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導入事例

「こんなにあるの?!」業務を可視化し、チームで共有することの“真の価値”とは?

帝人株式会社

帝人株式会社

業種: 高機能素材、医薬品、医療機器の研究開発・製造・販売

利用部門: 業務変革推進室

Bizer teamによる変化: 業務の可視化によって、チームメンバーの「困っていること」や「やるべきこと」に気づけるように。

帝人株式会社 業務変革推進室
(左から)室井 英輔さん、原 拓史さん、高須賀 尚喜さん、井上 匡人さん

帝人株式会社は、2018年4月にRPA(Robotic Process Automation)推進のための組織を設け、業務変革の一環として全社的にRPA化を開始しました。

今回は、業務変革推進室で組織の管理者である井上さん、社内へのRPA推進を統括する高須賀さん、全般的な業務変革を担当する室井さん、RPA開発に携わる原さん、にお話を伺いました。

RPA化を推進するための課題は「属人的な業務の可視化」

──業務変革推進室の概要と導入の経緯を教えてください。

室井さん: 昨年までは「RPA推進班」という名称でした。いわゆる自動化やIT化によって社内の業務変革を行う組織ですが、RPAに限らず全般的な業務変革を目指そうと、4月1日に「業務変革推進室」に名称が変わりました。

原さん:社内の業務のRPA化をするにあたり課題となったのは、既存の業務が属人化していることです。何年も同じ業務を担当していると、その方にノウハウが蓄積していくので「何をすべきなのか」「なぜ止まっているのか」など、タスクやステータスは可視化されず、その方にしか分かりません。

高須賀さん:例えば新しい方が入社した際に、社員証を手配して、メールアドレスを申請して…など、サポート業務では様々なタスクが発生しますが、具体的に何をしなければならないのかを可視化できていませんでした。

室井さん:特に長年同じ業務に携わっていた方の場合は、経験則で業務を処理していることも多く、RPA化するために業務内容をヒアリングしてもどうしても抜け漏れが出ます。あとから「進め方の順序が違った」「こんな業務もあった」などのタスクが出てきて、RPAの開発に影響を及ぼすという実態がありました。
属人的な業務をそのままRPA化しても意味がありません。可視化できるツールをまず試しに我々が使ってみて、良ければ全社に紹介し、業務の整理・可視化に役立て頂き、その上でRPA化に適したものがあればRPA化を推進していくという考え方でBizer teamを導入することになりました。
我々の組織は「とりあえずやってみよう」がコンセプト。価格が安い点も魅力のひとつでしたが、使ってみないと分からないので、とりあえず始めてみたんです。

 

「こんなにあるの?!」…導入して明らかになった“見えない業務”

──実際に導入してみた感触はいかがでしたか?

原さん:直観的に操作できるところが皆さんにとても好評です。マニュアルなしで自分の思った通りにスイスイ使うことができるツールだと感じます。使いやすさとしては抜群に良いですね。

高須賀さん:何も言わずとも、導入時は原くんがどんどんタスクを入れていました。業務変革推進室のメンバーは約11名で、RPAの開発に携わっている開発チームは外部パートナーを含めて10名。Bizer teamはその2つの組織で全員が使っています。

原さん:Bizer teamを導入する前は、Excelでタスク管理をしていました。ただ課題の種類毎に複数のファイルに分かれていたので、Bizer teamの使用当初に全タスクをBizer teamにまとめていきました。全タスクを入力後、高須賀さんが「こんなにあるの?!」と驚いていました(笑) 実はあったんです、見えていなかっただけで。今は5分以上かかる作業は全部Bizer teamに入力しています。

室井さん:正直に言うと、私はトライアル期間中については、面倒だと感じログインすらしていませんでした。頭の中にタスクが入っているし、全部メールとスケジューラーで管理しているから、当初は必要性を感じていなかったんですね。でも強く勧められて使ってみたら、原くん同様に便利さにハマってしまいました(笑)

原さん:タスクを全部入力しておくと記憶に頼らなくても良くなり、期日になるとリマインドで教えてくれるので、自分の頭が軽くなるんです。そこが精神的に非常に楽になりました。タスクが可視化できて、漏れもない。定量的には測れませんが、効果が非常に大きいところですね。

 

Bizer teamがメンバーの業務把握や進捗管理のプラットフォームに

──具体的な利用シーンを教えていただけますか。

高須賀さん:週次の報告資料や月次の工数管理など、定常業務の作業テンプレートが自動的に作られるのが便利です。それぞれ単純な作業ではありますが、漏れなくできるので役に立っています。

原さん:RPA開発では外部パートナーさんとの連携が重要です。開発工程のひとつに成果物のレビューがありますが、Bizer team上からレビュー依頼をコメント送信すれば手軽に外部パートナーさんにもメールが送られるので、シームレスに連携することができます。

