Bizer team導入事例

「残業しなくても終わるもんだね」月次決算の残業を30時間削減!“ガチ”の業務フロー改善とは?

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経営管理部 部長 乙津さん

株式会社クリエイターズマッチは、バナーやLP(ランディングページ)の制作事業や、広告制作に特化したグループウェア「AdFlow」をはじめとする自社サービス事業で成長を続けています。
今回は、経営管理部 部長の乙津さんにBizer team導入による効果を伺いました。

<トピックス>

  • 徹底的な棚卸しでメンバーに残業削減を約束
  • 業務フロー改善に“ガチ”で取り組んだ3ヶ月
  • チェックリストはスケジュール式で設計、1日の業務を明確に
  • バックオフィスを変えていく、その恐怖に立ち向かってくれたメンバー

徹底的な棚卸しでメンバーに残業削減を約束

-まず最初に、御社の事業や乙津さんの組織について教えてもらえますか?

乙津さん:クリエイターズマッチは「クリエイターが働きやすい世界の創造」をビジョンにしており、主に2つの事業を展開しています。1つが広告クリエイティブの受託制作で、こちらは全国のクリエイターさんに制作をお願いしています。
2つ目がグループウェア事業です。広告クリエイティブはいろいろなタスクが発生する中で様々なツールを組み合わせて作り上げるのですが、進行管理や可視化が課題になっていました。そこで、作成のための作業を一元管理するためのツールとして「AdFlow」を開発し提供しています。

私の部署は経営管理部で、経理・人事・労務・法務・総務などのコーポレート部門の業務を行っています。現在は管掌役員が1名とその下に私を含めて5名で、全部で6名体制です。
もともとは役員を含めて3名でしたが、上場準備中ということもあり、体制強化のためここ数ヶ月は採用に力を入れていました。

-Bizer teamの導入前はどのような課題があったのでしょうか?

乙津さん:3名体制だったときは、役員も私もとにかく日々の業務に忙殺されていて、正直マネジメントもなにもあったものではなかったですね…。経理や総務の日常タスクは女性の担当者が対応してましたが、残業もかなり発生していました。
そのような状況なので、人員は増やしていこうと考えていましたが、同時に、人を増やす以上はタスクマネジメントもしっかりと行っていく必要があると感じていました。
そんなときに知ったのがBizer teamです。

-管理部門の業務は属人化しがちです。導入後にどのように活用されたか教えてください。

乙津さん:それまでは、担当者が日々なにをやっているのかがわかっておらず、おっしゃる通り属人化状態だったんです。なのでまずは、メインである経理業務のタスクを全部洗い出すことから始めました。
最初は私が率先して棚卸ししたタスクをBizer teamに登録していき、徐々に担当者にも対応してもらうようにしました。
Bizer teamはタスク機能の中にチェックリストを作れるので、なるべく細かい単位で作業分解するように心がけましたね。

-メンバーはその作業に協力的でしたか?

乙津さん:正直、最初は頭に「?」マークが浮かんでいたと思います(笑) 管理部門あるあるなのですが、今自分がやっている業務が問題なく回っている場合、基本的にはそのやり方を変えません。問題ないのになんで変えるの?と考える人は多い。
でも、実際のところ残業は多く発生しているわけで、そこは削減しないといけない。
徹底的に棚卸しをして、やることとやらないことを明確にする──これによって残業を削減することをメンバーに約束しました。
ゴールが明確になったので、メンバーも協力してくれましたよ。

業務フロー改善に“ガチ”で取り組んだ3ヶ月

-第1段階として業務の洗い出しを行われましたが、次のステップはどのような取り組みだったのでしょうか?

乙津さん:次の段階では、作業の取捨選択を行っていきました。例えば業務フロー上、セルフチェックを行った上で上司のWチェックに回すということをよくやっていたのですが、この場合、Wチェックが入るならセルフチェックはいらないだろう、といった具合で判断していきます。
悪いことではないのですが、限られたリソースで本当にやる必要があるだろうか?という観点です。

-最初の段階で業務を洗い出したことで全体感も見えたんですね。

乙津さん:そうですね。なので、減らせる作業がある一方、逆に増やしたほうがいい作業があることもわかり、作業内容を細かくチューニングして業務フローを改善していきました。
導入後数ヶ月間の対応はざっくりまとめると以下のようになります。

1ヶ月目:業務の洗い出しを徹底
2ヶ月目:作業を取捨選択し「やらなくていいこと」を決める
3ヶ月目:不足している作業を補って業務フロー改善

-素晴らしいですね!でも、通常業務もある中でかなり大変だったのではないでしょうか…?

