代理店とのやり取りだけで使ったとしてもメリットはたくさんあります。

我々の業務は100%の正確性が求められます。手数料などの表記は正しくて当たり前。もちろん納期も厳守しなければなりません。こうした環境で幅広い業務に関わっているので、業務内容を忘れないように3カ月ごとにメイン担当者をローテーションしています。途中で引き継ぐにしても、Bizer teamを見れば進捗が分かるので、あえて引継ぎを行う必要はありません。また、突然の休みや長期休暇にも対応ができます。

導入については代理店やデザイナーの方からも「ありがたい」と言われました。代理店側で進捗管理する必要がなくなりますし、担当者がチェックを入れることで役割が明確になります。これまでは代理店とデザイナー間の進捗ややり取りがブラックボックスになっていましたが、一気通貫でやり取りを見守ることができます

――今後、他の業務での活用イメージはありますか?

水口さん
現在はATMのコンテンツだけで利用していますが、広告のチームでの活用も検討しています。例えばオウンドメディアのコンテンツの進行管理や、SNSコミュニケーションの運用管理などです。これらのマーケティング活動を「企画」と「運用」に分け、きちんと回すことができるように、運用を整える際にBizer teamが活用できると考えています。

「正確性」と「納期」を大切にしながら、成長のために業務削減も両立したい

――今後、どんなチームにしていきたいですか?

和田見さん
メンバー全員の意見が一致しているのですが、我々のチームで最も大切なことは「正確性」と「納期」です。この2つを守るために、工程やスケジュール管理を行い、チーム内はもちろん、社外とのコミュニケーションもしっかりと図っています。Bizer teamには工程管理とコミュニケーションの部分を担っていただいていると考えています。

「正確性」と「納期」を守る一方で、会社からは業務の見直しや効率化を推進されていますし、メンバーも「業務改善したい」という気持ちがあります。効率性を優先しすぎると正確性が欠ける恐れもあるので、チーム内で意見が割れる時もありますが、事前調整を進めながら、タイミングを見計らって一歩ずつ進めています。少しずつ業務改善しているうちに、気がついたら全部変わっていた、というのが理想ですね。実は今回の税率変更対応で削減できた50時間以外にも、全体で360時間くらい削減しているんです。過去のしがらみを見直さないと、新しいことは吸収できませんから。

水口さん
ATMの画面に関してはどうしても正確性が最優先になってしまいますが、広告チームはオウンドメディアやSNSなどが利用者の方とコミュニケーションできる場だと捉えています。今後は、より攻めたコンテンツ作りをしていきたいですね。

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