室井さん:RPA開発以外でも、例えば新しく入社や異動して来る方々の環境準備や、製品・サービスの導入に伴う社内関係者の承認を得る際に、これまでは一人で行うか、または誰かに口頭やメールで依頼していました。その場合、やらなければいけないことを全部説明し、進捗管理しなければならない。でもBizer teamなら、チェックリストに担当を入れてコメント欄で補足すれば、タスクが進んでいきますし口頭やメールでの進捗管理も不要です。

井上さん:組織全体を管理するという立場では、毎日「ダイジェストメール」が送られてくる点がとても助かっています。メンバーのタスクを一つひとつ見ることはできませんが、更新されたタスクに目を通して、気になったものをチェックするだけで、今何が動いていて、何が動いていないのか、全体の流れを把握できるのがありがたいですね。
庶務のメンバーも、特に教えなくてもどんどんBizer teamにタスクを入れています。社内手続きや支払処理など、業務の細かい流れまでは把握できていなかったのですが、きちんと可視化されるようになりました。調べようと思えば個々のメンバーが何をやっているのかを確認できるので、「メンバーが困っていること」「自分自身がやるべきこと」の気づきのプラットフォームになっています。

 

可視化することで、「隙間に落ちる仕事」が明確になる

──可視化することで業務改善につながったことはありますか。

室井さん:過去の経験に基づいてパッとタスクを作るのですが、作ってみると削ってもよさそうな項目が見つかることもあります。可視化することで、タスクについて考えるようになりました。
また、別部門のチームもBizer teamを試しに使って頂いたのですが、3名のうち1名が産休に入ることになり、後任が中途入社したそうです。今までなら引継ぎは、Wordにまとめた上で打ち合わせをしていたのですが、全部Bizer teamに入れて管理したら、1カ月未満の短い期間でスムーズに引継ぎができたそうです。「誰が」「何を」「どこまで」「いつまでに」やるのかを、チェックリストのまま後任に引き継げばいいので楽になったと聞いています。

井上さんチームで仕事をしていると、“隙間に落ちる仕事”があります。大事な業務だけど、明確に担当者が決まっているわけではない。例えば異動者が来る際に、当日までに電話機が用意されていないとか。小さいことのようですが、電話機が一週間なければ業務に支障をきたします。これまで何となく習慣や慣れでやっていたチームの仕事の、“ついうっかり”の抜け漏れの確認ができるようになりました。例えば人事部門など、Bizer teamを活用できそうな様々な手続きを求められる部署は、全社的にたくさんあると思っています。

──今後、活用していきたいことはありますか?

室井さん:RPA化を推進している部署なので、Bizer teamとロボットの組み合わせに興味を持っています。Bizer teamにチェックリストを用意して、一部をロボットが作業して、終わったらチェックリストにチェックしてコメント欄に「終わりました」と入れるような形です。人間の作業だけでなく、ロボットとも連携してタスクが進んでいくと理想的ですね。

 

感覚的な業務把握から脱却し、お互いに助け合う“強い”チームへ

──最後に、チームとして大事にしていることを教えてください。

原さん:Bizer teamを活用する上で、チーム内で「タスクに関する認識」を共通化することが重要であると感じています。例えば、タスクの粒度ですが、人によってタスク管理の粒度は異なっており、とても細かく管理したい方と、大雑把に管理したい方がいます。あるタスクをチームで共有する場合に、共通の粒度で設定しないと、小さすぎて管理が大変になったり、大きすぎて具体的に何をすればよいか分からなくなります。メンバー全員がタスクに関する認識を共通化するようにしていきたいですね。

高須賀さん:チーム全体で活用するために、タスクの粒度を合わせることは重要で、運用を決めて使っていく必要があると感じています。先日、Bizer teamの方に「タスクごとに管理者を決めて運用する」方法を教えていただきましたが、チームに合わせた管理・運用が大事だと思っています。

室井さん:私は“助け合える”チームを目指したいと思っています。Bizer teamで管理すると業務が可視化できるので、チェックリストが溜まっている人や、逆に空いている人が見えるようになりました。自分の手が空いていれば手助けができるし、逆に忙しかったらサポートを頼むこともできます。今まで、忙しさは感覚論でしかありませんでしたが、Bizer teamで管理すればメンバーの業務が明確に把握できるので、チームの一員として手助けしたいし、私が困っていたら助けてほしい。そんなチームにしていきたいですね。

井上さん:業務変革推進室の方針は、「仲良く楽しく元気良く」です。小学校の標語のようですが、組織のコンディションが良いことはとても重要。どうせ仕事をするのであれば、後ろ向きの姿勢ではなく、仲良く楽しく明るいチームにしていきたいと考えています。
これまでは、忙しそうにしているメンバーがいても「頑張っています」という会話になることも多く、感覚的にしか把握できませんでした。Bizer teamはメンバーの業務内容や状態を可視化できるので、組織の方針や私の考えにマッチしたツールだと感じています。これからもチームワークを高める方向で発展していくように期待しています。

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