Bizer team導入事例

「創業66年目の大改革!Bizer team導入で会議とホワイトボードを廃止に」株式会社ウメモトマテリアル

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代表取締役社長/梅本さん

アスファルトやインキ、植物油など、幅広い原料を扱う株式会社ウメモトマテリアル。
2018年3月に大阪営業所を分社化し、東京本社では様々な業務効率化に取り組んでいます。
代表取締役社長の梅本さんにBizer teamを導入した効果をお話いただきました。

創業66年の老舗、壮絶な歴史を経て今の体制へ

-はじめに御社の事業についてかんたんに教えてもらえますか?

梅本さん:当社は2018年現在、創業66年となり私で3代目の会社です。主に原料を扱ってますが、道路舗装業界・建築防水業界・インキ業界の3つの業界にアスファルトや油、カーボンブラックなどの原料を販売しています。

-2018年に大阪営業所を分社化されたとのことですが、梅本さんは東京本社を見られてるんですよね?

梅本さん:はい、東京のメンバーは現在9名で、営業が5名、あとは会長と経理や事務系の社員がいます。昔は社員400名規模まで拡大したことがあって、すごくいい時代でしたね。創業者は原料を探しに海外を飛び回ったり、絵描きでもあったのでそこで絵も描いていたみたいです。

-400名!すごい規模ですね。

梅本さん:ただ、日本にいない間に番頭さんに会社を乗っ取られてしまい、証券やお客さんをごっそり持っていかれてしまったことがあったんです。そのあと、なんとか2代目の社長が会社を立て直したという歴史があって。それ以降は「自分の目の届く範囲だけで運営する」というスタイルになり、もう何十年も20名規模です。仮に業績が増えても社員を大きく増やすことはしなかったですね。

-なるほど…壮絶な過去があって今の体制が出来上がったわけですね。

会議やホワイトボードの弊害、Bizer team導入で一気に解消!

-最初に御社にお伺いしたとき、ホワイトボードを使って各自の業務を把握されてましたが、課題などもあったのでしょうか?

梅本さん:実はホワイトボードを使い始めたのはここ1年くらいなので比較的最近です。
それまでは口頭での確認や会議が主体で、どうしても重要な案件を報告せずに抱えている人がいたり、みんなで共有すれば一瞬で解決できる課題をずっと抱えている人がいました。
それまで、とても長い時間を会議や朝会に費やしていて、私もそのことに課題感を持っていたので、分社化をするという方向性が決まったタイミングで取り組んだ効率化の一環です。
朝礼の後、営業メンバーだけで集まり直し、ホワイトボードに各自の業務を大小関わらず全部書きだすようにしました。
とにかく、抱えこむな!」ってことで、こんなことでもうちの会社にとっては革新的なことだったんですよ。

-なるほど、だいぶ業務をスリム化されたのですね。

梅本さん:ホワイトボードを使うようにしたのは、まずは案件を見える化して、全員で課題に取り組むという意識を持つためです。
ただこの方法は、全員の業務状況がすべて明確化したという意味ではよかったのですが、ホワイトボードに書かれることが増えていくと、重要な案件が埋もれてしまいがちになりました。そこで、営業の朝会でホワイトボード上の案件を確認して不要なものは積極的に消していくという方法をとったのですが、それでも毎朝の貴重な時間を20分ほど使っていましたね。

-効率化のために行った施策が新たな課題を生み出してしまったと。

梅本さん:はい。毎日ホワイトボードでの案件確認を20分行っている中で、「本当にこの作業は必要なのか?」と感じ始めていました。毎日やるわけですから、昨日も確認したなこれ、みたいのが沢山あるんですよ。そんなときに知ったのが、Bizer teamです。

-導入してみて変化はありましたか?

梅本さん:劇的変化でしたね!オンライン上でかんたんにタスクの登録ができ、進捗状況の確認やステータス管理も容易です。
あと、ホワイトボードだと当然ながら外出先では見られませんが、Bizer teamは場所を選びません。以前は確認したいときは会社に戻るか、社内の人に写真を送ってもらう必要がありました。
Bizer teamを導入してからは、ホワイトボードをなくして朝会も最低限の確認で済むようになりました。大きな変化です!

