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就業規則がただの紙切れとなる!?就業規則を作成しただけでは会社を守れない5つの理由とは?

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スタートアップが気をつけるべき5つのポイント

労働基準法第89条において、常時10名以上の労働者を使用する事業所では就業規則を作成し、事業所を管轄する労働基準監督署に届出なければならないとされています。

この「10名」は正社員だけでなく、契約社員やパート社員も含まれますので、スタートアップ企業も少し規模が大きくなれば、案外早く10名に達するでしょう。

また、10名に満たない会社の場合でもキャリアアップ助成金など、各種助成金を申請するために就業規則を作成することがあると思います。

【参考コラム】
就業規則を準備して助成金ゲット?就業規則の役割とは。

そこで、本コラムでは、スタートアップの会社が就業規則を作成する際に気を付けなければならないポイントを5点述べたいと思います。

 

1)就業規則は小さく作って大きく育てるもの

第1は、就業規則は小さく作って大きく育てるものだということです。就業規則を「最初に」作成する場合、労働基準法の基準を下回らなければ、就業規則の内容は会社側で自由に決めることができます。

確かに、労働基準監督署に就業規則を提出する際に、労働者代表の意見を聞くことが要件になっていますが、あくまでも「意見を聞く」だけであり、「同意」までは必要とされていないからです。

ところが、一度就業規則を作ってしまうと、労働契約法で「労働者の同意が無ければ就業規則を労働者に不利益な方向に変更してはならない」と規定されており、就業規則の変更には大きな困難が伴うのです。

ですから、最初から大盤振る舞いすぎる就業規則を作ってしまうと、会社が身動きとれなくなってしまいますので、まずはミニマムベストな就業規則を作成し、会社の成長に合わせて就業規則の内容も徐々に付加していくというのが、スタートアップの会社が就業規則を作成する際の定石と言える対応なのです。

 

2)「労働者代表」を正しい手順で選出する必要がある

第2は、就業規則を労働基準監督署に届け出る際に意見書に意見を書いてもらう「労働者代表」を正しい手順で選出する必要があるということです。

「正しい手順」とは、労働者間の互選で、投票や挙手、持ち回り決議などの民主的な手法を経て労働者代表を選出しなければならないということです。

経営者が一方的に従業員を指名して、意見書に意見を書かせてしまったという話を聞くこともありますが、このようなやり方は、労働基準監督署の調査が入った際に問題になります。

労働基準監督官が、意見書に意見を書いた労働者に声をかけ、「あなたは労働者代表として選ばれましたか?」というような問いかけをしますので、その労働者が「いやぁ、よく分からないんですが、社長に書けと言われたので・・・」というような答えをしようものなら、一発で行政指導の対象となってしまいます。

 

3)就業規則は「作成」よりも「周知」が重要である

第3は、就業規則は「作成」よりも「周知」が重要であるということです。

どんなに立派な就業規則が作成されていても、それが労働者に周知されていなければ、その就業規則は法的には無効です。過去の裁判例においても、就業規則を作っただけで周知を怠っていたため、会社が敗訴したという事件が実在しています。

ですから、就業規則を作成したら、作成したことを朝礼や一斉メールなどで通知し、就業規則自体も、事業場への備え付け、イントラネットでの公開、製本して配布など、全社員が自由に閲覧できる状態になっていなければなりません。

周知する方法は、客観的に合理性があればそれぞれの会社に合った形で構わないので、とにかく、周知を怠らないように気を付けて下さい。

 

4)就業規則はメンテナンスが必要

第4は、就業規則はメンテナンスが必要だということです。就業規則は作りっぱなしではいけません。直近でも、平成29年1月1日からも育児介護休業法が改正され、育児休業や介護休業の取得要件が緩和されました。平成29年度中には、有給休暇の一定日数以上の取得義務化や、36協定による残業時間の上限設定など、いくつかの法改正が国会で審議予定となっています。

このように、法改正が行われたら、就業規則もそれに沿ったものにアップデートしていかなければなりません。ですから、会社として労働法などの法改正情報を注視したり、社会保険労務士と顧問契約を結んで情報提供を受けたりしながら、就業規則を最新の状態にしておかなければならないのです。

介護支援取組助成金のように、就業規則が最新の状態でなければ不支給になってしまう恐れのある助成金もありますので、助成金に取り組んでいる会社はとくに、法改正情報にお気を付けください。

 

5)就業規則は「運用」するときにも注意が必要

第5は、就業規則は「運用」するときにも注意が必要だということです。

具体例を挙げて説明すれば、たとえば、就業規則に「心身の状態が正常でなく、業務に耐えられない場合は解雇する」という条文が書かれていたとします。解雇に関するこのような趣旨の条文は、ほとんどの会社の就業規則に入っている内容だと思います。

この点に関し、実際に、メンタルが不調そうで、欠勤や遅刻を繰り返したり、就業時間中も集中力を欠いたりしているような従業員が発生したとします。では、この従業員を就業規則に当てはめて一発解雇できるかといったら、物事はそうは簡単ではありません。

休職規定との関係はどうか、労災の可能性はないのか、負担の軽い部署へ配置転換は可能か、どのくらい様子を見て解雇に踏み切れば不当解雇にならないか、など、一つの意思決定をするためには、様々な角度から検討しなければなりません

機械的に就業規則を当てはめればよいものではないのです。安易な判断をしてしまうと、当該従業員が労働基準監督署へ駈け込んだり、裁判を起こした際に、会社には大きなリスクとなります。

 

まとめ

ここまで見てきたよう、就業規則は単に作成するだけではほとんど無意味で、「届出」「周知」「運用」が正しく行われて、初めて会社を守ることができるツールになるのです。

まずは、このことを事業主であるご自身が意識していただくことが重要です。そして、もし就業規則の作成を社会保険労務士(以降、社労士と表記)に発注する場合は、その社労士が「作成しておしまい」ではなく、「届出」「周知」「運用」まで責任を持ってサポートしてくれる社労士かどうか見極めることが大切だと思います。

 

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従業員10名以上の会社は、就業規則の作成が義務付けられています。 また、10名未満の会社であっても「助成金の受給」や「社員や労基署からの訴訟や提訴から会社を守る」などの理由で作成されることをお勧めします。

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榊 裕葵 さかき ゆうき

榊 裕葵

ポライト社会保険労務士法人 社会保険労務士。上場企業の海外事業室、経営企画室に約8年間勤務後、社会保険労務士として独立。勤務時代、常に経営者の側で仕事をしてきた経験も活かしながら、スタートアップ企業の労務管理体制の構築や、助成金申請の支援を積極的に行っている。