乙津さん:大変でしたよ(笑) リソースをきちんと投下してガチで取り組みましたからね。これで結果が出なかったら総スカンをくらうなと(笑)
成果を定量化しなくてはいけないので、ひたすらBizer teamのチェックリストを精査して、どうすれば見やすく使いやすくなるかをすごく考えました。

チェックリストはスケジュール式で設計、1日の業務を明確に

-具体的な事例を教えてもらえますか?

乙津さん:月次決算での使い方を紹介します。月次決算で行う作業を洗い出してBizer teamでチェックリストを作成しているのですが、チェックリストの最初に「特記事項」という項目を設けています。
月次決算は作業としては月初にやるわけですが、実は月中からすでに、月次決算に関わってくる情報が、会話・メール・チャットでいろいろなところから連絡されてきます。
このような情報をそのままにしておくと、いざ月次決算の処理を行う際に、失念してしまったり検索が大変だったりと時間のロスに繋がるため、連絡が来た時点で「特記事項」の項目に入れてもらうようにしています。

ルーチンの部分もチェックリストの構成を工夫しました。
最初は単純に作業を並べていただけなのですが、それだと作業と作業の間に待ち時間が発生するケースがあります。その待ち時間にもやれることがあるはずだと考えたとき、ただ作業を並べるだけでは不十分だと感じました。
これを踏まえて、チェックリストはスケジュール式にし「その日にやること」をベースとしてチェックリストを組み立てるようにしたんです。
チェックリストの組み立て方は、他にもいろいろな方法が考えられると思うのですが、月次決算の場合、限られた期間の中でいかに効率的に業務を終わらせられるかが大事なため、このスケジュール式を採用することにしました。

※こちらはお話をもとにBizer社で作成したイメージです

-拝見させていただくと、1営業日目にやること、2営業日目にやること、ときちんとスケジュールで管理されていることがわかります。

乙津さん:「1営業日目にはこれをやります」というのを明確にして、マネジメント側と担当者で認識相違がないように設計しました。期限を明確にすることで、仮に1営業目に終わっているべきことが終わっていない場合は、「なぜ終わらなかったの?」と理由を聞くことで、次は最初から2営業日目に回すなど柔軟な運用を行っています。
Bizer teamはそこがすごく使いやすくて、他のツールのようにいちいち日付の入力を変えたりする必要がなく、2営業日目に回すとジャッジした瞬間にドラッグ&ドロップでチェック項目を動かすだけで良いという柔軟性に優れていると思います。

-実際にメンバーの働き方に変化は生じましたか?

乙津さん:社内リソースや業務内容が変わっていないにも関わらず、残業はだいぶ減らすことができました。
最初の1ヶ月目(作業を洗い出した段階)は、まだそこまで大きな変化はありませんでしたが、段階的に減らしていって、3ヶ月目にスケジュール式で業務フローを改善した段階では、1日あたり約2時間/人の残業削減を実現できました。

Twitterでもつぶやいていただきました!

-リソースを変えずにそこまで残業削減できたのはすごいですね!

乙津さん:作業のひとつひとつをマネジメント側でちゃんと把握できるようになったので、それをパズルのように組み立てることで残業せずに終わることができました。
これまでは、不測の事態に備えて前倒しで業務を進めることがあったと思います。それが結果的に残業になる。Bizer teamを導入する前も、なるべく残業をしないようにとは言っていたのですが、メンバーからすると全く納得感がない。
「残っている業務は誰がやるの?結局、明日私がやるんでしょ。であれば無理して今日やります」という心境になっていたと思います。
でも今は、その日にやることが明確なので、それが終わればあとは帰っていいよと言えるようになりました。

正直、私も最初は半信半疑で進めており不安な部分もありましたが、そこはコミットしてやりきりました。
メンバーは「残業しなくても終わるもんだね」と言ってましたよ(笑)

バックオフィスを変えていく、その恐怖に立ち向かってくれたメンバー

-今回、Bizer teamで成果を上げることができたのは何が秘訣だったのでしょうか?

乙津さん:もともと「今まで問題がなかったから今後も変えない」という状態になりがちなことに課題を感じていました。世の中は常に変わっていくし、会社や仕事のやり方も常に変わっていきます。
問題がないのは良いことではありますが、それをもっと良くするためのツールとしてBizer teamは最適だと思います

今回のプロジェクトがある程度成功したのは、確かに私が業務の見える化と効率化にコミットしたこともありますが、1番の要因は、メンバーたちが私の理想に共感してくれたことと変化する恐怖に立ち向かってくれたからです!
弊社もまだまだ課題があり、今後は人事や総務の業務などにもどんどん横展開していこうと考えています。
今回の経験も踏まえて、バックオフィス業務だって変化を恐れずに挑戦しましょう!ということを他の方に伝えたいと思っています!

Bizer team

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忙しいチームのためのわかりやすくかんたんなタスク管理ツール「Bizer team」 https://bizer.jp/team