チェックリスト機能の活用で「業務を分解すること」の重要性に気づいた

-社内メンバーの仕事の進め方なども変化はあったのでしょうか?

梅本さん:メンバーの働き方という観点でいうと、Bizer teamのチェックリスト機能によってタスクの中身を作業単位で分解して確認できるようになったのが大きかったです。
今までも問題になっていたことなのですが、私が依頼したタスク内容が正確に社員に伝わっていないことがよくありました。
それはつまり、私がそのタスクを完了させるために必要だと思っている作業内容と、依頼を受けた社員がやるべきだと思った作業内容に齟齬が発生していたせいです。
口頭で依頼するとそういったことが発生していたのですが、Bizer teamでタスクに必要な作業を洗い出した上で依頼することで、そういった認識相違がなくなったのは大きな変化ですね。

-仕事の進め方に対する意識が変わってきそうですね。

梅本さん:誰にどの作業が割り振られているか、それがどこまで進んでいるかが一目瞭然になったので、前のように、私のところでボールが止まっていたり、それに気づかずに双方が放置をしているような状況が防げるようになりました。
これまでは、せっかくの良い案件なのに手付かずで賞味期限切れしてたということもけっこうあったかもしれません。また、作業を洗い出しているので「やり方が分からないから、やってないです」ということもなくなりましたね。
ただ、タスクの内容を作業単位に分解していくという作業は、けっこう向き不向きがあるようで、最初は私が分解してあげたものをタスクとして渡していました。

-梅本さんが分解作業を手伝っていたわけですね。最初のステップとしてはすごくいいと思います。

梅本さん:当初は営業活動における細かいステップをチェックリストに落とし込むという作業を私がやっていたのですが、今はその段階を抜けました。
タスクのコピーができるので、次からはメンバーにタスクをコピーしてもらったり、そのタスクを参考に自分でチェックリストを作ったりと、成長してきているなと思います。
あと、こういった作業によって、私自身がやる必要のないタスクがわかるようになり、仕事を人に渡せるようになったのも良かったですね。

1人前になるのに10年もいらない、最終目標は「1ヶ月」

-今後の働き方に関する展望などがあれば教えてください。

梅本さん:ホワイトボードをなくしてBizer teamだけで確認するようになったので、朝会も今は週に3回まで減らせました。日々の進捗はBizer teamを確認すればわかるので、それで十分というレベルに来たと思います。会議が減るだけでメンバーのモチベーションも全然変わりますね。

-すばらしいですね!梅本さん自身も楽になった部分があるのではないでしょうか。

梅本さん:そうですね。それに例えば今後、朝会が必要なくなれば営業先に直行ということも考えられますし、在宅勤務や時短勤務も導入しやすくなってくると思います。
Bizer teamで各自の業務を共有できる状況を作ることができれば、本来は働く場所にこだわる必要はないです。それが理想だと思います。
社内では最近、Bizer teamを「分解くん」と呼んで、なにか案件が発生したら「分解くんに入れといて」と言っていますよ(笑)

-分解くん!(笑)でも確かに、業務を「分解する」という意識が大事なのかもしれません。

梅本さん:はい、社歴が長い会社ほど分解不足になっていると感じます。弊社も「1人前になるには10年かかる」といった文化がありましたが、それは結局、業務を分解して落とし込むことができていなかったからそれだけの時間がかかっていたということなんだと思います。
今は人の成長にそこまでの時間をかける時代ではないです。最終目標は「1ヶ月」で1人前にすることですね。
あと、ちょっと先の話になるのですが、個人的に2021年に1ヶ月間の休みがほしいなと思っているんですよ。子どもが中学生になる前に家族でアフリカ旅行に行きたくて。
そうなると、私がいなくても会社が回る仕組みを作らなくてはいけない。そして社員にも最低でも2週間以上の休みがとれるような環境を与えられる会社にしていきたいと思っています。
どうやったらそういった状態を実現できるかなと考えていたときに、Bizer teamに出会えたのはよかったです。

 

– 企業情報 –

株式会社ウメモトマテリアル
事業内容:    アスファルト、インキ原料、特殊耐熱潤滑油などの販売
本社所在地:    〒102-0073 東京都千代田区九段北3-2-2 ユニコビル8階

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